Ad hoc planning: spoedklussen direct ingepland

Een klant belt met een spoedklus. Je planning staat al vol. Wie is er in de buurt? Wie heeft nog ruimte? Met de ad hoc planning van Simple-Simon zie je dat in één oogopslag. Je maakt een werkbon aan, koppelt de juiste monteur en die heeft de opdracht direct in zijn app, zonder telefoontjes heen en weer. Of het nu een spoedmelding is, een klus die uitloopt of een collega die uitvalt: als planner pas je de werkplanning direct aan en blijft iedereen up-to-date.

 

Benieuwd hoe dat eruitziet in de praktijk? Probeer Simple-Simon 2 weken gratis of plan een live demo.

Probeer gratis Plan een demo

Moeiteloos schakelen bij elke wijziging

Als planner zie je in één oogopslag wie er beschikbaar is, waar je monteurs zich bevinden en welke klussen al ingepland zijn. Komt er een spoedklus binnen? Via GPS-tracking kies je de dichtstbijzijnde monteur, je maakt de werkbon aan en de monteur is onderweg, zonder dat je de rest van de dag verstoort.

Wijzigt er iets? Sleep de werkbon naar een ander tijdstip of een andere monteur via drag-and-drop. De monteur ontvangt direct een pushmelding en jij hoeft niet te bellen.

Waarom kiezen voor Simple-Simon?

  • Je hoeft niet meer te bellen bij planningswijzigingen, de monteur ontvangt direct een melding in de app
  • Je houdt altijd overzicht, met realtime inzicht in de beschikbaarheid en locatie van je monteurs
  • Je maakt in seconden een ad hoc werkbon aan, direct gekoppeld aan klantgegevens, adres en monteur
  • Je past één klus aan zonder de rest van de planning te verstoren, via drag-and-drop op het planbord
  • Je werkt van spoedklus tot factuur in één platform, zonder losse tools of handmatige overdrach

Ad hoc planning en werkbonnen in één platform

Wat Simple-Simon uniek maakt: een ad hoc klus is niet alleen een wijziging in de planning, het is meteen een volledige digitale werkbon. De klantgegevens, taakomschrijving en benodigde materialen staan direct klaar voor de monteur in de app.

Als planner houd je overzicht over alle werkbonnen, of die nu vooraf ingepland stonden of ad hoc zijn toegevoegd aan het digitale planbord. Je ziet realtime de status van elke klus en zodra de monteur klaar is, staat de werkbon direct klaar voor facturatie via je boekhoudkoppeling.

De app werkt ook zonder internetverbinding. Gegevens worden lokaal opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is, handig voor monteurs op locaties zonder bereik.

Hoe werkt ad hoc planning in Simple-Simon?

  1. Er komt een spoedklus binnen. Je opent het planbord en ziet via GPS-tracking direct wie beschikbaar en het dichtst in de buurt is.
  2. Je maakt een werkbon aan en voegt klantgegevens, adres en taakomschrijving toe.
  3. Via drag-and-drop koppel je de werkbon aan de juiste monteur op het planbord.
  4. De monteur ontvangt direct een pushmelding in de app met alle informatie die hij nodig heeft.
  5. Zodra de klus erop zit, zie je de status realtime op het planbord en staat de werkbon klaar voor facturatie.

 

 

Situatie

Met Simple-Simon

Zonder digitale ad hoc planning
Spoedmelding ontvangen Direct zien wie in de buurt is via GPS, werkbon aanmaken en inplannen in seconden Bellen naar monteurs tot iemand beschikbaar is
Werkbon klaarzetten Werkbon direct aanmaken in het planbord, klantgegevens automatisch ingevuld Handmatig opschrijven en apart doorgeven aan de monteur
Monteur informeren Monteur ontvangt automatisch een pushmelding in de app met alle benodigde informatie Bellen of sms’en met adres en taakinformatie
Planning aanpassen Via drag-and-drop de klus inplannen, overige opdrachten blijven ongewijzigd Hele dagplanning handmatig aanpassen voor één extra opdracht
Klus afronden Monteur rondt de werkbon af in de app, status is direct zichtbaar op kantoor Papieren werkbon meenemen en later handmatig verwerken op kantoor
Facturatie Werkbon direct doorsturen naar boekhoudsoftware, sneller factureren Administratie achteraf, vertraging tussen klus en factuur

 

 Praktijkvoorbeeld: spoedklus bij een installatiebedrijf

Een installatiebedrijf krijgt op dinsdagochtend een melding: er is een storing aan de cv-installatie bij een klant. De planning staat al vol.

De planner opent het planbord en ziet via GPS-tracking dat één monteur zijn ochtendklus eerder heeft afgerond en op 4 kilometer van de klant staat. De planner maakt een werkbon aan met het klantadres en de storingsomschrijving en koppelt die aan de monteur. De monteur ontvangt direct een pushmelding in zijn app en gaat op pad.

De rest van de dagplanning blijft ongewijzigd. De planner heeft de spoedklus opgelost zonder één telefoontje.

Veelgestelde vragen over ad hoc planning

Wat is ad hoc planning?

Ad hoc planning is het inplannen van onverwachte of last-minute klussen buiten de vaste werkplanning om. Denk aan een spoedmelding van een klant, een uitlopende klus of een medewerker die uitvalt. In Simple-Simon verwerk je deze wijzigingen direct in het digitale planbord en maak je tegelijkertijd een werkbon aan.

Wat is het verschil tussen een ad hoc werkbon en een geplande werkbon?

Een geplande werkbon staat vooraf in de planning. Een ad hoc werkbon maak je aan op het moment dat een onverwachte klus binnenkomt. In Simple-Simon werken beide op dezelfde manier: je maakt de werkbon aan, koppelt een monteur en die heeft de opdracht direct in zijn app. Het enige verschil is het moment van aanmaken.

Hoe plan ik een spoedklus in zonder de rest van de planning te verstoren?

Je opent het planbord, ziet via GPS-tracking wie er in de buurt is en beschikbaar, maakt een werkbon aan en koppelt die via drag-and-drop aan de juiste monteur. De overige opdrachten blijven ongewijzigd. De monteur ontvangt direct een pushmelding. Het hele proces duurt minder dan een minuut.

Werkt ad hoc planning ook als de monteur geen internet heeft?

Ja. De Simple-Simon app werkt offline. Gegevens worden lokaal opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra er weer verbinding is, ideaal voor monteurs op locaties zonder mobiel bereik.

Kan ik vanuit een ad hoc werkbon direct factureren?

Ja. Zodra de monteur de werkbon afrondt in de app, is die direct beschikbaar voor facturatie. Via de koppeling met Exact Online, AFAS, Snelstart of een van de andere boekhoudpakketten staat de factuur klaar zonder handmatige overdracht.

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld