Software voor koffiemachines en keukentechniek

Elke machine een eigen dossier. Jouw rapport is het bewijs voor je klant. 

Monteur pakt gereedschapskoffer uit een servicebus.

De informatie zit in je hoofd of in de bus 

Je rijdt op dinsdagochtend naar een restaurant voor het periodieke onderhoud van drie espressomachines en een vrieskist. Welk type filter gebruikt die machine ook alweer, wat is er bij de vorige beurt vervangen, en hoe lang geleden was dat? Dat staat op een papieren bon die ergens in een map ligt, of in het hoofd van je compagnon die er de vorige keer was. 

Storingen komen altijd op het verkeerde moment 

Ondertussen belt een café omdat hun koffiemachine het niet meer doet en ze om tien uur open gaan. Dat is geen storing die tot morgen kan wachten. Je gooit de dag om. 

Jouw rapport is het bewijs voor je klant 

Of je nu koffiemachines onderhoudt, grootkeukenapparatuur repareert of vaatwassers en koelinstallaties in horeca beheert: elke machine is een apart object met zijn eigen onderhoudshistorie, zijn eigen vervangingsintervallen en het rapport dat jouw klant bij een inspectie moet kunnen laten zien.

Twee servicemonteurs bespreken samen een papieren werkbon op kantoor.

Waar het nu misgaat

Wat er bij die machine staat, weet je pas als je er bent

Je weet niet wat er bij elke machine staat zonder ernaar te rijden. Type, bouwjaar, welk filter, welke pomp vorige keer vervangen: dat staat nergens centraal. Je monteur trekt ter plekke uit wat er nodig is, of neemt van alles mee voor de zekerheid.

Je klant vraagt om documentatie die je niet klaar hebt liggen

De NVWA controleert of horecabedrijven hun apparatuur aantoonbaar onderhouden. Jij hebt het onderhoud gedaan, maar het rapport zit in een map op kantoor of bestaat alleen als papieren werkbon.

Storingen gooien je dag om

Een kapotte koffiemachine voor openingstijd is voor je klant een crisis. Je moet direct reageren, en de rest van je geplande beurten schuiven mee.

Servicemonteur voert reparatie en onderhoud uit aan technische apparatuur.

Wat er verandert met Simple-Simon

Elke machine heeft zijn eigen dossier 

Je legt elke machine vast als object bij de juiste klant: merk, type, serienummer, installatiedatum en het gebruikte filter of de gebruikte onderdelen. Je monteur scant de QR-code op de machine en ziet meteen de volledige historie, ook in een kelder of keuken zonder bereik.De volgende keer dat hij er komt, weet hij voor hij aankomt wat hij mee moet nemen.

Je onderhoudsplanning loopt vanzelf 

Je stelt per machine of per contract in hoe vaak het onderhoud terugkomt: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. De opdrachten verschijnen automatisch op je planbord wanneer ze aan de beurt zijn. Je ziet in één overzicht welke machines deze week gepland moeten worden en bij welke klant. Dat is het verschil tussen vijf klanten kunnen bedienen en vijftig.

Een spoedstoring kost je één minuut

Koffiemachine kapot, klant belt in paniek. Op het planbord zie je wie beschikbaar is, je maakt de werkbon aan en hij staat direct in de app van je monteur, inclusief de machinedossier. De onderhoudsbeurten die je verschuift, schuiven zichtbaar mee.

Van werkbon naar factuur op dezelfde dag

Je monteur vult de werkbon in op locatie, registreert de gebruikte onderdelen, voegt foto’s toe en laat de klant tekenen. Zodra de bon binnenkomt staat het factuurvoorstel klaar in je boekhouding, of je nu met e-Boekhouden, Exact Online, SnelStart of WeFact werkt.

Plan je demo

Monteur voert onderhoud uit aan een installatie met gereedschap.

Jouw rapport, het bewijs voor je klant

De NVWA controleert horecabedrijven op voedselveiligheid, en onderdeel daarvan is of apparatuur aantoonbaar wordt onderhouden. Jouw klant heeft die documentatie nodig bij een inspectie. Jij bent degene die ze maakt, en Simple-Simon zorgt dat ze altijd klaarstaan.

Het onderhoudsrapport als bewijs

Elke klus die je monteur afrondt, genereert een ingevuld formulier: wat er is gecontroleerd, wat er is vervangen, wat de meetwaarden waren. Dat rapport blijft gekoppeld aan die specifieke machine en is direct beschikbaar voor de klant, via een gedeeld rapport of via het klantenportaal. Bij een inspectie heeft je klant alles bij de hand, zonder dat hij jou hoeft te bellen.

Je eigen checklists per machinetype

Je maakt je eigen onderhoudsformulieren aan. Denk aan een serviceformulier voor een espressomachine, een reinigingsprotocol voor een professionele vaatwasser, of een inspectiechecklist voor een koelinstallatie. Dit formulier koppelt die als verplichte bijlage aan het werkbontype. Je monteur kan het niet overslaan, en elk punt is aantoonbaar nagelopen.

Onderhoudshistorie per object

Alle keuringen, reparaties en onderhoudsbeurten staan op de objectkaart van die machine, chronologisch. Niet in een map op kantoor, maar op te roepen via de QR-code op de machine zelf, ook als jij er niet bij bent.

 

Probeer 14 dagen gratis

Waarom koffie- en keukentechnici kiezen voor Simple-Simon

  • Je draait binnen een dag, ook als je nu nog met papieren bonnen en een WhatsApp-planning werkt. Geen implementatietraject van maanden.
  • Je monteurs gebruiken het echt. Dat is het verschil tussen software die werkt en software die op kantoor blijft hangen.
  • Elke machine heeft zijn eigen dossier: onderhoudshistorie, vervangen onderdelen en foto’s, op te roepen door de QR-code te scannen.
  • Je eigen checklists per machinetype hangen vast aan het werkbontype en kunnen niet worden overgeslagen.
  • Je onderhoudsplanning loopt vanzelf, of je nu tien klanten hebt of honderd.
Sales Team medewerkers samen op de foto.

Zelf zien hoe het werkt voor jouw bedrijf in de koffiemachines en keukentechniek?

Wil je zien hoe andere koffie- en keukentechniek hun machines bijhouden zonder map of Excel? Binnen een uur lopen we door een klus zoals jij hem plant, van servicerapport tot factuur. En we kijken meteen hoe je bestaande machines erin komen.

plan nu een demo met een consultant die de sector kent.

Plan je demo

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld