Digitale Plantafel: Ihr gesamter Außendienst auf einen Blick

Ihr Disponent hat zwölf Arbeitsaufträge, fünf Monteure und eine Woche zu verplanen. Auf der digitalen Plantafel von Simple-Simon sehen Sie alles auf einem Bildschirm: Wer arbeitet wo, wer hat noch freie Kapazitäten und welche Termine wurden bereits vom Kunden bestätigt?

Sie ziehen einen Arbeitsauftrag per Drag-and-drop zum gewünschten Monteur und in das passende Zeitfenster. Innerhalb weniger Sekunden erscheint der Auftrag auf seinem Smartphone, inklusive Adresse, Beschreibung und Anhängen. Ändert sich etwas? Dann sieht er das sofort in seiner App, ohne dass Sie anrufen müssen.

Kein Whiteboard mehr, keine Excel-Tabelle, die schon kurz nach dem Teilen wieder veraltet ist.

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simple-simon op desktop, tablet en smartphone

Was ist eine digitale Plantafel?

Eine digitale Plantafel ist eine Online-Übersicht, mit der Sie Arbeitsaufträge und Termine für Ihren Außendienst planen. Sie sehen für jeden Mitarbeiter und jeden Tag, welche Aufträge anstehen, wer verfügbar ist und welchen Status die einzelnen Aufträge haben.

Der Unterschied zu einem digitalen Kalender besteht darin, dass ein Kalender nur Termine anzeigt. Eine digitale Plantafel ist direkt mit der Auftragsabwicklung verknüpft: mit dem Arbeitsauftrag, der Zeiterfassung, dem Materialverbrauch und der Rechnungsstellung. Was Sie planen, erscheint direkt in der App Ihres Monteurs. Und was er vor Ort erfasst, ist sofort im Büro verfügbar.

In 45 Sekunden: So funktioniert unsere digitale Plantafel

Monteur bekijkt zijn digitale planning op een tablet met de Simple-Simon planning app.

Planung per Drag-and-drop

Die digitale Plantafel ist der zentrale Ort, an dem Sie die Arbeitswoche Ihres Außendienstes überblicken und steuern.

Sie planen einen Arbeitsauftrag, indem Sie ihn per Drag-and-drop zum richtigen Mitarbeiter und in das passende Zeitfenster ziehen.
Anhand von Farben und Symbolen erkennen Sie sofort, ob ein Termin bestätigt, abgelehnt oder noch offen ist. So gibt es am Einsatztag keine Überraschungen.
Sie planen nach Verfügbarkeit und Qualifikationen, damit der richtige Monteur den richtigen Auftrag übernimmt.
Sie verschieben einen Auftrag in Sekundenschnelle, ohne die gesamte Wochenplanung durcheinanderzubringen.
Dank GPS sehen Sie jederzeit, wo sich Ihre Monteure gerade befinden.

Bezoeker bekijkt een live demo van het digitale planbord van Simple-Simon op een laptop tijdens een vakbeurs.

Ad-hoc-Planung: Eilaufträge und Ausfälle flexibel meistern

Eine Planung, die die ganze Woche über unverändert bleibt, gibt es nicht. Ein dringender Auftrag kommt rein, ein Monteur meldet sich krank oder schlechtes Wetter macht einen Außeneinsatz unmöglich. Ad-hoc-Planung ist keine Ausnahme, sondern gehört zum Arbeitsalltag.

Mit der digitalen Plantafel reagieren Sie flexibel, ohne die gesamte Planung durcheinanderzubringen. Sie sehen sofort, wer noch Kapazitäten hat und welcher Monteur in der Nähe ist. Sie ziehen den Arbeitsauftrag einfach zum passenden Mitarbeiter. Beide Monteure, sowohl der bisherige als auch der neue, sehen ihren aktualisierten Tagesplan sofort in der App.

Dringender Auftrag: Planen Sie ihn in ein freies Zeitfenster ein, ohne den restlichen Tagesplan zu verändern.

Krankmeldung: Verteilen Sie die geplanten Aufträge auf Kollegen mit freien Kapazitäten.

Schlechtes Wetter: Verschieben Sie Außeneinsätze mit wenigen Klicks auf einen anderen Tag in der Woche.

Auftrag dauert länger: Verschieben Sie nachfolgende Termine und informieren Sie den Kunden automatisch.

Situation	Mit Simple-Simon	Ohne digitale Ad-hoc-Planung
Dringende Störungsmeldung erhalten	Per GPS sofort sehen, wer in der Nähe ist, Arbeitsauftrag erstellen und in Sekunden einplanen	Monteure anrufen, bis jemand verfügbar ist
Arbeitsauftrag vorbereiten	Arbeitsauftrag direkt in der Plantafel erstellen, Kundendaten werden automatisch übernommen	Auftrag manuell notieren und separat an den Monteur weitergeben
Monteur informieren	Monteur erhält automatisch eine Push-Benachrichtigung in der App mit allen wichtigen Informationen	Monteur anrufen oder Adresse und Auftragsdetails per SMS senden
Planung anpassen	Auftrag per Drag-and-drop einplanen, andere Aufträge bleiben unverändert	Gesamte Tagesplanung wegen eines zusätzlichen Auftrags manuell anpassen
Auftrag abschließen	Monteur schließt den Arbeitsauftrag in der App ab, der Status ist sofort im Büro sichtbar	Papierarbeitsauftrag mitbringen und später manuell im Büro bearbeiten
Rechnungsstellung	Arbeitsauftrag direkt an die Buchhaltungssoftware übermitteln und schneller abrechnen	Nachträgliche Verwaltung und Verzögerungen zwischen Auftragsabschluss und Rechnungsstellung

Echtzeit-Updates zwischen Büro und Außendienst

Echtzeit bedeutet hier etwas ganz Praktisches: Sie ändern die Planung im Büro und Ihr Monteur weiß bereits Bescheid, bevor Sie überhaupt zum Telefon greifen. Die Synchronisierung funktioniert in beide Richtungen. Was Sie planen, erscheint sofort in seiner App, und was er abschließt, wird direkt auf Ihrem Bildschirm angezeigt.

Das spart den ganzen Tag über zahlreiche Telefonate. Kein Nachfragen, ob eine Änderung angekommen ist, kein Monteur, der zur falschen Adresse fährt, und kein Büro, das rätseln muss, ob ein Auftrag bereits erledigt ist.

Sobald ein Arbeitsauftrag unterschrieben und abgeschlossen ist, sehen Sie das direkt auf der digitalen Plantafel. Inklusive der erfassten Arbeitsstunden und der verwendeten Materialien, bereit für die Rechnungsstellung.

Auch ohne Internetverbindung bleibt alles synchronisiert

Arbeitet Ihr Monteur in einem Keller oder an einem Standort ohne Netzempfang? Die App speichert alle Daten lokal und synchronisiert sie automatisch, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. So gehen keine Informationen verloren, auch nicht nach einem ganzen Tag ohne Internet.

Wiederkehrende Planung für Wartungen und Serviceverträge

Für wiederkehrende Arbeiten richten Sie eine automatische Wiederholungsplanung ein, wöchentlich, monatlich oder entsprechend dem vereinbarten Vertragsintervall. Simple-Simon erstellt die Arbeitsaufträge automatisch zum richtigen Termin und weist sie dem zuständigen Monteur zu.

Sie richten die Planung einmalig ein und die Wartungstermine Ihrer Serviceverträge werden automatisch geplant. Niemand muss mehr in einem Ordner nachsehen, wann der nächste Wartungstermin für einen Kunden ansteht.

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Planner beheert onderhoudsplanning en werkbonnen in de Simple-Simon office-omgeving.

Automatische Terminbestätigung per SMS oder E-Mail

Über die Kundenkommunikation erhält Ihr Kunde automatisch eine Terminbestätigung per SMS oder E-Mail. Mit nur einem Klick kann er den Termin bestätigen oder ablehnen. Den aktuellen Status sehen Sie direkt auf der digitalen Plantafel: bestätigt, abgelehnt oder noch nicht gelesen.

So wissen Sie bereits vor dem Termin, ob der Kunde zu Hause sein wird. Reagiert ein Kunde nicht, können Sie ihn gezielt kontaktieren, anstatt alle Kunden anzurufen. Dadurch steht Ihr Monteur nicht vor verschlossener Tür und vermeidet unnötige Fahrten.

Betriebszeiten, Feiertage und Urlaub

Sie legen Ihren Betriebsplan einmalig fest: Arbeitstage, Feiertage, Schichtdienste und Betriebsschließungen. Simple-Simon berücksichtigt diese automatisch, sodass Sie keine Aufträge mehr an Tagen einplanen, an denen Ihr Betrieb geschlossen ist.

Für jeden Mitarbeiter hinterlegen Sie die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden, Arbeitszeiten und Urlaubstage. Das System berechnet automatisch, wie viele Stunden pro Woche verfügbar sind, und vergleicht diese mit den bereits geplanten Aufträgen. So erkennen Sie Überlastungen sofort.

Planner beheert objecten in de Simple-Simon office-omgeving terwijl een monteur de mobiele app gebruikt.

Die passende Ansicht für Ihr Unternehmen

Sie können die digitale Plantafel in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht nutzen. Filtern Sie nach Mitarbeitern, Kunden oder Auftragsarten. Arbeiten Sie mit festen Teams oder unterschiedlichen Regionen, können Sie die Plantafel entsprechend anpassen.

Der Disponent im Büro arbeitet über den Browser auf einem großen Bildschirm. Der Monteur nutzt die App auf seinem Smartphone und sieht nur seine eigene Planung. So erhält jeder genau die Übersicht, die er für seine Arbeit benötigt.

Vergelijking tussen personeelsplanning in Excel en het digitale planbord van Simple-Simon.

Digitale Plantafel oder Excel: Was ist der Unterschied?

Viele Unternehmen beginnen mit einer Excel-Tabelle oder einem Whiteboard an der Wand. Das funktioniert gut, solange nur wenige Monteure im Einsatz sind.

Das Problem mit Excel ist, dass die Planung immer nur eine Momentaufnahme darstellt. Sobald Sie die Tabelle teilen oder ausdrucken, kann sie bereits veraltet sein. Ihre Monteure arbeiten mit der Version von gestern und jede Änderung erfordert einen Anruf. Außerdem enthält die Tabelle keine Informationen zur eigentlichen Auftragsabwicklung: keine Arbeitsstunden, keine verwendeten Materialien und keine Unterschriften.

Eine digitale Plantafel ist dagegen immer auf dem neuesten Stand, für alle Mitarbeiter gleichzeitig. Sie ist direkt mit den Arbeitsaufträgen verknüpft, sodass alle Informationen aus dem Außendienst automatisch im Büro verfügbar sind.

Simple-Simon werkbon app demonstratie voor servicebedrijven

Für wen ist die digitale Plantafel geeignet?

Die digitale Plantafel wurde für Unternehmen entwickelt, die täglich Mitarbeiter im Außendienst einsetzen. Installationsbetriebe, Kälte- und Klimatechnikbetriebe, Sanitärbetriebe, Garten- und Landschaftsbaubetriebe, Sicherheitsdienste, Reinigungsunternehmen, Maschinenwartungsbetriebe und IT-Dienstleister nutzen sie täglich.

Ob Sie zwei oder dreißig Monteure einplanen: Die digitale Plantafel wächst mit Ihrem Unternehmen. Sie benötigen keine IT-Kenntnisse und können Ihren ersten Arbeitsauftrag innerhalb von fünf Minuten erstellen. Die digitale Plantafel ist Teil der Außendienstplanung von Simple-Simon.

Verbinden Sie Ihre digitale Plantafel mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-System

Simple-Simon lässt sich mit mehr als 80 Buchhaltungs-, CRM- und ERP-Systemen verbinden, darunter Exact, SnelStart, AFAS und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Aus einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag können Sie direkt eine Rechnung erstellen, ohne Daten manuell übertragen zu müssen.

Häufig gestellte Fragen zur digitalen Plantafel

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