Rapportagesoftware: automatisch een professioneel rapport naar je klant na elke klus

Wat is rapportagesoftware?

Rapportagesoftware is een digitaal systeem waarmee je automatisch rapporten genereert op basis van uitgevoerd werk. In de buitendienst betekent dat: je monteur vult zijn werkbon in, en het systeem maakt er direct een overzichtelijk rapport van voor de klant, inclusief foto’s, checklists, gebruikte materialen en gewerkte uren.

Het verschil met een losse Word-sjabloon of een PDF die je handmatig invult: rapportagesoftware haalt de gegevens direct uit de werkbon. Geen overtypen, geen vergeten regels, geen vertraging. De rapportage is klaar op het moment dat je monteur klaar is.

Rapportage over uren en materiaalverbruik per project

Je ziet per project direct hoeveel uren zijn geregistreerd via de urenregistratie en welke artikelen zijn verbruikt via het materiaalverbruik overzicht. Die gegevens staan op dezelfde werkbon en zijn direct beschikbaar als rapportage.

• Je maakt dag- en weekstaten per medewerker: hoeveel uur heeft hij gewerkt en op welke klussen? Handig voor salarisverwerking en voor klanten die urenbewijs verwachten.
• Je ziet per project welke materialen zijn verbruikt en in welke hoeveelheid, zodat je factuur klopt en je geen artikelregel mist. Dit sluit direct aan op het materiaalverbruik
• Je bekijkt de status van alle werkbonnen in één rapportage: gepland, in uitvoering, afgerond of gearchiveerd. Zo zie je direct wat er nog openstaat voor facturatie.

Direct inzicht in uren en materiaalverbruik

Met onze op maat gemaakte rapportages krijg je direct inzicht in de urenregistratie en materiaalverbruik per project. Zo weet je altijd precies hoeveel uren zijn besteed en welke materialen zijn verbruikt. Deze informatie is niet alleen handig voor intern gebruik, maar biedt ook waardevolle inzichten voor je klant.

Enkele highlights van onze rapportages:

• Urenregistratie: maak dag- en weekstaten voor jezelf en je collega’s;
• Materiaaloverzicht per project: zie in één oogopslag welke materialen zijn verbruikt;
• Status van werkbonnen: bekijk eenvoudig geplande, uitgevoerde en gearchiveerde werkbonnen.

Voor wie is rapportagesoftware?

Rapportagesoftware van Simple-Simon is gebouwd voor MKB-bedrijven met een buitendienst die dagelijks klussen uitvoeren bij klanten en na afronding een professioneel rapport moeten aanleveren. Je vindt het bij:

• Installatiebedrijven en klimaattechnici die bij oplevering van warmtepompen, airco’s of cv-ketels een ondertekend inspectierapport moeten aanleveren aan de klant of een woningcorporatie.
• Onderhoudsbedrijven met servicecontracten die per object moeten aantonen dat onderhoud heeft plaatsgevonden, inclusief checklist, foto’s en handtekening.
• Beveiligings- en AV-installateurs die serienummers, foto’s van installaties en keuringsverslagen per locatie moeten vastleggen en archiveren.
• Loodgieters, elektriciens en hoveniers die direct na afronding een professioneel rapport naar de klant willen sturen, inclusief foto’s van het uitgevoerde werk.
• Bedrijven die met ZZP’ers werken en via een app rapportages willen laten invullen zonder dat ZZP’ers toegang krijgen tot de financiële administratie.

Veelgestelde vragen over rapportagesoftware

Wat is rapportagesoftware?

Rapportagesoftware is een digitaal systeem waarmee je automatisch rapporten genereert op basis van uitgevoerd werk. Je monteur vult de werkbon in op zijn telefoon en het systeem maakt er direct een overzichtelijke rapportage van, inclusief foto’s, checklists, materialen en handtekening. De rapportage gaat automatisch naar de klant zodra het werk klaar is.

Wat is een digitale rapportage?

Een digitale rapportage is een online document dat automatisch wordt opgesteld op basis van de informatie die je monteur heeft ingevuld op de werkbon. Het bevat gewerkte uren, gebruikte materialen, foto’s, checklist-resultaten en de handtekening van de klant. Je downloadt het als PDF of stuurt het direct naar de klant.

Kan ik eigen formulieren toevoegen aan de rapportage?

Ja. Je maakt eigen formulieren in Simple-Simon en koppelt ze aan het juiste type werkbon. Een onderhoudsbon heeft een andere checklist dan een storingsbon of een oplevering. Je monteur ziet automatisch het juiste formulier en alles wat hij invult, staat direct op de rapportage.

Kan de klant de rapportage digitaal ondertekenen?

Ja. De klant tekent direct op het scherm van de telefoon of tablet van je monteur. Die handtekening staat automatisch op de rapportage die naar de klant gaat. Zo heb je direct bewijs van akkoord, ook voor meerwerk, abonnementen of opleveringen.

Hoe stuurt Simple-Simon automatisch een rapportage naar de klant?

Zodra je monteur de werkbon archiveert, stuurt Simple-Simon automatisch een e-mail naar de klant met de rapportage als PDF, inclusief foto’s en formulieren. Je stelt eenmalig in welke berichten automatisch worden verzonden en naar welk e-mailadres.

Kan ik rapportages koppelen aan mijn boekhoudpakket?

Ja. Simple-Simon koppelt aan meer dan 80 boekhoud- en ERP-systemen, waaronder Exact, SnelStart en Moneybird. De uren en materialen uit de rapportage stromen automatisch door als conceptfactuur zodra de werkbon is gearchiveerd. Bekijk alle integraties voor jouw pakket.

Begin vandaag nog met gepersonaliseerde rapportages

Optimaliseer jouw workflow en houd grip op je processen met op maat gemaakte rapportages van Simple-Simon. Of je nu intern inzicht nodig hebt of transparantie naar je klant wilt bieden, met onze rapportages ben je verzekerd van een soepele en efficiënte bedrijfsvoering.

Plan een demo