Onderhoudssoftware voor elke machine die jij installeert, onderhoudt en repareert

Monteur voert onderhoud uit aan de binnenkant van een machine.

De historie van een machine zit in de monteur die er de vorige keer was
Een compressor draait al twaalf jaar mee, maar wat er in die jaren aan is vervangen weet alleen de collega die hem toen onder handen had. Kom je twee keer per jaar bij die klant, dan is één zieke monteur genoeg om een beurt blind in te gaan. En als er iemand uit dienst gaat, loopt de kennis het pand uit.

De intervallen lopen nooit gelijk
Twaalf machines op één adres: de één elk kwartaal, de ander één keer per jaar, de derde na een aantal draaiuren. Je wilt dat een monteur die er toch is, meteen meepakt wat bijna aan de beurt is. Maar dat kan alleen als je per machine weet wanneer die aan de beurt is, en niet als je dat met de hand bijhoudt in een Excel-bestand dat één iemand snapt.

Wat je meet, moet je later kunnen laten zien
Of je nu compressoren onderhoudt, hijs- en hefmiddelen keurt of productielijnen draaiende houdt: er komt altijd een moment dat iemand vraagt wat je precies gemeten hebt, wanneer, en wie erbij was. Een keurmeester, een verzekeraar na een storing, of een klant die wil weten waar de kosten van vorig jaar aan op zijn gegaan. Dat antwoord hoort uit het dossier van die machine te komen.

Monteur aan het werk bij een industriële machine terwijl hij telefoneert.

Waar het nu misgaat

Je weet niet precies welke machines je in beheer hebt.
Ze staan verspreid over Excel, een paar mailtjes en het geheugen van je monteurs. Er is geen plek waar alles bij elkaar staat, dus het antwoord hangt af van wie je toevallig belt.

Vervangingstermijnen liggen nergens vast.
Een slang die na zes jaar vervangen moet worden, blijft zitten tot hij klapt. Niemand ziet het aankomen, want nergens staat wanneer hij aan de beurt is.

Je monteur staat bij de klant zonder de geschiedenis van de machine.
Geen vorige werkbon, geen handleiding, geen overzicht van welke onderdelen erin zitten. Dus belt hij naar kantoor, of hij rijdt een tweede keer.

Bij een discussie met je klant kun je niets laten zien.
De bon stond op papier, of is nooit compleet teruggekomen. Dat je er geweest bent en wat je precies hebt gedaan, moet je dan maar zien aan te tonen.

Bezoeker bekijkt een live demo van het digitale planbord van Simple-Simon op een laptop tijdens een vakbeurs.

Wat er verandert met Simple-Simon

Je legt een machine één keer vast, daarna scan je hem.
Je legt een machine eenmalig vast als object met type, merk, serienummer, bouwjaar, locatie en garantiedatum. Je hangt er de handleiding, de schema’s en je eigen foto’s aan. Op de machine plak je een QR-code, of je gebruikt de streepjescode die de fabrikant er al op heeft gezet.

Je monteur scant bij aankomst en ziet het hele dossier.
Vanaf dat moment scant je monteur bij aankomst de code en ziet hij op zijn telefoon het volledige dossier: alle eerdere werkbonnen, de ingevulde formulieren en checklists, de vervangen onderdelen, de gemeten waardes en de foto’s van de vorige keer. Dat geldt voor de geplande servicebeurt net zo goed als voor de storing waar hij om half vijf naartoe wordt gestuurd. Geen telefoontje naar kantoor en geen zoeken in de map in de bus. Wanneer gewenst kan je zelfs jouw eindklant toegang geven tot deze informatie via ons klantportaal.

In de kelder of het buitengebied werkt het net zo goed.
Dat werkt ook in een kelder, een machinekamer of een buitengebied zonder bereik. De app bewaart alles lokaal en synchroniseert zodra er weer verbinding is. Nieuwe machines voegt je monteur zelf toe in het veld, dus je assetdatabase groeit mee zonder dat kantoor er iets voor hoeft te doen.

Twaalf machines op één adres blijven overzichtelijk.
Staan er op één adres twaalf machines, dan groepeer je die per locatie of per ruimte. Je ziet dan in één oogopslag welke onderdelen samen één installatie vormen, wat het oplossen van een storing een stuk sneller maakt.

Monteur voert onderhoud uit aan een installatie met gereedschap.

Aantoonbaar voldoen aan keuringsplicht en wetgeving

Wettelijke keuringsplicht volgens het Arbobesluit

Voor veel van de apparatuur die je onderhoudt is periodieke keuring geen service, maar een wettelijke verplichting. Artikel 7.4a van het Arbobesluit schrijft voor dat arbeidsmiddelen in verschillende situaties moeten worden gekeurd en dat van de keuring een schriftelijk bewijsstuk beschikbaar moet zijn. Zo kun je bij een controle aantonen dat het arbeidsmiddel op het moment van keuring aan de gestelde eisen voldeed.

Keuringsbewijs digitaal vastleggen

Dat bewijsstuk is precies wat een papieren bon of een losse pdf in een mailbox niet betrouwbaar oplevert. Met de digitale formulieren van Simple-Simon koppel je een keuringsformulier aan de werkbon en kun je onderdelen verplicht stellen. Je monteur kan de werkbon dan niet afronden voordat de verplichte gegevens zijn ingevuld. Meetwaarden, geconstateerde gebreken, foto’s en een digitale handtekening kunnen zo direct worden vastgelegd.

Met Asset Management PRO bouw je daarnaast per asset een dossier op met onder andere het serienummer, documentatie en de onderhoudshistorie. Daardoor kun je bij een audit of discussie terugvinden welke werkzaamheden en keuringen aan een specifieke machine zijn uitgevoerd.

NEN 3140 voor elektrische arbeidsmiddelen

Voor inspecties van elektrische installaties en arbeidsmiddelen kun je werken volgens NEN 3140. De norm bevat eisen voor een veilige bedrijfsvoering van laagspanningsinstallaties en elektrische arbeidsmiddelen en heeft onder andere betrekking op inspectie en onderhoud. In Simple-Simon kun je bijvoorbeeld meetwaarden en controlepunten vastleggen in een digitaal formulier.

F-gassenverordening voor koeltechniek

Werk je aan koel- of klimaatsystemen met gefluoreerde broeikasgassen, dan krijg je te maken met de Europese F-gassenverordening (EU) 2024/573. Deze verordening bevat onder andere regels over het gebruik, de controle en registratie van gefluoreerde broeikasgassen. Door werkzaamheden, lekcontroles en relevante gegevens per installatie vast te leggen, bouw je een overzichtelijke historie per asset op.

Machineverordening bij ingrijpende revisie

Bouw je machines om of reviseer je ze ingrijpend, houd dan rekening met de Machineverordening (EU) 2023/1230. Deze verordening vervangt vanaf 20 januari 2027 de huidige Machinerichtlijn. Bij een substantiële wijziging kan de partij die de wijziging uitvoert verantwoordelijkheden krijgen die horen bij een fabrikant. Een compleet en aantoonbaar dossier van wat aan de machine is gewijzigd, wordt daardoor extra belangrijk.

Waarom machine-onderhoudsbedrijven kiezen voor Simple-Simon

  • Je monteur heeft de volledige machinehistorie en werkorderstatus direct op zijn telefoon. Geen bellen naar kantoor voor informatie die er al is.
  • Je ziet per week hoeveel uren er aan werkorders staan versus de beschikbare capaciteit. Geen verrassing halverwege een drukke revisieperiode.
  • Uren en materiaalverbruik gaan automatisch naar Exact Online, AFAS of jouw ERP na afronding. Geen handmatige invoer, geen vergeten factuurregels.
  • Preventief onderhoud plant zichzelf in: je stelt het interval in per machine en de werkorders verschijnen automatisch.
  • Flexibele licenties: activeer alleen accounts voor monteurs die actief aan een project werken. Geen contract, betaal voor wat je gebruikt.

Plan een demo

Sales Team medewerkers samen op de foto.

Zelf zien hoe het werkt voor jouw bedrijf?

Wil je zien hoe andere bedrijven in machineonderhoud en revisie hun machines bijhouden zonder map of Excel? Binnen een uur lopen we door een klus zoals jij hem plant, van servicerapport tot factuur.

Plan nu een demo met een consultant die de sector kent.

Plan een demo

 

Veelgestelde vragen over onderhoudssoftware bedrijven. Simpel antwoord.

Wat is onderhoudssoftware?
Onderhoudssoftware is software waarmee je het werk aan machines en apparatuur plant, uitvoert en vastlegt: installaties, servicebeurten, keuringen en storingen. Je registreert elke machine als object, koppelt daar acties, formulieren, uren en materialen aan, en bouwt zo per serienummer een complete onderhoudshistorie op. Servicesoftware en field service software zijn andere namen voor hetzelfde. Bij Simple-Simon zit de planning, de werkbon en de koppeling met je boekhouding of ERP eraan vast. 
Wat is het verschil tussen onderhoudssoftware en een CMMS of onderhoudsbeheersysteem?
Een CMMS of onderhoudsbeheersysteem is doorgaans gebouwd voor een technische dienst die de eigen machines in de eigen fabriek onderhoudt, met stilstand en productieverlies als uitgangspunt. Simple-Simon is gebouwd voor servicebedrijven die apparatuur onderhouden die bij hun klanten staat, met een monteur onderweg, een app die offline werkt en een dossier per machine dat je ook naar je klant kunt verantwoorden. 
Hoe leg ik een onderhoudsschema per machine vast?
Je definieert per objecttype welke acties er moeten gebeuren en met welke frequentie, bijvoorbeeld een jaarlijkse inspectie of een vervanging na zes jaar, en koppelt daar het bijbehorende formulier aan. Simple-Simon berekent daarna zelf welk onderhoud er in de gekozen periode aankomt en stelt de werkbonnen voor, gegroepeerd per werkadres. Jij bevestigt en verdeelt ze over je monteurs. 
Voldoe ik met Simple-Simon aan de keuringsplicht uit het Arbobesluit?
Simple-Simon helpt je de keuring aantoonbaar te maken. Je koppelt het keuringsformulier als verplicht formulier aan het objecttype, je monteur kan de werkbon niet afsluiten zonder het in te vullen, de klant tekent digitaal en het rapport blijft bewaard bij die machine. Zo heb je per serienummer een schriftelijk bewijsstuk van elke uitgevoerde keuring, met datum, uitkomst en uitvoerder. Of je aan alle eisen voldoet blijft je eigen verantwoordelijkheid, want de inhoud van de keuring bepaal jij.
Kan ik mijn bestaande machines en onderhoudshistorie overzetten?
Ja. Objecten, werkadressen en historische gegevens importeren we via Excel of via de koppeling met je huidige pakket. In de praktijk is dat de belangrijkste stap van de hele implementatie, dus we lopen die samen door voordat je live gaat. Bedrijven met duizenden machines zetten die in één keer over in plaats van ze handmatig opnieuw in te voeren. 
Werkt de app ook zonder internet in een machinekamer of kelder?
Ja. De werkbon app werkt volledig offline. Je monteur ziet het assetdossier, vult formulieren in, registreert uren en materiaal en laat de klant tekenen zonder verbinding. Zodra er weer bereik is synchroniseert alles automatisch naar kantoor.
Hoeveel werk is het om al mijn machines vast te leggen?
Het inrichten van je objecttypes en onderhoudsschema’s kost één tot twee dagen, en dat doen we samen. Daarna voeg je nieuwe machines toe zonder opnieuw iets in te richten, ook vanuit de app in het veld. Veel bedrijven beginnen met de klanten waar de meeste apparatuur staat en laten de rest meegroeien met de eerstvolgende servicebeurt. 

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld