Je plant een onderhoudsbeurt in en je monteur rijdt naar de klant. Maar de klant is niet thuis. Je belt om te vragen wanneer het wel uitkomt. Dan nog een keer. En nog een keer. Dat kost je dagelijks meer tijd dan de klus zelf.
Met de klantcommunicatie software van Simple-Simon verstuur je automatisch afspraakbevestigingen, herinneringen en updates via sms of e-mail. Je klant weet wanneer de monteur komt, kan de afspraak bevestigen of verzetten en ontvangt een melding zodra de monteur onderweg is. Jij ziet in één oogopslag wie heeft gereageerd en wie niet.
Je kiest zelf welke berichten je aanzet en welke niet. Per werkbontype, per klant of per situatie stel je in wat er wordt verstuurd. Dit zijn de vijf berichten die je kunt inzetten:
Afspraakbevestiging via sms of e-mail
Je klant ontvangt een bericht zodra je een afspraak inplant, met een link waarmee hij de afspraak met één klik bevestigt of afwijst. Jij hoeft niet te bellen. Een klant die zelf heeft bevestigd, staat klaar als je monteur aanbelt. Dat scheelt no-shows en vergeefse ritten — en je monteur een halve ochtend rijden voor een deur die niet opengaat.
Je kiest zelf het kanaal. Een sms wordt gemiddeld binnen drie minuten gelezen, een e-mail kan uren of dagen blijven liggen. Voor berichten waarbij timing telt, zoals een aankomsttijdmelding of een herinnering op de dag zelf, is sms de betrouwbaardere keuze. Voor bevestigingen die je klant wil bewaren of doorsturen, is e-mail handiger. In beide gevallen zit de link erin, zodat je klant direct een afspraak kan bevestigen, een tijdstip wijzigen of de werkbon inzien.
Je berichten zien eruit alsof ze van jouw bedrijf komen, niet van je software. Je voegt je eigen logo toe en past de tekst van elk bericht aan naar je eigen tone of voice, zodat je klant direct ziet wie er aanbelt.
Je bepaalt ook waar je klant terechtkomt nadat hij heeft bevestigd. Je stuurt hem door naar een eigen landingspagina, bijvoorbeeld een bedankpagina of je contactpagina. Zo pak je dat moment van aandacht en gebruik je het voor iets nuttigs, in plaats van je klant achter te laten op een leeg bevestigingsscherm.
De inhoud van elk bericht vul je aan met klantgegevens, werkadressen en informatie van de werkbon app. Elke klant ontvangt zo een bericht dat precies aansluit bij zijn situatie.
Je stelt per type werkbon in welke berichten worden verstuurd. Een installatieopdracht vraagt om andere communicatie dan een reparatie of een onderhoudsbeurt. Je configureert de berichtenstromen eenmalig en Simple-Simon doet de rest.
Voor aankomsttijden stel je een instelbare marge in. Geef je een tijdvak van 9:00 tot 11:00 op? Dan ontvangt je klant dat als verwachte aankomsttijd, zonder dat je monteur vastzit aan een exact tijdstip.
Vanuit het digitaal planbord zie je direct de status van alle verstuurde bevestigingen. Je hoeft niet door je e-mails te zoeken of je collega te vragen of de klant al heeft gereageerd. Alles staat zichtbaar op één scherm:
Je filtert op openstaande bevestigingen en pakt alleen de klanten op die echt actie nodig hebben, in plaats van iedereen te bellen. Dat scheelt je dagelijks meerdere telefoontjes.
Wijzigt een klant zijn afspraak of wijst hij die af? Jij ziet dat direct en past de planning aan. Je monteur ontvangt de gewijzigde werkbon direct op zijn telefoon, zonder tussenkomst van een telefoongesprek.
In vier stappen van ingeplande afspraak naar bevestigde klant:
Wil je ervaren hoe je klantcommunicatie naar een hoger niveau kan worden getild? Probeer Simple-Simon 14 dagen gratis met onze free trial! Of ga in gesprek met Simon’s industrie-expert tijdens een live demo. Ontdek alle ins en outs van klantcommunicatie. Samen maken we jouw communicatie met klanten nog beter!
Compleet voor €30 per maand per gebruiker!
“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”
Aktie Totaalinstallateurs B.V.
