Je plant een onderhoudbeurt in en je monteur rijdt naar de klant. Maar de klant is niet thuis. Je belt om te vragen wanneer het wel uitkomt. Dan nog een keer. En nog een keer. Dat kost je dagelijks meer tijd dan de klus zelf.
Met de klantcommunicatie software van Simple-Simon verstuur je automatisch afspraakbevestigingen, herinneringen en updates via sms of e-mail. Je klant weet wanneer de monteur komt, kan de afspraak bevestigen of verzetten en ontvangt een melding zodra de monteur onderweg is.
Zoals je wellicht weet, werkt ons team hard aan het continue verbeteren en optimaliseren van onze software. Hierbij ligt de focus op een verbeterde communicatie met je klanten. Zo is het mogelijk om meer informatie naar je klanten te sturen, wat de interactie vergemakkelijkt en versterkt.
Je kiest zelf welke berichten je aanzet en welke niet. Per werkbontype, per klant of per situatie stel je in wat er wordt verstuurd. Dit zijn de vijf berichten die je kunt inzetten:
Je klant ontvangt een bericht zodra je een afspraak inplant. In dat bericht zit een link waarmee hij de afspraak kan bevestigen of afwijzen, met één klik. Jij hoeft niet te bellen voor een bevestiging.
Je stuurt de bevestiging via sms of e-mail. Sms heeft een significant hoger leespercentage dan e-mail: de meeste mensen lezen een sms binnen enkele minuten, terwijl een e-mail uren of dagen kan blijven liggen. Voor tijdkritische afspraken is sms daarom de sterkere keuze.
Je stelt per type werkbon in welke berichten worden verstuurd. Een installatieopdracht vraagt om andere communicatie dan een reparatie of een onderhoudsbeurt. Je configureert de berichtenstromen eenmalig en Simple-Simon doet de rest.
Je personaliseert de inhoud van elk bericht met klantgegevens, werkadressen en werkbon-informatie. Zo ontvangt elke klant een bericht dat precies aansluit bij zijn situatie, in jouw tone of voice.
Voor aankomsttijden stel je een instelbare marge in. Geef je een tijdvak van 9:00 tot 11:00 op? Dan ontvangt je klant dat als verwachte aankomsttijd, zonder dat je monteur vastzit aan een exact tijdstip.
Een sms wordt gemiddeld binnen drie minuten gelezen. Een e-mail kan uren, soms dagen blijven liggen. Voor berichten waarbij timing belangrijk is, zoals een aankomsttijdmelding of een afspraakherinnering op de dag zelf, is sms de betrouwbaardere keuze.
Toch is e-mail niet overbodig. Voor bevestigingen die je klant wil bewaren of doorsturen, is e-mail handiger. Simple-Simon ondersteunt beide kanalen, zodat je per situatie de juiste keuze maakt.
In sms-berichten voeg je ook een link toe, zodat de klant direct actie kan ondernemen: een afspraak bevestigen, een tijdstip wijzigen of de werkbon inzien. Alles met één klik, zonder dat hij hoeft te bellen.
Vanuit het planbord zie je direct de status van alle verstuurde bevestigingen. Je hoeft niet door je e-mails te zoeken of je collega te vragen of de klant al heeft gereageerd. Alles staat zichtbaar op één scherm.
Je filtert op openstaande bevestigingen: welke klanten hebben nog niet gereageerd? Je pakt die lijst op en belt alleen de klanten die echt actie nodig hebben, in plaats van iedereen. Dat scheelt je dagelijks meerdere telefoontjes.
Wijzigt een klant zijn afspraak of wijst hij die af? Jij ziet dat direct en past de planning aan. Je monteur ontvangt de gewijzigde bon direct op zijn telefoon, zonder tussenkomst van een telefoongesprek.
Simple-Simon’s klantcommunicatie module is gebouwd voor MKB-bedrijven met een buitendienst die dagelijks afspraken inplannen bij klanten. Je vindt de module bij installateurs, airco-monteurs, loodgieters, elektriciens, beveiligingsbedrijven, onderhoudsbedrijven en andere servicebedrijven.
Heb je onderhoudscontracten met terugkerende afspraken? Dan is automatische klantcommunicatie bijzonder waardevol: je stuurt de bevestiging automatisch en volgt openstaande reacties op vanuit het planbord, zonder handmatig bellen.
Werk je met externe monteurs of ZZP’ers? Ook zij ontvangen via de app direct de actuele planningsstatus van de klant, zodat ze niet voor verrassingen staan op locatie.
In vier stappen van ingeplande afspraak naar bevestigde klant:
Wat is klantcommunicatie software?
Klantcommunicatie software is een tool waarmee je automatisch berichten verstuurt naar klanten over hun afspraken: bevestigingen, herinneringen, onderweg-meldingen en updates bij wijzigingen. Je hoeft niet handmatig te bellen of e-mailen. De berichten gaan automatisch op het juiste moment, via sms of e-mail.
Welke berichten kan ik automatisch versturen?
Met Simple-Simon stuur je vijf soorten berichten: een bevestiging bij een nieuwe afspraak, een herinnering vóór de afspraak, een melding bij een wijziging, een melding dat de monteur onderweg is en een startmelding bij het begin van de werkzaamheden. Je kiest zelf welke berichten je aan- of uitzet.
Werkt de afspraakbevestiging via sms of via e-mail?
Beide. Je stelt zelf in welk kanaal je gebruikt per berichttype. Sms heeft een hoger en sneller leespercentage dan e-mail, wat het geschikt maakt voor tijdkritische meldingen zoals aankomsttijden. E-mail is handiger voor bevestigingen die klanten willen bewaren.
Kan ik zien welke klanten de afspraak nog niet hebben bevestigd?
Ja. In het planbord zie je direct de status van elke afspraak: bevestigd (groen), geen reactie (vraagteken) of afgewezen (rood). Je filtert op openstaande reacties en pakt alleen die klanten op die actie nodig hebben.
Kan ik de berichten aanpassen aan mijn eigen stijl?
Ja. Je personaliseert de inhoud van elk bericht met klantgegevens, werkadressen en werkbon-informatie. Per type werkbon stel je andere berichtenstromen in, zodat de communicatie altijd aansluit bij de situatie van de klant.
Wat kost de klantcommunicatie module van Simple-Simon?
De basisklantcommunicatie is onderdeel van het Simple-Simon platform vanaf 30 euro per gebruiker per maand. Geen contract, geen minimale afname. Je probeert het 14 dagen gratis.
Wil je ervaren hoe je klantcommunicatie naar een hoger niveau kan worden getild? Probeer Simple-Simon 14 dagen gratis met onze free trial! Of ga in gesprek met Simon’s industrie-expert tijdens een live demo. Ontdek alle ins en outs van klantcommunicatie. Samen maken we jouw communicatie met klanten nog beter!
Compleet voor €30 per maand per gebruiker!
“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”
Aktie Totaalinstallateurs B.V.
