Monteur en klant bekijken samen informatie op een smartphone bij wasmachines.

Uren registreren als een PRO

Werk voor acht uur ’s ochtends heeft een bijzonder tarief, weekenden ook en reisuren terug worden apart geboekt. Iemand op kantoor zit die uren elke maand met de hand uit te splitsen. Dat kost tijd en gaat fout.

 

Met de urenregistratie PRO van Simple-Simon boekt je monteur zijn uren één keer, op een werkbon of op een taak. De juiste boekingscode en het juiste percentage komen er automatisch bij. Kantoor controleert, muteert waar nodig en accordeert. Geen overtypen, geen rekenwerk.

Monteur registreert gewerkte uren op een smartphone met de Simple-Simon app.

Zo werkt de urenregistratie app voor je monteur

Je monteur opent de app op zijn eigen telefoon of tablet, kiest waar hij aan werkt en boekt zijn uren op het moment dat hij klaar is. Werkuren, reisuren en pauze zijn losse regels, dus hij hoeft niets bij elkaar op te tellen. Staat hij in een kelder of een technische ruimte zonder bereik, dan werkt de app offline en synchoniseert alles zodra je weer online bent.

Op kantoor zie je die uren binnenkomen terwijl de dag loopt, in plaats van pas als de briefjes op vrijdag op je bureau liggen. Dat is het hele punt van digitale urenregistratie: de uren zijn er al voordat iemand ze hoeft op te vragen. De app werkt op IOS en op Android, en je monteur hoeft geen enkele boekingscode te kennen, want die zijn gekoppeld aan de uursoort die hij kiest.

Planner werkt achter meerdere beeldschermen op kantoor voor het plannen van de buitendienst.

Het uitsplitsen van uren kost je nu de meeste tijd

Uren registreren is het probleem niet. Het uitsplitsen is het probleem. Feestdagen, weekenduren, en overwerk, kennen allemaal verschillende tarieven. Zolang dat in een Excel-bestand of op een papieren briefje binnenkomt, zit iemand op kantoor het elke maand met de hand na te rekenen. En dan is het nog de vraag of het klopt.

Met Urenregistratie PRO gebeurt dat uitsplitsen tijdens het boeken. Je monteur kiest in de app wat hij gedaan heeft, en Simple-Simon hangt daar de juiste boekingscode en het juiste percentage aan. Wat op kantoor binnenkomt is dus geen rij uren die nog bewerkt moet worden, maar een dagstaat die al klaar is om te controleren.

Wat je per uursoort vastlegt

Je bepaalt zelf welke uursoorten je bedrijf kent en welke boekingscode en welk percentage eraan hangen. Ze staan op één plek in de kantoormodule, dus iedereen gebruikt dezelfde definities. 

 

Dit is een voorbeeld voor de uursoorten die het vaakst voorkomen:

Uursoort  Boekingscode  Percentage of tarief  Waar wordt het op geboekt 
Regulier werk  WERK-100  100%  Werkbon of taak 
Werk voor 08:00  VROEG-125  125%  Dezelfde werkbon 
Overwerk buiten werktijd  OVW-125  125%  Dezelfde werkbon 
Zaterdag  ZAT-150  150%  Werkbon of taak 
Zondag en feestdag  FEEST-200  200%  Werkbon of taak 
Reisuren binnenland  REIS-100  100%  Los van de werkbon 
Reisuren buitenland  REIS-INT  Eigen tarief  Los van de werkbon 
Werkplaats en intern  INTERN  100%  Losse taak 
Verlof en ziekte  VERLOF  Niet van toepassing  Losse taak 
Digitale urenregistratie van monteurs in Simple-Simon op een laptop.

Uren accorderen: kantoor controleert, muteert en geeft vrij

Wat de monteur invult wordt gecheckt door de administratie. Kantoor ziet de ingediende dagstaat, vergelijkt de uren met de roosteruren, past aan waar het niet klopt en accordeert daarna met een handtekening. Vanaf dat moment staat vast wat er geboekt is en door wie het is goedgekeurd. Alleen die goedgekeurde uren gaan mee in je rapportages. Dat scheelt je de discussie achteraf. Je hoeft niet meer terug te zoeken wie welk briefje wanneer heeft ingeleverd, en een monteur die zijn uren wil corrigeren doet dat voordat er iets is vrijgegeven in plaats van erna.

Twee servicemonteurs lopen naar een klantlocatie voor een onderhouds- of serviceklus.

Uren op een werkbon of op een taak

Niet al het werk zit op een werkbon. Een monteur staat een ochtend in de werkplaats, rijdt een keer naar de leverancier of heeft een dag verlof. In Urenregistratie PRO boekt hij die uren gewoon op een losse taak, zodat je aan het eind van de week een complete dagstaat hebt in plaats van een dagstaat met gaten erin.

Overzicht van digitale urenregistratie en reistijd in Simple-Simon.

Rapportage en export

Filter op datum, op monteur of op project en je hebt je overzicht. Dag-, week- en maandtotalen per monteur en per boekingscode, als PDF-dagstaat of als Excel-bestand. Dat is precies het overzicht dat je bij de maandafsluiting nodig hebt: gewerkte uren, overuren en reisuren naast elkaar, uitgesplitst per code.

Filter je op project, dan zie je hoeveel uur er tot nu toe in is gegaan en of dat past bij wat je had begroot. Zo merk je halverwege dat een klus uit de hand loopt in plaats van bij de eindafrekening.

Vrouw geeft een presentatie tijdens een zakelijke bijeenkomst.

Wat urenverantwoording je concreet oplevert

  • Je typt geen uren meer over, want je monteur vult ze één keer in op zijn telefoon.
  • Je rekent geen toeslagen meer na, omdat overwerk, weekend en feestdagen al op de juiste code staan.
  • Je houdt reisuren en werkuren gescheiden, ook als de rit naar het buitenland gaat.
  • Je geeft alleen uren vrij die je zelf hebt gecontroleerd en geaccordeerd.
  • Je levert je salarisadministratie de totalen per monteur en per boekingscode aan, in Excel of als PDF-dagstaat.

Veelgestelde vragen over urenregistratie PRO

Wat is een urenregistratie app?
Een urenregistratie app is een app waarin je medewerkers hun gewerkte tijd vastleggen op het moment dat ze het werk doen, in plaats van achteraf op een briefje of in een Excel-bestand. In Simple-Simon boekt je monteur zijn werkuren, reisuren en pauze op zijn telefoon, gekoppeld aan de werkbon of de taak waar hij aan werkt. Op kantoor zie je die uren binnenkomen terwijl de dag loopt. Urenregistratie software en een urenregistratie systeem zijn overigens woorden voor hetzelfde: het verschil zit vooral in of je vanuit de app kijkt of vanuit de kantoormodule. 
Is urenregistratie wettelijk verplicht?
Als werkgever moet je een deugdelijke registratie van de arbeids– en rusttijden van je medewerkers bijhouden. Een digitale urenverantwoording maakt dat eenvoudiger dan papieren briefjes, omdat elke boeking een datum, een medewerker en een goedkeuring heeft. Voor de exacte eisen in jouw situatie kun je het beste je boekhouder of je branchevereniging raadplegen. 
Werkt de urenregistratie app ook zonder internet?
Ja. Je monteur kan zijn uren offline invullen, bijvoorbeeld in een kelder, een technische ruimte of een gebied zonder bereik. Zodra hij weer verbinding heeft, gaat alles automatisch door naar de kantoormodule. Hij hoeft er zelf niets voor te doen en er gaat niets verloren.
Kunnen monteurs ook uren boeken die niet op een werkbon staan?
Ja. Naast uren op een werkbon boeken ze uren op een taak of helemaal los daarvan, bijvoorbeeld voor werk in de werkplaats, een rit naar de leverancier, verlof of een extern project dat niet in Simple-Simon staat. Zo heb je een complete dagstaat in plaats van een dagstaat met gaten erin.
Wat is het verschil met de urenregistratie in het basispakket?
In het basispakket registreren je monteurs hun uren in de urenregistratie app. Urenregistratie PRO maakt daar urenregistratie met overuren en toeslagen van: er komen werksoorten en boekingscodes bij, de toeslagpercentages voor overwerk, weekend en feestdagen, reisuren als eigen uursoort, het accorderen met handtekening en de rapportages per boekingscode. Werk je met vaste tarieven en zonder toeslagen, dan is het basispakket vaak genoeg.
Kan ik reisuren apart van werkuren registreren?
Ja. Reistijd is een eigen uursoort met een eigen code en een eigen tarief, los van de werkuren. Dat geldt ook voor lange ritten: rijdt of vliegt een monteur op zaterdag twaalf uur naar een klus in het buitenland, dan boekt hij twaalf reisuren en geen twaalf overuren. Je kunt reisuren los van de werkbon boeken of eraan gekoppeld, afhankelijk van hoe jullie factureren. 
Hoe wordt de overwerktoeslag berekend, en die voor weekend en feestdagen?
De overwerktoeslag leg je per uursoort vast: je bepaalt welke boekingscode en welk percentage erbij horen, bijvoorbeeld 125 procent voor overwerk buiten de reguliere werktijd, 150 procent op zaterdag en 200 procent op een feestdag. Boekt je monteur zijn uren, dan hangt Simple-Simon daar automatisch de juiste code en het juiste percentage aan. Niemand hoeft nog iets na te rekenen en je monteur hoeft de codes niet te kennen.

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld