Digitaal planbord: je hele buitendienst in één overzicht

Je planner heeft twaalf werkbonnen, vijf monteurs en een week om te vullen. Op het digitale planbord van Simple-Simon zie je dat in één scherm: wie werkt waar, wie heeft nog ruimte en welke afspraken zijn al bevestigd door de klant.

 

Je sleept een werkbon naar een monteur en een tijdslot. Hij heeft de klus binnen seconden op zijn telefoon staan, met adres, omschrijving en bijlagen. Verschuift er iets? Dan ziet hij dat ook meteen, zonder dat jij belt.

 

Geen whiteboard meer, geen Excel-bestand dat na het delen alweer verouderd is.

Probeer gratis

simple-simon op desktop, tablet en smartphone
planningsapp

Wat is een digitaal planbord?

Een digitaal planbord is een online overzicht waarop je werkbonnen en afspraken inplant voor je buitendienst. Je ziet per medewerker en per dag wat er staat, wie beschikbaar is en wat de status is van elke klus.

Het verschil met een digitale agenda is dat een agenda alleen afspraken toont. Een planbord is gekoppeld aan de uitvoering: aan de werkbon, de urenregistratie, het materiaalverbruik en de facturatie. Wat jij inplant komt in de app van je monteur terecht, en wat hij invult komt terug op kantoor.

In 45 seconden: zo werkt ons digitale planbord

Monteur bekijkt zijn digitale planning op een tablet met de Simple-Simon planning app.

Plannen door te slepen

Het planbord is de plek waar je de week van je buitendienst overziet en aanstuurt.

  • Je plant een werkbon in door hem naar de juiste medewerker en het juiste tijdslot te slepen.
  • Je ziet aan kleuren en pictogrammen of een afspraak bevestigd is, afgewezen of nog in afwachting. Geen verrassingen op de dag zelf.
  • Je plant op beschikbaarheid en op vaardigheden, zodat de juiste man naar de juiste klus gaat.
  • Je verschuift een klus in seconden, zonder de rest van de week overhoop te halen.
  • Je ziet via GPS waar je monteurs op dit moment zijn.
Bezoeker bekijkt een live demo van het digitale planbord van Simple-Simon op een laptop tijdens een vakbeurs.

Ad hoc plannen: spoed en uitval opvangen

Een planning die de hele week klopt bestaat niet. Er komt een spoedklus binnen, een monteur meldt zich ziek of het weer gooit roet in het eten bij een buitenklus. Ad hoc plannen is niet de uitzondering, het is de normale dinsdag.

Op het planbord vang je dat op zonder de rest om te gooien. Je ziet direct wie er ruimte heeft en wie in de buurt is. Je sleept de werkbon erheen en beide monteurs, degene die hem kwijtraakt en degene die hem krijgt, zien hun bijgewerkte dag meteen in de app.

  • Spoedklus tussendoor: schuif hem in een gat en de rest van de dag blijft staan.
  • Ziekmelding: verdeel de route van die dag over de collega’s die ruimte hebben.
  • Slecht weer: verplaats de buitenklussen naar later in de week in één handeling.
  • Klus loopt uit: schuif de volgende afspraken door en de klant krijgt automatisch bericht.

 

Situatie

Met Simple-Simon

Zonder digitale ad hoc planning
Spoedmelding ontvangen Direct zien wie in de buurt is via GPS, werkbon aanmaken en inplannen in seconden Bellen naar monteurs tot iemand beschikbaar is
Werkbon klaarzetten Werkbon direct aanmaken in het planbord, klantgegevens automatisch ingevuld Handmatig opschrijven en apart doorgeven aan de monteur
Monteur informeren Monteur ontvangt automatisch een pushmelding in de app met alle benodigde informatie Bellen of sms’en met adres en taakinformatie
Planning aanpassen Via drag-and-drop de klus inplannen, overige opdrachten blijven ongewijzigd Hele dagplanning handmatig aanpassen voor één extra opdracht
Klus afronden Monteur rondt de werkbon af in de app, status is direct zichtbaar op kantoor Papieren werkbon meenemen en later handmatig verwerken op kantoor
Facturatie Werkbon direct doorsturen naar boekhoudsoftware, sneller factureren Administratie achteraf, vertraging tussen klus en factuur

 

zonnenpanelen monteur app

Realtime updates tussen kantoor en buitendienst

Realtime betekent hier iets heel praktisch: je past de planning aan op kantoor en je monteur weet het voordat jij de telefoon zou hebben gepakt. De synchronisatie werkt twee kanten op. Wat jij inplant staat direct in zijn app, en wat hij afrondt staat direct terug op je scherm.

Dat scheelt de hele dag door telefoontjes. Geen navragen of de wijziging is aangekomen, geen monteur die naar het oude adres rijdt, geen kantoor dat moet gokken of een klus al klaar is.

Zodra een werkbon getekend en afgerond is, zie je dat op het planbord staan. Inclusief de gewerkte uren en de gebruikte materialen, klaar om te factureren.

Ook zonder bereik blijft alles synchroon

Werkt je monteur in een kelder of op een terrein zonder bereik? De app slaat alles lokaal op en synchroniseert automatisch zodra de verbinding terug is. Er gaat niets verloren, ook niet na een hele dag zonder internet.

bevestiging-planning

Herhaalplanningen voor onderhoud en contracten

Voor terugkerend werk stel je een herhaalplanning in, wekelijks, maandelijks of per contractinterval. Simple-Simon maakt de werkbonnen automatisch aan op de juiste datum en zet ze bij de juiste monteur.

Je stelt het één keer in en het onderhoud van je servicecontracten regelt zichzelf. Niemand hoeft nog in een map te kijken wanneer klant X weer aan de beurt is.

Probeer gratis

Planner beheert onderhoudsplanning en werkbonnen in de Simple-Simon office-omgeving.

Automatische afspraakbevestiging per sms of e-mail

Je klant krijgt via klantcommunicatie automatisch een bevestiging van de afspraak, per sms of e-mail. Met één klik bevestigt of weigert hij. Die status zie jij terug op het planbord: bevestigd, afgewezen of nog niet gelezen.

Daarmee weet je vóór de dag zelf of iemand thuis is. Reageert een klant niet, dan bel je hem gericht in plaats van iedereen na te bellen. Zo staat je monteur niet voor een gesloten deur en verlies je geen halve rit.

Bedrijfsrooster, feestdagen en verlof

Je stelt één keer je bedrijfsrooster in: werkdagen, feestdagen, ploegendiensten en bedrijfssluitingen. Simple-Simon houdt daar automatisch rekening mee, dus je plant nooit meer een klus op een dag dat het bedrijf dicht is.

Per medewerker leg je contracturen, werktijden en verlofdagen vast. Het systeem rekent uit hoeveel uur er per week beschikbaar is en zet dat naast het ingeplande werk, zodat overbezetting meteen zichtbaar is.

Planner beheert objecten in de Simple-Simon office-omgeving terwijl een monteur de mobiele app gebruikt.

De weergave die bij jouw bedrijf past

Je bekijkt het planbord per dag, per week of per maand. Je filtert op medewerker, op klant of op type klus. Werk je met vaste ploegen of met regio’s, dan richt je het bord daarop in.

De planner op kantoor werkt in de browser op een groot scherm. De monteur werkt in de app op zijn telefoon en ziet alleen zijn eigen planning. Ieder krijgt precies het overzicht dat hij nodig heeft.

Vergelijking tussen personeelsplanning in Excel en het digitale planbord van Simple-Simon.

Planbord of Excel: wat is het verschil?

Veel bedrijven beginnen met een Excel-bestand of een whiteboard aan de muur. Dat werkt prima tot je meer dan een paar monteurs hebt.

Het probleem met Excel is dat de planning een momentopname is. Zodra je hem deelt of uitprint, klopt hij niet meer. Je monteurs werken met de versie van gisteren en elke wijziging kost een telefoontje. En het bestand weet niets van de klus zelf: geen uren, geen materialen, geen handtekening.

Een digitaal planbord is altijd de actuele versie, voor iedereen tegelijk. En het is gekoppeld aan de werkbon, dus wat er in het veld gebeurt komt terug op kantoor.

Simple-Simon werkbon app demonstratie voor servicebedrijven

Voor wie is het digitale planbord?

Het planbord is gemaakt voor bedrijven die dagelijks mensen op pad sturen. Installatiebedrijven, koel- en klimaattechniek, loodgieters, hoveniers, beveiligers, schoonmaakbedrijven, machineonderhoud en ICT-servicebedrijven werken er dagelijks mee.

Of je nu twee monteurs plant of dertig: het bord groeit mee. Je hebt geen IT-kennis nodig en je eerste werkbon staat er binnen vijf minuten. Het planbord is onderdeel van de buitendienst planning van Simple-Simon.

verkoop order exact

Koppel je planbord aan je boekhouding of ERP

Simple-Simon koppelt met meer dan 80 boekhoud-, CRM- en ERP-systemen, waaronder Exact, SnelStart, AFAS en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vanuit een afgeronde werkbon maak je direct een factuur, zonder iets over te typen.

Veelgestelde vragen over Digitaal Planbord

Wat is een digitaal planbord?
Een digitaal planbord is een online overzicht waarop je werkbonnen en afspraken inplant voor je buitendienst. Je ziet wie beschikbaar is, welke klussen zijn ingepland en wat de status van elke werkbon is. Je monteurs krijgen hun planning direct op hun telefoon in de werkbon app.
Wat is het verschil tussen een digitaal planbord en een gewone agenda?
Een agenda toont afspraken maar doet niets met de uitvoering. Een planbord is gekoppeld aan de werkbon, de urenregistratie, het materiaalverbruik en de facturatie. Wat je inplant gaat automatisch naar het veld en komt afgerond weer terug op kantoor.
Wat is ad hoc plannen?
Ad hoc plannen is het aanpassen van je planning op het moment zelf: een spoedklus die tussendoor komt, een monteur die uitvalt of werk dat door het weer verschuift. Op het planbord sleep je de werkbon naar iemand anders en beide monteurs zien hun bijgewerkte dag meteen in de app.
Wat zijn realtime updates?
Realtime updates betekent dat een wijziging in de planning of in een werkbon meteen zichtbaar is voor iedereen die hem nodig heeft. De synchronisatie werkt twee kanten op: van kantoor naar de app en van de app terug naar kantoor. Je hoeft niets te verversen en niemand hoeft te bellen.
Werkt het planbord ook offline?
De planner werkt online in de browser. De monteur werkt in de app, en die functioneert ook zonder internetverbinding. Hij ziet zijn planning, vult werkbonnen in en laat de klant tekenen. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles automatisch.
Kan ik herhaalafspraken instellen?
Ja. Je stelt herhaalplanningen in op wekelijkse, maandelijkse of contractbasis. Simple-Simon maakt de werkbonnen automatisch aan op de geplande datum en zet ze bij de juiste monteur. Handig voor onderhoud en servicecontracten.
Krijgt mijn klant ook bericht over de afspraak?
Ja, als je dat instelt. Je klant ontvangt automatisch een bevestiging per sms of e-mail en kan met één klik bevestigen of weigeren. Die status zie jij terug op het planbord, zodat je weet of iemand thuis is voordat de monteur vertrekt.
Werkt het planbord op een smartphone of tablet?
De planner gebruikt het planbord op de computer, in de browser. Monteurs bekijken hun eigen planning en werkbonnen via de Simple-Simon app op hun smartphone of tablet, ook zonder internetverbinding.
Wat kost het digitale planbord?
Simple-Simon kost vanaf 30 euro per gebruiker per maand. Het planbord zit in dat bedrag, samen met de werkbonnen, de urenregistratie en de facturatie. Geen contract en veertien dagen gratis proberen.

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld