Onderhoudshistorie per installatie bijhouden: wat jouw monteur weet, moet in je systeem staan

Je monteur staat bij een klant voor een cv-ketel die hij nog nooit heeft gezien. Wat is hier vorig jaar vervangen? Welk onderdeel was er al twee keer defect? Niemand weet het. De collega die het wist, werkt er niet meer, of heeft vandaag vrij. Dus bel je, zoek je in oude bonnen, of je gokt.

 

Onderhoudshistorie per installatie bijhouden klinkt als administratie. In de praktijk bepaalt het of je de eerste keer goed werkt of een tweede keer terug moet.

Servicemonteur voert reparatie en onderhoud uit aan technische apparatuur.

Waar zit de historie nu?

Bij de meeste installatiebedrijven op vier plekken tegelijk: in het hoofd van de monteur, op een papieren bon in de bus, in een Excel-lijst op kantoor en in een mailbox. Elke plek is een beetje waar en geen enkele plek is compleet.

Een liftenbedrijf dat we spraken, werkt nog grotendeels met papier. Er is geen centrale plek voor de historie van een lift. Gevolg: bij een vervolgbezoek heeft de monteur niet altijd de juiste informatie of onderdelen bij zich. Het papierwerk kost ze dagelijks tijd en geld.

Monteur bekijkt technische documenten en tekeningen op papier.

Waarom dit nu urgenter wordt

Je bedrijf draait niet meer op vaste monteurs die elke installatie kennen. Je werkt met wisselende teams, nieuwe collega’s en zzp’ers die een paar dagen per maand meedraaien. De branche kampt al jaren met kennisschaarste. ABN AMRO schreef in 2021 al over een branche die kennisintensief is en waar het tekort aan vakmensen groot is (ABN AMRO, 2021). Dat artikel is ouder dan een jaar, dus lees het als richting en niet als actueel cijfer. Maar het punt blijft: kennis die alleen in één hoofd zit, loopt de deur uit.

Monteurs bekijken samen een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Wat hoort er in de historie van een installatie?

Hou het klein, anders houdt niemand het bij. Je hebt vijf dingen nodig:

  1. Je ziet per installatie wat er is gedaan, wanneer en door wie.
  2. Je ziet welke onderdelen zijn vervangen, met serienummer waar dat relevant is.
  3. Je ziet de ingevulde checklists van eerdere bezoeken.
  4. Je ziet foto’s van de situatie bij aankomst en vertrek.
  5. Je ziet openstaande aandachtspunten voor het volgende bezoek.

Serienummers verdienen een aparte opmerking. Bij een pomp of slang wil je ze vastleggen, bij een schroefje niet. Een bedrijf dat we sprak liep ertegenaan dat een verplicht serienummer voor alle artikelen werkbonnen blokkeerde. Verplicht ze dus alleen waar ze waarde hebben, anders gaan monteurs de regel omzeilen.

Monteur gebruikt de Simple-Simon werkbon app op een smartphone tijdens het werk.

Zo pak je het aan:

Stap 1: Begin bij je belangrijkste installaties

Je hoeft niet alles in een keer te registreren. Pak de installaties met een onderhoudscontract of de klanten die het vaakst bellen.

Stap 2: Leg bij elk bezoek vast, niet achteraf

Historie die je pas op vrijdag invult, is incompleet. Laat de monteur het op locatie doen, op zijn telefoon, als onderdeel van de werkbon. Dan is de historie een bijproduct van het werk en geen extra klus.

Stap 3: Zorg dat de monteur de historie ziet voor hij begint

Registreren is half werk. De winst zit in het terugzien. Een QR-code op de installatie die direct de juiste historie en checklist opent, bespaart zoeken en bellen. Zo’n code was precies wat dat liftenbedrijf zocht.

Stap 4: Gebruik één plek

Excel naast een app naast papier is geen systeem. Waarom Excel op termijn tegen je werkt, lees je in onze blog over objectbeheer en Excel.

Gebruiker werkt met de Simple-Simon software en bekijkt een digitale planning op een touchscreen.

Wat levert het op?

Je monteur komt voorbereid aan en heeft het juiste onderdeel bij zich. Je hoeft minder te bellen met het kantoor. Een nieuwe collega of zzp’er is sneller op niveau. En als een klant of keuringsinstantie vraagt wat je wanneer hebt gedaan, laat je het zien in plaats van het te zoeken.

Sales Team medewerkers samen op de foto.

Hoe Simple-Simon hierbij helpt

In Simple-Simon koppel je werkbonnen aan de installatie waar je werkt. Alles wat je monteur vastlegt, komt in de historie van dat object. Met asset management zie je per installatie wat er is gedaan, en met digitale formulieren maak je checklists die je monteurs écht invullen. Bovendien draait de app binnen een dag, zonder contract.

Wil je zien hoe dat er voor jouw installaties uitziet?

Plan een demo

Veelgestelde vragen over onderhoudshistorie per installatie bijhouden

Hoe kan ik onderhoudshistorie per installatie bijhouden zonder extra werk?
Laat je monteur het vastleggen op de werkbon, op locatie en op zijn telefoon. Koppel elke werkbon aan de installatie waar hij werkt. Dan komt alles wat hij vastlegt in de historie van dat object: werkzaamheden, vervangen onderdelen, foto’s en checklists. De historie wordt zo een bijproduct van het werk, en niemand hoeft op vrijdag nog bonnen over te typen. In Simple-Simon doe je dat met de werkbon app in combinatie met asset management.
Wat moet er in een onderhoudslogboek van een installatie staan?
Vijf dingen: uitgevoerde werkzaamheden met datum en monteur, vervangen onderdelen met een serienummer waar dat telt, ingevulde checklists van eerdere bezoeken, foto’s bij aankomst en vertrek, en openstaande aandachtspunten voor het volgende bezoek. Hou het bij deze vijf, anders houdt niemand het bij. Checklists maak je het makkelijkst met digitale formulieren. Dan loopt elke monteur dezelfde punten af en staat het resultaat direct bij de installatie.
Is Excel genoeg voor een onderhoudslogboek?
Voor een handvol installaties die één persoon bijhoudt, wel. Je loopt vast zodra meerdere collega’s in hetzelfde bestand werken, monteurs de historie onderweg nodig hebben of je foto’s wilt bewaren. Versies lopen uit elkaar, de lijst is op locatie niet bij de hand en niemand weet welke regel actueel is. Waarom papier en Excel tekortschieten voor registraties, lees je in dit artikel over compliance formulieren.
Moet ik voor elk onderdeel een serienummer vastleggen?
Nee. Leg een serienummer vast waar het telt voor garantie, traceerbaarheid of vervanging, zoals bij een pomp, ketel of slang. Voor kleine artikelen zoals schroeven of bevestigingsmateriaal voegt het niets toe. Maak je serienummers verplicht voor alle artikelen, dan blokkeert dat werkbonnen en gaan monteurs de regel omzeilen. Je data wordt daar juist minder betrouwbaar van. Met asset management zie je bij elk volgend bezoek welk exemplaar er bij de klant staat.