Airco onderhoud en koelinstallaties beheren: planning, F-gassen en objecthistorie in één app

Je monteur voert vandaag het halfjaarlijkse onderhoud uit aan twaalf koelinstallaties. Bij de derde installatie stopt hij: welk koudemiddel zit erin ook alweer? Hoeveel gram is er vorig jaar bijgevuld? En is het F-gassen-logboek al bijgewerkt?

Met Simple-Simon heeft je monteur de volledige installatiehistorie direct op zijn telefoon. Hij registreert het koelvloeistofverbruik in het digitale formulier, vult de F-gassenadministratie in op locatie en sluit de werkbon af met een digitale handtekening. Jij hebt alles direct op kantoor, klaar voor de wettelijke rapportage.

Simple-Simon is speciaal ingericht voor koeltechnische installateurs en klimaatbeheerders: van werkbon app voor de monteur op locatie tot automatische herhaalplanning per koelinstallatie en koppeling met AFAS of Exact.

Neem contact op

Image of two field workers, one holding paper work orders and frowning, the other holding a tablet and smiling.

Wat is software voor koeltechnici?

Software voor koeltechnici is een digitaal platform waarmee koeltechnische installateurs hun planning, werkbonnen, F-gassenregistratie en objecthistorie beheren. Je plant periodiek onderhoud automatisch in per koelinstallatie, legt koudemiddelverbruik vast in de app en archiveert inspectierapporten per object.

Voor HVAC-bedrijven en grootkeukentechnici betekent dat: geen handmatige Excel-bestanden voor F-gassenadministratie, geen papieren werkbonnen die zoekraken en altijd een volledig dossier per installatie beschikbaar voor de monteur op locatie én voor kantoor.

Het verschil met generieke planningssoftware: Simple-Simon is direct verbonden met de werkbon app voor de monteur, inclusief koelvloeistofregistratie, objectbeheer per serienummer en wettelijke F-gassen logboekplicht.

Airco onderhoud plannen per installatie en locatie

Airco-onderhoud is wettelijk verplicht en periodiek. Elke installatie heeft zijn eigen onderhoudsinterval, afhankelijk van het type koudemiddel, de hoeveelheid F-gassen en het type installatie. Met Simple-Simon koppel je een onderhoudsschema aan elke koelinstallatie afzonderlijk.

Via het digitaal planbord zie je welke installaties de komende periode onderhoud nodig hebben. Je plant werkbonnen in per werkadres: één monteur, meerdere airco-units op dezelfde locatie, op dezelfde dag. Zo rijdt hij niet twee keer naar hetzelfde adres.

Één werkbon voor hoofd- en hulpmonteur

Bij grotere onderhoudsopdrachten werk je met een hoofd- en hulpmonteur. In Simple-Simon maak je één werkbon aan voor beide monteurs: elke monteur ziet zijn eigen takenverdeling in de app, en kantoor heeft één overzichtelijk dossier van de uitgevoerde werkzaamheden.

mobiel schermontwerp van de Simple-Simon app met werkbon- en fotofunctie.

F-gassenregistratie en koelvloeistofadministratie digitaal in de app

Elke koelmonteur met een F-gassen certificaat is wettelijk verplicht een logboek bij te houden van alle koudemiddelen die hij toevoegt, afvoert of vervangt. Dat logboek moet per installatie beschikbaar zijn en klaar voor inspectie.

Met Simple-Simon vult je monteur de F-gassenadministratie direct in op zijn telefoon via een eigen koelvloeistofformulier. Het type koudemiddel, de hoeveelheid in gram, de reden (bijvulling of vervanging) en de certnummer van de monteur worden vastgelegd bij de werkbon. Via de eigen formulieren module stel je dit formulier eenmalig in.

Altijd aantoonbaar compliant met de F-gassenverordening

Alle F-gassenadministratie wordt automatisch gearchiveerd per koelinstallatie en per monteur. Bij een inspectie van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) heb je het logboek direct beschikbaar via de rapportages module. Geen zoeken in Excel-bestanden, geen verloren papieren logboeken.

Alles simpel uitgelegd. In minder dan een minuut

Was Simple-Simon maar eerder op je pad gekomen!

Koelinstallaties bijhouden per object en serienummer

Je beheert tientallen koelinstallaties, verdeeld over meerdere klanten en locaties. Elke unit heeft zijn eigen type, koudemiddel, garantiedatum en onderhoudshistorie. Met Simple-Simon leg je elke installatie eenmalig vast als object, gekoppeld aan het juiste werkadres en de juiste klant.

Je monteur scant de QR-code op de unit en ziet direct: fabrikant, serienummer, hoeveelheid F-gassen, datum van laatste onderhoud en alle eerder uitgevoerde werkzaamheden. Via de objectbeheer software koppel je ook handleidingen en technische schema’s aan de installatie.

Op basis van de objecthistorie kan je monteur een proactief vervangingsadvies geven aan de klant: een installatie die al meerdere keren dezelfde storing heeft gehad, is een kandidaat voor vervanging. Dat verhoogt je omzet en verlaagt het aantal servicebezoeken.

Planning, route-optimalisatie en klantcommunicatie voor koeltechnici

Je hebt tien monteurs rijden vandaag. Wie is er het dichtst bij een spoedmelding van een defect koelkastsysteem bij een supermarkt? Je ziet het direct op het planbord en versleept de werkbon naar de juiste monteur. Hij heeft de update direct op zijn telefoon.

Simple-Simon berekent voor je monteurs een optimale route op basis van locatie en reistijd, zodat je geen onrealistische planningen maakt waarbij een monteur van Rotterdam naar Groningen rijdt voor een spoedklus. Via de klantcommunicatie module stuurt Simple-Simon automatisch een bevestiging naar de klant met de verwachte aankomsttijd.

Periodiek onderhoud automatisch inplannen met herhaalplanning

Koelinstallaties en airco-units moeten periodiek worden onderhouden. Afhankelijk van het type installatie en de hoeveelheid F-gassen gelden wettelijke intervallen: jaarlijks, halfjaarlijks of elk kwartaal. Je stelt dit per object eenmalig in en Simple-Simon toont automatisch welke installaties de komende periode onderhoud nodig hebben.

Je planner maakt op basis van dat overzicht werkbonnen aan, gegroepeerd per klantlocatie. Zo rijdt je monteur één keer naar een klant en doet hij alle units in één bezoek. Geen gemiste onderhoudsbeurten, geen boetes van de toezichthouder.

Wil je je klant ook proactief informeren dat het onderhoud binnenkort gepland staat? Via de klantcommunicatie module stuurt Simple-Simon automatisch een herinnering.

Compleet voor €30Â per maand per gebruiker!

Probeer gratis Contact sales

Drie installateurs staan lachend voor zonnepanelen, één houdt een tablet vast.

Voor wie is deze software voor koeltechniek?

Simple-Simon is gebouwd voor koeltechnische installateurs en klimaatbeheerders die dagelijks koelinstallaties installeren, onderhouden en inspecteren bij klanten. Je vindt het bij:

Airco-installateurs die zowel plaatsingen als periodiek onderhoud uitvoeren en per unit een F-gassenlogboek en onderhoudshistorie moeten bijhouden.
Grootkeukentechnici die koelkasten, koelcellen en industriële koelapparatuur onderhouden bij restaurants, hotels en supermarkten, met objectbeheer per serienummer.
Klimaatbeheerders en HVAC-bedrijven die een groot park aan installaties beheren bij zakelijke klanten en behoefte hebben aan automatische onderhoudsplanning per contract.
Warmtepompinstallateurs die bij oplevering een volledig technisch dossier moeten aanleveren en periodiek terugkomen voor onderhoud en F-gasseninspectie.
Koeltechnische servicebedrijven die werken met gecertificeerde monteurs en per klus de F-gassen-certificaatstatus moeten registreren voor compliance.

Lees meer Lees minder

Waarom koeltechnici kiezen voor Simple-Simon

Je monteur heeft de volledige installatiehistorie, F-gassenregistratie en technische documentatie direct op zijn telefoon, ook zonder internet op locatie.
Je F-gassenadministratie is altijd compliant en direct op te vragen via de rapportages Geen handmatige Excel-bestanden, geen verloren logboeken.
Je herhaalplanning werkt automatisch: Simple-Simon toont welke installaties wanneer onderhoud nodig hebben. Je plant werkbonnen in via het digitaal planbord en je monteurs hebben de planning direct op hun telefoon.
Je koppelt Simple-Simon aan AFAS, Exact of je boekhoudpakket. Bekijk alle integraties voor jouw ERP-koppeling.
Je begint voor €30 per gebruiker per maand, zonder contract. Maandelijks licenties activeren voor seizoenswerk is mogelijk.

Lees meer Lees minder

Klantgerichte ondersteuning

Bij Simple-Simon staan we klaar om je te ondersteunen. Ons deskundige supportteam helpt je bij elke stap, van implementatie tot dagelijkse operationele vragen.

Optimaliseer je bedrijf met Simple-Simon en werk efficiënter dan ooit. Ontdek de voordelen van onze alles-in-één oplossing en focus op wat echt belangrijk is: het leveren van hoogwaardige verkoeling,- en klimaatsystemen aan je klanten.

Plan een gesprek met onze industrie-expert

Benieuwd hoe Simple-Simon jouw bedrijf kan helpen? Vraag vandaag nog een demo aan met onze industrie-expert en ontdek hoe Simon de koel- en warmtetechniek naar een hoger niveau tilt.

Neem contact op voor een gesprek en ontdek de voordelen van Simple-Simon!

Start een demo

Veelgestelde vragen over airco onderhoud en koeltechniek software

Hoe plan ik airco onderhoud in per installatie?

Je legt elke koelinstallatie vast in de objectbeheer software van Simple-Simon en stelt een onderhoudsinterval in (jaarlijks, halfjaarlijks). Simple-Simon toont automatisch welke units de komende periode onderhoud nodig hebben. Je plant werkbonnen in via het planbord, de monteur heeft de planning direct in de app.

Hoe registreer ik F-gassen digitaal in de app?

Je maakt een koelvloeistofformulier in de eigen formulieren module van Simple-Simon. De monteur vult het type koudemiddel, de hoeveelheid en zijn certnummer in op locatie. Alle F-gassenadministratie wordt gearchiveerd per installatie en per monteur, klaar voor inspectie van de NVWA.

Wat is een airco installateur?

Een airco installateur is een gecertificeerd koeltechnisch bedrijf dat aircosystemen plaatst, onderhoudt en repareert. De werkbon app van Simple-Simon is specifiek ingericht voor airco-installateurs: onderhoudshistorie per unit, F-gassenregistratie en automatische herhaalplanning.

Kan de app ook offline werken op locaties zonder bereik?

Ja. De werkbon app werkt ook zonder internetverbinding. Je monteur vult F-gassenformulieren in, registreert koudemiddelverbruik en legt foto’s vast zonder bereik. Zodra hij weer verbinding heeft, synchroniseren alle gegevens automatisch naar kantoor.

Hoe koppel ik Simple-Simon aan AFAS of Exact?

Simple-Simon koppelt direct aan AFAS Bouw (Profit) en Exact Online. Orders uit AFAS/Exact worden automatisch werkbonnen in Simple-Simon. Na afronding stromen uren en materialen terug als conceptfactuur. Bekijk alle integraties voor jouw ERP-pakket.

Wat kost de koeltechniek app van Simple-Simon?

Simple-Simon is beschikbaar vanaf €30 per gebruiker per maand. Geen contract, geen minimale afname. Maandelijks licenties activeren is mogelijk voor seizoensgebonden werk. Bekijk de prijzen voor een volledig overzicht.

Lees meer Lees minder

Zie direct jouw besparing met Simple-Simon

3 Werkbonnen per dag per persoon

6 Personen in buitendienst

Kostprijs van 35 per uur

Simple-Simon bespaart jou:

€9.072,00

Hoe berekenen we dit?

We gaan er van uit dat het maken van een werkorder op papier 10 minuten kost, waarbij een papierloze variant 4 minuten tijd kost. Een papieren variant kost daarnaast +- €0,20.

Kosten werkorder papier

(Aantal medewerkers * werkdagen per maand(20) * order per dag * 0.167 (10 minuten) * uurtarief) + (Aantal medewerkers * werkdagen per maand(20) * order per dag * €0,20)

Kosten papierloos

(Aantal medewerkers * licentiekosten Simple-Simon) + (aantal medewerkers * werkdagen per maand(20) * order per dag * 0.067 (4 minuten) * uurtarief)

Bespaar met Simple-Simons Slimme Werkbon app direct:

Geen lege tijdblokken, geen heen en weer gebel
Minder fouten, geen verlies van werkbonnen
Geen werkbonnen ophalen, inleveren, ontcijferen
Je factureert sneller

Start een demo

Simple-Simon bespaart jou:

€9.072,00

Hoe berekenen we dit?

We gaan er van uit dat het maken van een werkorder op papier 10 minuten kost, waarbij een papierloze variant 4 minuten tijd kost. Een papieren variant kost daarnaast +- €0,20.

Kosten werkorder papier

(Aantal medewerkers * werkdagen per maand(20) * order per dag * 0.167 (10 minuten) * uurtarief) + (Aantal medewerkers * werkdagen per maand(20) * order per dag * €0,20)

Kosten papierloos

(Aantal medewerkers * licentiekosten Simple-Simon) + (aantal medewerkers * werkdagen per maand(20) * order per dag * 0.067 (4 minuten) * uurtarief)