Meerwerk vastleggen: waarom je het extra werk wél doet, maar niet factureert

Je monteur staat bij een klant voor een storing. Terwijl hij bezig is, ziet hij een afsluiter die op klappen staat. Hij vervangt hem, want dat is vakmanschap en het scheelt de klant een tweede bezoek. Twintig minuten en een onderdeel uit de bus. Op kantoor weet niemand ervan. Aan het eind van de maand gaat de factuur eruit met precies het werk dat vooraf was afgesproken, en dat extra werk is stilletjes een cadeautje geworden.

Eén keer is dat goodwill. Elke week is dat je marge.

Monteur krijgt uitleg over de Simple-Simon werkbon app tijdens een praktijktraining in de werkplaats.

Meerwerk verdwijnt niet op kantoor, het verdwijnt op de klus

De meeste ondernemers zoeken de oorzaak in de administratie. Er wordt gezocht naar een beter facturatieproces, een strengere controle op de bonnen, een extra check voordat de factuur eruit gaat. Maar op kantoor kun je alleen factureren wat er is vastgelegd. Als het extra werk nooit op de werkbon app is beland, valt er niets te controleren. Je kunt een bon niet corrigeren op iets wat er niet in staat.

Meerwerk vastleggen is daarom geen boekhoudprobleem. Het is een kwestie van het juiste moment, en dat moment is de vijftien seconden nadat het extra werk gedaan is en de monteur nog bij de klant staat. Daarna wordt het onvermijdelijk een reconstructie uit het hoofd, en reconstructies worden altijd voorzichtiger dan de werkelijkheid.

Monteur en klant bekijken samen informatie op een smartphone bij wasmachines.

Waarom de wet je hierin niet komt helpen

Er zit ook een juridische kant aan, en die valt vaak verkeerd uit voor het bedrijf dat het werk heeft gedaan. Bij aanneming van werk bepaalt artikel 7:755 van het Burgerlijk Wetboek dat je een prijsverhoging voor meerwerk alleen kunt vorderen als je de opdrachtgever er tijdig op hebt gewezen dat het extra werk een hogere prijs betekent. Doe je dat niet, dan sta je met lege handen, tenzij de klant die noodzaak uit zichzelf had moeten begrijpen.

De Hoge Raad heeft daarbij verduidelijkt dat je niet vooraf hoeft te vertellen hoe hoog die prijsverhoging precies wordt. Je moet wél duidelijk hebben gemaakt dat er een prijsverhoging aankomt. Dat is een lage lat, maar je moet er wel over kunnen aantonen dat je hem gehaald hebt.

En daar wordt het praktisch. Een ondertekende bon waarop het extra werk als aparte regel staat, getekend op de klus, is precies dat bewijs. Een mondelinge “ja, doe maar” bij de deur is het niet. Meer over de registratie die je nodig hebt om te voldoen aan wet- en regelgeving lees je op onze pagina daarover. Bij grote projecten is het verstandig je eigen voorwaarden juridisch te laten nakijken, want daar lopen de bedragen ook hard op.

Simple-Simon medewerker geeft een live demo van de werkbon app aan bezoekers op een vakbeurs.

De vijf momenten waarop meerwerk verdampt

Als je uitzoekt waar het misgaat, kom je elke keer bij dezelfde vijf situaties uit. Geen ervan gaat over onwil.

  1. Het is te klein om op te schrijven. Tien minuten, één koppeling, “dat doe ik er even bij”. Los is het niets. Drie keer per week per monteur is bijna een hele dag per maand die je weggeeft. Je ziet het pas als je je urenregistratie naast je facturatie legt.
  2. De monteur weet niet of het meerwerk is. Op de bon staat “storing verhelpen”. Hij vervangt ook een onderdeel. Hoort dat erbij of is dat extra? Als hij die grens niet kent, kiest hij de veilige optie en schrijft hij niets op.
  3. Er is geen artikel voor. Hij pakt iets uit de bus dat niet in de artikellijst staat. Zonder afspraak hierover blijft het veld leeg, en dan blijft het onderdeel ook uit de factuur.
  4. De klant zegt mondeling ja. Op de klus is iedereen het eens. Drie weken later, als de factuur op de mat ligt, herinnert de klant zich dat gesprek anders. Zonder handtekening win je die discussie niet, en meestal begin je hem niet eens.
  5. Het staat in het opmerkingenveld. De monteur schrijft netjes op wat hij extra deed, maar als vrije tekst. Wie de factuur maakt, ziet regels en bedragen, geen verhalen. De tekst wordt gelezen als toelichting en niet als iets wat gefactureerd moet worden.
Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Vijf afspraken die meerwerk wél op de bon krijgen

De techniek is hier het makkelijke deel. Wat het verschil maakt zijn de afspraken die je eromheen zet, en die kun je in een halfuur met je ploeg maken.

  1. Trek de grens in één zin per soort klus. Bijvoorbeeld: alles wat niet in de opdrachtomschrijving staat is meerwerk, ook als het klein is. Zolang je monteur die zin kan opdreunen, hoeft hij niet meer te twijfelen.
  2. Laat hem het als aparte regel vastleggen, niet als opmerking. Uren op de urenregel, materiaal op de materiaalregel. Dan komt het automatisch mee in de factuur in plaats van dat iemand het eruit moet vissen. Bekijk het voorbeeld werkbon om te zien hoe zo’n bon eruitziet.
  3. Laat de klant ter plekke tekenen met het meerwerk zichtbaar op de bon. Dit is je hele bewijslast in één handeling. Voeg er een foto aan toe van wat er stuk was, dan is de discussie achteraf meestal binnen één mail voorbij.
  4. Regel één divers-artikel met een verplichte opmerking. Voor alles wat niet in de artikellijst staat. Zonder die afspraak verzint iedere monteur iets anders en is je verbruiksdata na een maand waardeloos.
  5. Geef bonnen met meerwerk een eigen status. Dan zie je op je digitaal planbord in één oogopslag welke bonnen nog langs kantoor moeten voordat ze de deur uit gaan. Zonder die status zweven ze tussen “klaar” en “gefactureerd” in.
Planner werkt achter meerdere beeldschermen op kantoor voor het plannen van de buitendienst.

Wat je juist niet moet doen

  • Je moet meerwerk niet op vrijdagmiddag reconstrueren. Wat er dan op de lijst komt is een schatting, en schattingen vallen altijd in het voordeel van de klant uit.
  • Je moet je monteur niet laten beslissen of iets te klein is om te factureren. Dat is een beslissing voor kantoor. Hij legt vast dát het er is, jij bepaalt wat je ermee doet.
  • Je moet geen tweede lijstje bijhouden. Een meerwerkoverzicht in Excel of een appje naast de bon betekent dat je alles twee keer intypen gaat, en dat het tweede lijstje binnen een maand niet meer klopt.
  • Je moet het meerwerk niet pas bij de factuur melden. Dan ben je commercieel te laat, en volgens de wet meestal ook.
  • Je moet de bon niet handmatig gaan overtypen in je boekhouding. Met een koppeling met je boekhoudpakket gaan de uren, materialen en het meerwerk in één keer door, en kun je sneller factureren zonder dat er onderweg iets sneuvelt.

De weerstand die je serieus moet nemen

Er is één bezwaar dat je van je monteurs gaat horen en dat je niet moet wegwuiven: “ik ben geen verkoper.” Die weerstand is echt, en hij is terecht als je het verkeerd brengt.

Leg daarom uit dat hij niets hoeft te verkopen. Hij hoeft niet over prijs te praten en niet te onderhandelen. Hij legt vast wat hij gedaan heeft en meldt bij de klant dat er kosten aan verbonden zijn. Wat het kost, bepaalt kantoor. Dat onderscheid haalt de spanning eruit, want de meeste monteurs vinden vastleggen geen probleem en over geld praten wel.

Het tweede wat helpt is terugkoppelen. Laat na een maand zien wat er extra is gefactureerd doordat het wél op de bon stond. Als niemand het resultaat hoort, blijft het voor de monteur alleen maar een extra handeling. Dat geldt breder bij het invoeren van digitale bonnen. We schreven eerder op welke punten het in de praktijk stokt in wat er in week 1 echt gebeurt.

Bezoeker spreekt met een Simple-Simon medewerker op een vakbeurs over digitale werkbonnen en buitendienstsoftware.

Veelgestelde vragen over meerwerk vastleggen

Wat valt er precies onder meerwerk?

Alles wat je uitvoert buiten de opdracht die vooraf is afgesproken. Bij aanneming van werk gaat het om toevoegingen of veranderingen die de klant wil. In de praktijk is de bruikbaarste definitie: staat het niet in de opdrachtomschrijving, dan is het meerwerk, ook als het maar tien minuten kost.

Moet de klant meerwerk schriftelijk goedkeuren?

De wet eist geen schriftelijke goedkeuring, maar wel dat je tijdig hebt gewezen op de noodzaak van een prijsverhoging. Dat moet je kunnen aantonen, en dat is precies waarom een digitale handtekening op de bon zoveel waard is. Mondeling akkoord is geldig, maar bewijst zichzelf niet.

Hoe registreer je meerwerk waarvoor geen artikel bestaat?

Werk met één vast divers-artikel waarbij een opmerking verplicht is. De monteur kiest dat artikel en beschrijft in de opmerking wat hij gebruikt heeft. Kantoor zet het daarna om naar het juiste artikel of tarief. Zo verlies je niets en houd je je artikellijst schoon.

Kan een monteur zelf een bon voor meerwerk aanmaken?

Ja, en dat is verstandig om toe te staan. Als de klant hem rechtstreeks om extra werk vraagt, moet hij het direct kunnen vastleggen zonder eerst kantoor te bellen. Geef zulke bonnen wel een eigen status, zodat de planner ziet dat er nog een actie op zit.

Werkt dat ook zonder internet?

Ja. In een kelder of meterkast is er vaak geen bereik, en dat is precies het moment waarop het meerwerk ontstaat. De bon en de handtekening worden lokaal opgeslagen en verstuurd zodra er weer verbinding is.

Hoeveel loopt een bedrijf hier normaal op mis?

Dat verschilt sterk per bedrijf, dus houd je bij je eigen cijfers. Leg één maand je gefactureerde uren naast je geregistreerde uren en kijk waar het gat zit. Dat gat is concreter dan elk branchegemiddelde en het is meteen het beste argument richting je ploeg.

 

Support team simple simon

Begin bij één ploeg en één week

Je hoeft hier geen project van te maken. Kies één ploeg, spreek de grens af, laat ze een week lang elk extra kwartier en elk los onderdeel op de bon zetten. Dat verschil is je hele businesscase, en die hoef je niet van een leverancier aan te nemen.

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo