Digitale werkbon invoeren: wat er in week één echt gebeurt

“Mijn monteurs gebruiken geen apps.” Van alle bezwaren die we horen is dit de meest voorkomende, en ook de meest terechte. Want de vraag is niet of de software werkt. De vraag is of de man die twintig jaar met een blocnote heeft gewerkt hem volgende week maandag nog steeds openmaakt. Een digitale werkbon invoeren is daarom geen softwareproject. Het is een gewoonteproject.

 

De goede nieuws: het gaat zelden mis op de plek waar je het verwacht.

Monteur registreert gewerkte uren en werkzaamheden in de Simple-Simon werkbon app op een smartphone.

Waarom dit nu anders ligt dan vijf jaar geleden

Je hebt niet meer de luxe om te wachten tot iedereen er klaar voor is. Volgens de arbeidsmarktprognose van Wij Techniek heeft de installatiebranche tussen 2025 en 2029 ruim 121.000 nieuwe mensen nodig, grotendeels om uitstroom op te vangen. Het overgrote deel daarvan moet uit zij-instroom komen.

Dat verandert de rekensom. Een nieuwe collega die niet uit de techniekopleiding komt, kent jouw werkwijze niet, jouw klanten niet en jouw afspraken niet. Als die kennis in de hoofden van je vaste monteurs zit en op papieren bonnen in de bus, duurt inwerken maanden. Als het in het systeem zit, draait iemand binnen een dag mee.

De app is dus niet alleen een middel om je administratie te versnellen. Het is de manier waarop je nieuwe mensen aan boord krijgt.

Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Wat er in week 1 echt misgaat

Wij zaten eind juli een dag bij een technisch bedrijf tijdens de opstart. Tablets uitgedeeld, iedereen aan tafel, de app erop. Dit zijn de dingen waar het die dag op stokte, en geen ervan gaat over de software zelf.

  • Het inloggen kost tijd in de eerste ochtend. Wachtwoorden instellen, e-mailadressen die niet kloppen, mensen die hun inloggegevens thuis hebben laten liggen. Reken hier een uur voor en plan het niet in tussen twee klussen door.
  • Niemand weet wat het synchronisatie-icoon betekent. Er draait een bolletje in beeld en dat betekent dat de app data ophaalt of verstuurt. Als je dat niet uitlegt, denkt de monteur dat de app vastloopt en drukt hij hem weg.
  • De app blijft dagenlang open staan. Netjes afsluiten aan het eind van de dag scheelt problemen, en het stopt ook het versturen van de locatie. Dat laatste is voor monteurs vaak belangrijker dan je denkt.
  • De notificaties staan uit. Een nieuwe bon komt binnen en niemand ziet hem, omdat de meldingen op het toestel zelf nooit zijn aangezet. Loop dit per apparaat langs op dag één.
  • De letters zijn te klein. Simpel, en het kost je een halve dag goodwill als je er niet op voorbereid bent. Regel grotere tablets of laat mensen hun leesbril meenemen.

Herken je hier niets van in het verkooppraatje dat je hebt gehoord? Dat klopt. Dit is het deel dat leveranciers overslaan.

Simple-Simon werkbon app demonstratie voor servicebedrijven

De vijf afspraken die het verschil maken

Techniek is het makkelijke deel. De afspraken eromheen bepalen of het blijft hangen.

  1. Spreek af wie een werkbon mag aanmaken. In principe komt de bon van kantoor. Maar als een klant een monteur rechtstreeks belt, moet hij zelf een bon kunnen maken. Regel dat expliciet, anders gaat het via de app van de planner of via WhatsApp en ben je terug bij af.
  2. Maak zelf aangemaakte bonnen herkenbaar. Geef ze een eigen status met een icoon, zodat de planner in één oogopslag ziet dat er nog een planningsactie op zit. Dat kleine ding voorkomt dat bonnen blijven zweven.
  3. Wijs één iemand aan die de bonnen verdeelt. Bij het bedrijf waar we waren was dat Kees. Eén persoon die de binnenkomende bonnen naar de juiste monteur sleept. Zonder die rol wordt het planbord een prikbord.
  4. Regel een parkeerplek voor bonnen die nog niet gepland zijn. Zij zetten alles wat nog niet ingepland kon worden tijdelijk op zaterdag, puur als visuele buffer. Niet elegant, maar het werkt en niemand vergeet iets.
  5. Spreek af wat je doet met een artikel dat er niet in staat. Laat de monteur een divers-artikel kiezen met de details in de opmerking. Zonder die afspraak verzint iedereen iets anders en is je verbruiksdata na een maand waardeloos.

Wat je juist niet moet doen

  • Je moet niet alles tegelijk aanzetten. Formulieren, objecten, urenregistratie, materialen en foto’s op dag één is te veel. Begin met de bon en de uren, en zet de rest er in maand twee bij.
  • Je moet niet dubbel gaan draaien. Papier en app naast elkaar voelt veilig, maar het geeft je monteurs een uitweg. Kies een datum en stop dan met papier.
  • Je moet je monteurs niet met een handleiding afschepen. Ga een dag naast ze zitten. De vragen die op zo’n dag boven komen staan in geen enkele handleiding.
  • Je moet niet beginnen bij de moeilijkste klus. Test met een klus die je kent, niet met de locatie waar altijd iets fout gaat.
  • Je moet niet vergeten om terug te koppelen. Laat na twee weken zien wat het heeft opgeleverd. Als niemand hoort dat de facturatie sneller loopt, blijft het voor de monteur alleen maar extra werk.

Bij Contimeta lees je hoe zo’n opstart er in de praktijk uitziet bij een bedrijf met een grote buitendienst.

Bezoekers krijgen een live demonstratie van de Simple-Simon buitendienstsoftware op een vakbeurs.

Rekening houden met de weerstand die er wél toe doet

Niet alle weerstand is hetzelfde. Er is verschil tussen “ik heb hier geen zin in” en “ik snap niet hoe dit ding werkt”. De eerste los je op met uitleg over het waarom. De tweede los je op door naast iemand te gaan zitten.

En er is een derde soort die je serieus moet nemen: de monteur die zegt dat hij er langer over doet. Vaak heeft hij gelijk, de eerste twee weken. Een bon invullen op een tablet gaat in het begin langzamer dan een krabbel op papier. Zeg dat gewoon eerlijk, in plaats van te beweren dat het meteen sneller is. Dan geloven ze je ook als het na drie weken wel klopt.

Ga je over van een ander pakket of van papier, dan helpt het om de overstap zelf niet ook nog een project te maken. Wij hebben daar een overstapservice voor, zodat je bestaande klanten en gegevens meegaan zonder overtypwerk.

Veelgestelde vragen over het invoeren van digitale werkbonnen

Hoe lang duurt het voordat monteurs eraan gewend zijn?

Reken op twee tot drie weken voor het routine wordt. De eerste week gaat over de knoppen, de tweede over de afspraken, en pas in week drie merk je snelheidswinst.

Wat als een monteur echt niet mee wil?

Zoek uit of het onwil is of onzekerheid. In de praktijk is het meestal het tweede. Laat iemand die het wel snel oppikt naast hem meelopen, dat werkt beter dan een training.

Moeten we tablets kopen of kan het op een telefoon?

Beide werken. Een tablet leest prettiger, zeker voor formulieren en foto’s, en dat scheelt gedoe met leesbaarheid. Een telefoon is handiger in krappe ruimtes.

Werkt de app zonder internet?

Ja, de app werkt ook offline. De gegevens worden verstuurd zodra er weer verbinding is, en dat is precies waarom je monteurs moet uitleggen wat het synchronisatie-icoon betekent.

Kunnen monteurs zelf een werkbon aanmaken?

Ja, en dat is verstandig om toe te staan voor situaties waarin een klant rechtstreeks belt. Geef zulke bonnen wel een eigen status, zodat kantoor ziet dat er nog ingepland moet worden.

Hoeveel begeleiding hebben we nodig bij de start?

Voor een klein bedrijf is één dag samen inrichten meestal genoeg. Bij meerdere disciplines of een complexe planning loont het om er twee dagdelen voor te nemen.

 

Support team Simple-Simon werkbon app — altijd bereikbaar voor servicebedrijven

Begin met één dag, één ploeg

Je hoeft niet je hele bedrijf op één maandag om te zetten. Pak één ploeg, geef ze een dag, en laat ze een week draaien. Wat je in die week hoort is precies de lijst die je nodig hebt voordat de rest overgaat.

Wil je zien hoe de app eruitziet voordat je je monteurs erop zet? Maak een gratis proefaccount en vul zelf één bon in. Dan weet je binnen tien minuten of je mensen ermee overweg kunnen. Meer over hoe kantoor en buitendienst daarna samen gaan werken lees je op de pagina over efficiënt werken.

Probeer 14 dagen gratis