VCA-checklist 2026: auditproof zonder gedoe

Je kent het gevoel: de auditor zit aan tafel, vraagt naar het bewijs van een instructie die drie maanden geleden is gegeven, en jij weet dat het is gebeurd — maar je kunt het niet even opzoeken. Sinds 1 juli 2026 is dat risico groter geworden. De VCA-checklist is vernieuwd naar versie 2026/6.1, en de kern van die update is simpel te vatten: minder “we doen het altijd zo”, meer “laat maar zien”. Voor installatie- en servicebedrijven die met VCA werken, of ernaartoe groeien, is dit het moment om na te gaan of je administratie dat kan waarmaken.

 

 

VCA

Wat verandert er in versie 6.1?

De nieuwe checklist is geen volledige herziening, maar wel een aanscherping op een aantal punten die direct raken aan hoe je als installatiebedrijf je papierwerk — digitaal of niet — inricht. Volgens de analyse van Ivarbo gaat het onder meer om:

  • Een nieuwe verplichte vraag over het herkennen van en voldoen aan relevante wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu.
  • Strengere eisen aan de onafhankelijkheid en structuur van interne audits.
  • Doelstellingen in de directiebeoordeling die SMART geformuleerd moeten zijn.
  • Functieomschrijvingen die competentie-eisen moeten bevatten, niet alleen taken.
  • Verplichte instructieprogramma’s bij indiensttreding en functiewijziging.
  • Zichtbare keuringsdata op materieel op de werkplek.
  • Actuele projectplannen die op locatie inzichtelijk moeten zijn.

De volledige, officiële checklist is in te zien in het SSVV-document VCA-checklist 2026/6.1. Vanaf 1 juli 2026 wordt elke audit initieel, hercertificering of tussentijds — tegen deze versie getoetst.

De rode draad is duidelijk: de norm vraagt niet om andere dingen te dóén, maar om beter te kunnen bewijzen dat je ze al doet. En dat is precies waar veel installatiebedrijven op vastlopen.

Planner werkt achter meerdere beeldschermen op kantoor voor het plannen van de buitendienst.

Waarom “we doen het toch al goed” niet meer volstaat

De meeste eigenaren en QHSE-verantwoordelijken die we spreken, zijn het er wel over eens: hun mensen werken zorgvuldig. Het probleem zit zelden in de uitvoering, maar in de bewijsvoering. Zoals een van onze klanten het verwoordde: “We kunnen niet aantonen dat we alles correct hebben uitgevoerd voor de certificering.” Dat is precies de zin die met VCA 6.1 duurder kan worden — een gemiste registratie is straks niet meer “jammer”, maar een auditbevinding.

We zien dit ook terug bij een klant die technisch onderhoud aan batterijsystemen uitvoert. Na een kostbaar incident besloot het bedrijf zijn assemblage- en inspectieformulieren grondig aan te scherpen: namen van monteur én eindcontroleur verplicht bovenaan, meetwaarden die niet meer leeg verzonden kunnen worden, een vaste notatie voor kritieke metingen, en een eindcontrole die hetzelfde formulier gebruikt als de oorspronkelijke keuring — zodat er niets tussen wal en schip valt. Geen van die maatregelen was ingewikkeld. Het punt is dat ze vóór het incident niet waren afgedwongen, en daarna wel.

Dat is exact de denkwijze die VCA 6.1 van je vraagt: niet vertrouwen dat het goed gaat, maar het systeem zo inrichten dat het niet fout kán gaan zonder dat je het ziet.

VCA

Van papieren intentie naar digitaal bewijs

Op papier — letterlijk — is dit soort aantoonbaarheid lastig te organiseren. Een checklist die in een map op kantoor ligt, bewijst niets over wát er op de werkvloer is gecontroleerd, door wíe, en wannéér. Digitale werkbonnen met verplichte velden lossen dat structureel op:

  • Een formulier kan pas worden afgerond als alle verplichte velden zijn ingevuld — geen lege metingen meer die per ongeluk worden verzonden.
  • Handtekening, naam en tijdstip staan automatisch vast, zonder dat iemand dat apart hoeft te noteren.
  • Keuringsdata en instructiemomenten zijn terug te vinden per medewerker of per object, in plaats van verspreid over Excel-bestanden en WhatsApp-appjes.
  • Bij een audit trek je binnen een paar klikken de historie van een specifieke klus of een specifiek stuk materieel op, in plaats van dossiers te doorzoeken.

Simple-Simon ondersteunt dit via digitale VCA-checks en veiligheidsformulieren: verplichte checklists en LMRA’s die je monteur op locatie invult, met foto’s en handtekening, direct gekoppeld aan de werkbon. Zodra de bon is afgerond, staat de complete documentatie vast — niet als los formulier, maar als onderdeel van het dossier van die klus.

Servicemonteur voert onderhoud uit aan een koffiemachine.

Rapportage als bewijslast, niet als bijzaak

Een auditor vraagt zelden om één formulier. Meestal wil hij een patroon zien: hoe vaak is dit gecontroleerd, bij wie, en is dat consistent over tijd. Dat is precies waar losse checklists — digitaal of op papier — tekortschieten als ze niet gekoppeld zijn aan de rest van je administratie.

Met rapportages die automatisch worden opgebouwd uit je werkbonnen hoef je niet apart bij te houden wélke controles wanneer zijn uitgevoerd. Je haalt het gewoon op: per klant, per object, per periode. Dat scheelt niet alleen tijd vóór de audit, het scheelt vooral stress tíjdens de audit — je hoeft niet te zoeken naar bewijs, je laat het zien.

Voor installatiebedrijven die met wisselende teams, onderaannemers of ZZP’ers werken, is dit extra relevant: iedereen werkt met dezelfde verplichte formulieren, ongeacht wie de klus uitvoert. Geen losse werkwijzen per monteur, geen “ik dacht dat jij het had genoteerd.”

Planner gebruikt een digitaal planbord om werkzaamheden en monteurs te plannen.

Wat je deze maand al kunt doen

Je hoeft niet te wachten op je volgende auditdatum om hiermee te beginnen. Een paar concrete stappen:

  1. Loop je huidige checklists en formulieren langs de nieuwe vraag over wet- en regelgeving (1.7) en kijk of je wettenregister actueel is.
  2. Controleer of je functieomschrijvingen competentie-eisen bevatten, niet alleen taakomschrijvingen.
  3. Zet verplichte velden aan in je digitale formulieren zodat een controle niet halfleeg kan worden ingediend.
  4. Zorg dat instructiemomenten voor nieuwe medewerkers of bij functiewijziging worden vastgelegd, niet alleen gegeven.

Geen van deze stappen vraagt om een systeemwissel. Het vraagt om een administratie die meewerkt in plaats van tegenwerkt — en dat is precies waar digitale werkbonnen hun waarde bewijzen.

Simple-Simon medewerker geeft een live demo van de werkbon app aan bezoekers op een vakbeurs.

Veelgestelde vragen

Wat is er precies veranderd in de VCA-checklist 2026/6.1?

De belangrijkste wijzigingen zitten in een nieuwe vraag over wet- en regelgeving, strengere eisen aan interne audits, SMART-doelstellingen in de directiebeoordeling, competentie-eisen in functieomschrijvingen, verplichte instructieprogramma’s en zichtbare keuringsdata op materieel. Zie het volledige overzicht bij Ivarbo of de officiële checklist van SSVV.

Vanaf wanneer geldt VCA 6.1?

Vanaf 1 juli 2026 wordt elke VCA-audit — initieel, hercertificering of tussentijds — tegen versie 6.1 getoetst.

Hoe bereid ik mijn bedrijf voor op een VCA-audit onder de nieuwe checklist?

Begin met het aantoonbaar maken van wat je al doet: verplichte velden in je formulieren, vastgelegde instructiemomenten en een actueel wettenregister. Digitale werkbonnen met verplichte checklists maken dit een automatisch bijproduct van je dagelijkse werk, in plaats van een aparte administratieve klus vóór de audit.

Kan ik VCA-checklists digitaal invullen in plaats van op papier?

Ja. Met digitale veiligheidsformulieren vult je monteur de checklist in op locatie, inclusief foto’s en handtekening, direct gekoppeld aan de werkbon van die klus.

Wil je zien hoe digitale VCA-checks binnen jouw bedrijf werken? Ontdek de mogelijkheden of start direct een gratis proefperiode.

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo