Meerwerk vastleggen bij onderaannemers: waarom de bewijslast bij jou ligt

Je werkt op aanneemsom met een onderaannemer, de klus loopt, en dan blijkt er toch extra werk nodig. Een kapotte leiding die niemand had gezien, een extra dag omdat het object groter bleek dan getekend. Iedereen op de vloer weet dat het meerwerk is. Het probleem begint pas als de factuur de deur uitgaat en de opdrachtgever zegt: “daar heb ik nooit voor getekend.” Dan sta jij, niet je onderaannemer en niet je opdrachtgever, met de bewijslast.

Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Waarom de bewijslast van meerwerk bij jou ligt

Dat is geen aanname, het is vaste rechtspraak. In een uitspraak van De Geschillencommissie (oorspronkelijk 21 mei 2019, dus geen nieuws van dit jaar, maar het principe staat nog altijd overeind) ging een installateur onderuit omdat hij alleen kon aantonen dat er mondeling iets was afgesproken. De rechter oordeelde dat meerwerk boven de 300 euro schriftelijk moet zijn vastgelegd. Zonder dat document ligt de bewijsplicht volledig bij de aannemer, niet bij de klant (De Geschillencommissie, 2019).

Vakblad Aannemer vat het praktisch samen: leg afspraken schriftelijk vast, waarschuw tijdig en zwart op wit, en spreek vooraf een prijs of richtprijs af. Voor hoofdaannemers die met onderaannemers werken komt daar een extra laag bij: zorg dat de afspraken met je onderaannemer aansluiten op de afspraken die je zelf met je opdrachtgever hebt gemaakt, “back-to-back” (Aannemer, oktober 2025). Mooi advies, maar wie regelt dat op de vloer, tussen twee klussen door, zonder dat het een dag administratie kost?

Twee monteurs voeren samen onderhoud uit aan een technische installatie in een werkplaats.

Wat er misgaat als je met onderaannemers werkt op aanneemsom

We zien dit probleem terug in gesprekken met bedrijven die op aanneemsom of in termijnen werken met onderaannemers. Een prospect in de asbest- en sloopbranche vertelde ons onlangs hoe dat er in de praktijk uitziet: de afspraken met onderaannemers en de termijnbetalingen worden nu in Excel bijgehouden, er is geen centraal systeem voor uren of planning, en meer- en minderwerk dat op de werkvloer ontstaat is lastig gestructureerd vast te leggen. De communicatie tussen buitendienst en kantoor schiet tekort, met als gevolg wat hij zelf omschreef als “losse eilanden” aan systemen en processen.

Herkenbaar? De onderaannemer ziet het meerwerk, meldt het misschien mondeling of via een appje, en tegen de tijd dat het bij de administratie belandt is er geen foto, geen tijdstip en geen handtekening meer bij. Op dat moment is de discussie met de opdrachtgever al verloren, wat de rechtspraak ook zegt.

Monteur maakt met een smartphone een foto van een technische installatie voor digitale werkbonnen.

Zo leg je meerwerk waterdicht vast, zonder extra administratie

De oplossing is niet: meer formulieren. De oplossing is: vastleggen op het moment dat het ontstaat, door wie het ziet. Als een onderaannemer of monteur meerwerk direct op locatie meldt, met een foto en een korte omschrijving, staat het bewijs er voordat er discussie over kan ontstaan. Met rapportages die automatisch worden opgebouwd uit elke melding en elke werkbon heb je per klus een tijdlijn die precies laat zien wanneer wat is gemeld, zonder dat iemand daar apart tijd in hoeft te steken.

Datzelfde geldt voor het materiaal dat meerwerk vaak met zich meebrengt. Extra onderdelen, een ander type leiding, een langere kabel. Als materiaalverbruik direct op locatie wordt geregistreerd, inclusief foto’s, hoef je achteraf niet te reconstrueren wat er precies is gebruikt en waarom. Dat is precies het verschil tussen “ik weet zeker dat het zo was” en een dossier dat je opdrachtgever niet kan weerleggen.

Klant van Simple-Simon die de kantoormodule gebruikt

Grip op mandagen en termijnen van je onderaannemers

Bij werken op aanneemsom komt daar nog een laag bovenop: de termijnbetalingen aan je onderaannemer zelf moeten kloppen met de mandagen die daadwerkelijk zijn gemaakt. Zonder centrale registratie moet je op je onderaannemer vertrouwen, of alles achteraf handmatig narekenen. Met uren die per dag en per project worden geregistreerd, zie je op elk moment waar je staat ten opzichte van de afgesproken termijn, in plaats van dat pas te ontdekken bij de eindafrekening.

Monteur maakt kennis met software systeem Simple-Simon

Veelgestelde vragen over meerwerk vastleggen bij onderaannemers

Wie moet bewijzen dat meerwerk is afgesproken, de aannemer of de opdrachtgever?

De aannemer. Zonder schriftelijke vastlegging van meerwerk boven de 300 euro ligt de bewijslast volgens vaste rechtspraak bij de ondernemer die het meerwerk in rekening brengt, niet bij de klant.

Is een mondelinge afspraak over meerwerk voldoende?

Juridisch niet. Een mondeling akkoord is voor de rechter lastig te bewijzen; schriftelijke vastlegging, ook via foto’s en een korte omschrijving op het moment zelf, weegt aanzienlijk zwaarder.

Hoe leg ik meerwerk vast als ik met onderaannemers werk, zonder dat het extra administratie oplevert?Door de onderaannemer of monteur het meerwerk direct op locatie te laten melden, met foto en omschrijving, op het moment dat het ontstaat. Dan is vastleggen onderdeel van het werk zelf, geen aparte stap achteraf.

Wat is het verschil tussen aanneemsom en regie bij onderaannemers?

Bij een aanneemsom is vooraf een vast bedrag afgesproken voor het hele werk; bij regie wordt op basis van werkelijk gemaakte uren en materiaal gefactureerd. Bij beide vormen is nauwkeurige registratie van mandagen en meerwerk essentieel om de eindafrekening te onderbouwen.

Sales Team medewerkers samen op de foto.

Meerwerk aantoonbaar vastleggen

Foto’s, uren, materiaal en afspraken direct op locatie vastleggen? Met Simple-Simon bouw je tijdens het werk automatisch een duidelijk dossier op, zonder achteraf alles bij elkaar te hoeven zoeken.

Benieuwd hoe je meerwerk en mandagen van onderaannemers overzichtelijk vastlegt?

Plan een demo