Materiaalregistratie: waarom je marge niet weglekt in je uurtarief, maar in je bus

De klus is klaar. De klant heeft getekend. Twee weken later gaat de factuur eruit en klopt het bedrag niet.

Er zijn drie koppelingen gebruikt, een halve rol leiding en een thermostaatknop uit de bus. Op de bon staat: materiaal volgens opgave. Niemand weet meer welke opgave. Dit is een probleem van materiaalregistratie.

Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Materiaal is duurder geworden dan je uurtarief bijhoudt

Volgens de inputprijsindex bouwkosten van het CBS stond de materiaalcomponent in juni 2026 op 129,9 punten, met 2021 als basisjaar. Dat is 4,6 procent hoger dan een jaar eerder. Over de hele periode vanaf 2020 gerekend steeg materiaal harder dan arbeid: ongeveer 38 procent tegenover 29 procent. Materiaal is dus geen bijzaak op je bon, het is de post die het snelst is opgelopen.

Scherper inkopen is de structurele oplossing. Maar je inkoopcondities veranderen niet in deze maand, en je indexatieafspraken gaan pas volgend contractjaar in. Wat je wel deze maand kunt doen: zorgen dat alles wat je inkoopt ook op een werkbon terechtkomt. Want een prijsstijging van 4,6 procent doet niets als je 8 procent van je materiaal helemaal niet doorbelast.

Monteur voert onderhoud uit aan de afvoer onder een gootsteen tijdens een serviceklus.

Reken het lek eens uit

Neem één monteur. Vier werkbonnen per dag, twintig per week. Bij de bedrijven waarmee we in gesprek zijn ligt het gemiddelde materiaalbedrag per servicebon ergens tussen 30 en 60 euro. Neem het midden: 45 euro. Dat is 900 euro materiaal per monteur per week.

Vijf monteurs, 46 werkweken. Dan gaat er ruim 200.000 euro aan materiaal per jaar door je bussen. Lek je daarvan 5 procent, dan is dat 10.000 euro. Lek je 10 procent, dan is dat 20.000 euro. Niet in omzet, maar in marge. Want dat materiaal heb je al betaald.

Zet het om naar iets tastbaars: 20.000 euro is bij de meeste installatiebedrijven de winst op een maand facturatie. Of het loon van een monteur voor een kwartaal. Het punt is niet dat je monteurs materiaal achteroverdrukken. Het punt is dat je niet ziet waar het materiaal blijft.

Monteur voert onderhoud uit op hoogte met een hoogwerker volgens een digitale werkbon in Simple-Simon.

Vijf plekken waar materiaal weglekt

Je monteur schrijft “materiaal volgens opgave” op de bon. Dat veld is een vrij tekstveld, en een vrij tekstveld is een uitnodiging om het later uit te zoeken. Later is op kantoor, twee weken na de klus, zonder de bus erbij. Wat er dan op de factuur komt is een schatting, en een schatting valt bijna altijd naar beneden uit.

Wat uit de bus komt, boek je nergens af. De bus is je tweede magazijn, maar hij staat in geen enkel systeem. Je monteur vult hem bij op de groothandel, dat bonnetje gaat naar de boekhouding als algemene inkoop, en daarmee is de link met de klus definitief weg. Je ziet de kosten wel, je ziet nooit bij wie ze horen.

Kleingoed reken je niet door omdat het te klein voelt. Drie koppelingen van 4 euro, een tube kit, een setje schroeven. Per bon is dat 15 euro en dat voelt als gezeur. Twintig bonnen per week per monteur maakt het 300 euro. Bij vijf monteurs is dat 69.000 euro per jaar aan kleingoed dat je koopt en niet factureert.

Materiaal voor meerwerk gaat mee in de oorspronkelijke prijsafspraak. Het extra werk registreer je vaak nog wel als uren. Het extra materiaal verdwijnt in de post van de hoofdopdracht, omdat er geen aparte regel voor is aangemaakt. Zo betaal je zelf voor de uitbreiding die de klant heeft gevraagd.

Je verkoopprijs staat nog op de inkoopprijs van vorig jaar. Bij een artikelbestand dat je één keer hebt ingericht en nooit meer hebt aangeraakt, verkoop je met een marge van twee jaar terug tegen inkoopprijzen van vandaag. Bij 38 procent materiaalstijging sinds 2020 is dat geen marge meer, dat is bijleggen.

Geen van deze vijf gaat over strenger controleren. Ze gaan allemaal over zichtbaarheid.

monteur die de simple-simon app gebruikt op tablet

Begin bij één week, niet bij een heel systeem

De valkuil is dat dit als project gaat voelen. Eerst het volledige artikelbestand importeren, dan prijzen valideren, dan uitrollen. Vierduizend artikelregels later is het najaar en registreert nog niemand iets.

  1. Meet één week: hoeveel van je werkbonnen hebben een materiaalregel met een echt artikel erop?
  2. Kijk waar het grootste gat zit: is het kleingoed, is het busvoorraad, of zijn het je verkoopprijzen?
  3. Los alleen dat op. Zet bijvoorbeeld je 25 meest gebruikte artikelen klaar met actuele prijzen en niets anders.
  4. Meet vier weken later opnieuw dezelfde week.

Zo weet je binnen een maand of je iets hebt opgelost, en heb je een cijfer waarmee je de volgende stap onderbouwt.

Werkbon uitleg via de telefoon

Veelgestelde vragen over materiaalregistratie

Wat is materiaalregistratie in een installatiebedrijf?

Materiaalregistratie is het vastleggen welk materiaal op welke klus is verbruikt, met aantal en prijs, op de werkbon zelf. Niet achteraf op kantoor, maar op het moment dat de monteur het materiaal uit zijn bus haalt. Dat is het verschil tussen een factuur die klopt en een factuur die een schatting is.

Hoe haal ik meer marge zonder mijn tarief te verhogen?

Door te factureren wat je al hebt ingekocht. Bij vijf monteurs en 200.000 euro materiaal per jaar is 5 procent beter registreren ongeveer 10.000 euro extra marge, zonder één euro tariefsverhoging en zonder één extra klus. Je vraagt de klant niets nieuws, je brengt alleen in rekening wat je hebt geleverd.

Wat is het verschil tussen materiaalregistratie en voorraadbeheer?

Materiaalregistratie kijkt naar de klus: wat is hier verbruikt en wat mag daarvoor op de factuur. Voorraadbeheer kijkt naar het magazijn: wat ligt er nog en wanneer moet ik bijbestellen. Begin bij het eerste, want dat levert direct geld op. Voorraad volgt daarna, en voor terugkerende apparatuur en objecten gebruik je asset management.

Werkt dit ook bij een klein bedrijf met een paar monteurs?

Ja, en vaak sterker. Bij drie monteurs is 20.000 euro niet-gefactureerd materiaal een veel groter deel van je resultaat dan bij dertig monteurs. Je hebt ook minder artikelen en minder uitzonderingen, dus je bent sneller ingericht.

Moet ik mijn ERP of boekhoudpakket vervangen?

Nee. Je boekhoudpakket blijft leidend voor je artikelen en je facturatie. De werkbon zorgt alleen dat de juiste artikelregels erin komen, in plaats van dat iemand ze overtypt of verzint.

Sales Team medewerkers samen op de foto.

Tot slot

Je uurtarief bereken je een keer per jaar tot achter de komma. Je materiaal loopt elke dag ongezien je bus uit. Dat is een vreemde verdeling van aandacht voor een post die harder is gestegen dan je loonkosten.

Weet jij van de klussen van vorige week welk materiaal erop zat? Test het eens met tien willekeurige bonnen.

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo