Buitendienst planning software: personeel en werk plannen in één overzicht

werkbon app op tablet en telefoon

Buitendienst planning software: plan slimmer en bespaar tijd

Maandagochtend, kwart voor zeven. Een monteur meldt zich ziek. Er staan vijf stops op zijn route en de eerste klant verwacht hem over een uur. Wie neemt het over? Wie heeft de juiste papieren? Wie zit in de buurt? Die informatie staat op drie plekken en de telefoon gaat al.

Met de buitendienst planning software van Simple-Simon zie je in één scherm wie beschikbaar is, welke vaardigheden hij heeft en hoe vol zijn dag zit. Je sleept de werkbon naar een andere monteur en hij heeft de wijziging binnen seconden op zijn telefoon. Zonder dat jij hoeft te bellen.

En als eigenaar zie je waar het uiteindelijk om draait: hoeveel uur er verkocht wordt, hoeveel uur er stilstaat, en of je volgende week nog ruimte hebt om die ene klus aan te nemen.

Plan een demo Start je gratis proefperiode!

Monteur gebruikt de Simple-Simon werkbon app op een smartphone tijdens het werk.

Wat is buitendienst planning software?

Buitendienst planning software is een digitaal systeem waarmee je werkbonnen, monteurs en afspraken plant, aanpast en volgt. Je plant op beschikbaarheid, vaardigheden en locatie. De planning staat op één centrale plek en je monteurs zien hem live in de app op hun telefoon.

In Simple-Simon zit het verschil met een agenda of een Excel-bestand in de koppeling met de uitvoering. Een agenda toont een afspraak en verder niets. Wat jij op het digitale planbord inplant wordt een werkbon, inclusief klantgegevens, checklists, materialen en handtekening. Wat je monteur in de werkbon app invult, staat binnen seconden terug op kantoor. Zo zijn plannen, uitvoeren en factureren één keten in plaats van drie losse systemen.

De meeste bedrijven die overstappen komen van een whiteboard aan de muur, een Excel-bestand dat na het delen alweer verouderd is en een WhatsApp-groep waarin de wijzigingen ergens tussen de foto’s staan. Simple-Simon vervangt die drie door één scherm, en je eerste werkbon staat er binnen vijf minuten in.

Monteur krijgt uitleg over de Simple-Simon werkbon app tijdens een praktijktraining in de werkplaats.

De juiste monteur op de juiste klus

Met werkbon pro leg je per medewerker vast welke certificaten hij heeft, welk type klus hij mag uitvoeren en in welke regio hij werkt. Bij het inplannen laat Simple-Simon zien wie geschikt is én beschikbaar is. Je hoeft dat niet in je hoofd te hebben en je hoeft het niet aan een collega te vragen.

  • Je  plant op vaardigheden en certificaten, zodat je nooit iemand stuurt die de klus niet mag uitvoeren.
  • Je plant op regio en reistijd, zodat je monteur niet twee keer door de stad rijdt.
  • Je plant op beschikbaarheid, inclusief verlof, ziekte en contracturen.
  • je ziet direct wie nog ruimte heeft en wie al vol zit, voordat je de klus toewijst.

Wil je zien hoe dat er voor jouw team uitziet?

Probeer 14 dagen gratis

Personeelsplanning: wie werkt wanneer en wie heeft nog ruimte

Personeelsplanning in Simple-Simon draait niet om een rooster aan de muur, maar om de dagelijkse inzet van je team. Je ziet per medewerker zijn werktijden, verlof, contracturen en wat er al voor hem staat.

Voor de planner betekent dat rust: je vult lege plekken in de agenda op zonder rond te bellen, en je ziet meteen of iemand overbelast raakt. Voor de eigenaar betekent het inzicht: je weet of je team vol zit of dat er ruimte is voor extra werk.

  • Je ziet de beschikbaarheid van je hele team op één scherm, per dag of per week.
  • Je vult gaten in de agenda op met werk dat toch al gepland moest worden.
  • Je wisselt taken tussen twee monteurs door ze te slepen. Allebei krijgen ze een melding.
  • Je geeft zzp’ers en externe monteurs toegang tot hun eigen planning, zonder ze in je administratie te laten kijken.
Werkbon uitleg via de telefoon

Werkplanning maken: van losse werkbonnen naar een volle week

Je begint de week met twaalf werkbonnen en vijf monteurs. Werkplanning maken is de stap waarin die twaalf bonnen op de juiste dag bij de juiste persoon terechtkomen.

In Simple-Simon doe je dat op het digitale planbord: je maakt de werkbon aan en sleept hem naar een monteur en een tijdslot. De bon staat direct in zijn app, met adres, omschrijving, checklists en bijlagen. Wat vroeger een ochtend rondbellen was, is nu een kwartier slepen.

Terugkerend werk zet je op een herhaalplanning. Onderhoudsbeurten en servicecontracten komen dan vanzelf op de agenda.

 

Wil je het eerst zien werken?

Een halfuur, jouw scherm en het onze. We lopen door een klus zoals jij hem plant, van werkbon tot factuur.

Plan een demo in!

 

Bezoeker bekijkt een live demo van het digitale planbord van Simple-Simon op een laptop tijdens een vakbeurs.

Capaciteit: staat er meer werk dan mankracht?

Je wilt niet halverwege de week ontdekken dat er twintig uur meer is ingepland dan je team aankan. In Simple-Simon zet je de ingeplande uren naast de beschikbare uren: per dag, per week en per medewerker.

Zie je dat iemand overvol zit terwijl een collega ruimte heeft? Je sleept de werkbon en de urenregistratie loopt automatisch mee. Zo verdeel je het werk eerlijk en voorkom je dat één monteur structureel de zware weken draait.

Werk je met onderhoudscontracten, dan kijk je verder vooruit. Simple-Simon laat zien welke klanten de komende maanden aan de beurt zijn en hoeveel capaciteit je daarvoor nodig hebt. Zo weet je in september al of je in het voorjaar een monteur tekort komt.

Planner werkt achter meerdere beeldschermen op kantoor voor het plannen van de buitendienst.

Spoedklus of ziekmelding: binnen een minuut herplannen

Er komt een spoedklus binnen. Je ziet direct wie in de buurt is en wie ruimte heeft. Je sleept de werkbon naar die monteur en hij heeft de melding binnen seconden op zijn telefoon. De monteur die oorspronkelijk stond ingepland, krijgt automatisch zijn bijgewerkte planning te zien.

Bij een ziekmelding werkt het net zo. Je verdeelt de route van de zieke monteur over de collega’s die nog ruimte hebben. Geen kettingreactie van telefoontjes, geen twijfel over wie waar wordt verwacht.

Exact en Simple Simon

Koppel je planning aan je boekhouding of ERP

Simple-Simon koppelt met meer dan 80 boekhoud-, CRM- en ERP-systemen, waaronder Exact, SnelStart, AFAS en Microsoft Dynamics 365 Business Central. De uren en materialen die je monteur registreert, stromen automatisch door naar je administratie.

Dat betekent dat je planning niet op een eiland staat. Een afgeronde werkbon wordt een factuur, zonder dat iemand hem overtypt.

Nieuwsgierig?

Ben je benieuwd hoe Simple-Simon je buitendienstplanning overzichtelijker maakt? Boek dan vandaag nog een demo en zie hoe je jouw week op het planbord zet.

Plan een live demo Neem contact op

 

Vragen over buitendienst planning

Hoe plan ik monteurs in op vaardigheden en beschikbaarheid?
Je legt per monteur vast welke certificaten, specialisaties en werkgebieden hij heeft. Bij het inplannen van een werkbon toont Simple-Simon wie geschikt én beschikbaar is, zodat je niemand stuurt die de klus niet mag uitvoeren. Je sleept de werkbon naar die monteur op het planbord en hij krijgt hem direct binnen op zijn telefoon. Dat scheelt tweede ritten voor werk dat in één keer klaar had kunnen zijn.
Hoe zie ik of mijn monteurs over- of onderbezet zijn ingepland?
Je ziet per dag, per week en per monteur hoeveel uur aan werkbonnen er staat tegenover de beschikbare uren van je team. Zit iemand overvol terwijl een collega ruimte heeft, dan versleep je de werkbon en loopt de urenregistratie automatisch mee. Zo voorkom je overuren aan de ene kant en leegloop aan de andere kant, zonder dat je het handmatig natelt in Excel.
Kan ik een bedrijfsrooster, feestdagen en verlof instellen in de planning?
Een bedrijfsrooster stel je één keer in, inclusief feestdagen, ploegendiensten en bedrijfssluitingen. Per medewerker leg je contracturen, werktijden en verlof vast. Simple-Simon houdt daar automatisch rekening mee bij het inplannen, zodat er niemand op een vrije dag wordt ingepland. Wijzigingen in het rooster zijn direct zichtbaar voor kantoor én buitendienst.
Hoe plan ik een spoedklus in zonder de rest van de planning te verstoren?
Op het planbord zie je direct welke monteur in de buurt van de klant is en wie ruimte heeft in zijn dag. Je sleept de spoedwerkbon naar die monteur en hij krijgt een pushmelding op zijn telefoon. De monteur die er eerst stond ingepland, ziet zijn bijgewerkte planning meteen — je hoeft niemand te bellen. De klant kan automatisch bericht krijgen over de nieuwe afspraaktijd.
Koppelt de buitendienst planning software van Simple-Simon aan mijn boekhouding of ERP?
Simple-Simon koppelt aan meer dan 70 boekhoud-, CRM- en ERP-systemen. In Nederland zijn dat onder andere Exact Online, AFAS, SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden.nl, WeFact, Visma en Microsoft Dynamics 365 Business Central. In België onder meer Teamleader, Billit, Octopus, Onfact en Visma Bouwsoft. De gewerkte uren en verbruikte materialen van een afgeronde werkbon stromen door naar je boekhouding, zodat je de factuur niet opnieuw hoeft in te typen. Je bestaande systeem blijft leidend. Daarnaast synchroniseert de planning met Google Agenda, Outlook en Apple Agenda.
Waarom zou ik overstappen van Excel of WhatsApp naar buitendienst planning software?
In Excel is je planning een momentopname: zodra je hem deelt, klopt hij niet meer. Je monteurs werken met de versie van gisteren en elke wijziging kost een telefoontje. Met een planbord ziet iedereen dezelfde actuele planning en staat een wijziging binnen seconden op de telefoon van de monteur. Belangrijker nog: de planning hangt vast aan de werkbon, de uren en de factuur, dus je typt niets dubbel in.
Werkt buitendienst planning software ook voor een klein team of zzp’er?
Buitendienst planning software loont vanaf één monteur, omdat de tijdwinst in de administratie zit en niet in de teamgrootte. Simple-Simon wordt gebruikt door zzp’ers en door bedrijven met tientallen buitendienstmedewerkers. Je betaalt per gebruiker en past het aantal licenties maandelijks aan, dus je begint klein en breidt uit als je team groeit.
Voor welke branches is buitendienst planning software geschikt?
Buitendienst planning software is bedoeld voor bedrijven die monteurs of servicemedewerkers op locatie laten werken. Simple-Simon wordt onder andere gebruikt in de installatietechniek, loodgieterij, elektrotechniek, koel- en warmtetechniek, riooltechniek, beveiliging, brandveiligheid, schoonmaak, hoveniersbedrijven, machineonderhoud, deur- en poorttechniek en grootkeukentechniek. Het onderliggende proces is in al die branches hetzelfde: plannen, uitvoeren, registreren en factureren.
Waar let ik op bij het kiezen van buitendienst planning software?
Let vooral op vijf punten. Werkt de app offline, zodat een monteur zonder bereik door kan werken? Zit de werkbon in hetzelfde systeem als de planning, of moet je alsnog overtypen? Koppelt het aan je boekhoudpakket? Hoe snel ben je live: dagen of maanden? En zit je vast aan een jaarcontract? Bij Simple-Simon niet. Je tekent geen contract, betaalt per gebruiker per maand en zegt maandelijks op. Licenties pauzeer of wijzig je zelf wanneer je team krimpt of groeit. Simple-Simon draait binnen een dag en koppelt aan meer dan 70 systemen.
Wat kost buitendienst planning software?
Simple-Simon kost € 30 per gebruiker per maand. Daarin zitten het planbord, de werkbon app, urenregistratie en materiaalregistratie. Er is geen contract en geen minimale afname; je past het aantal licenties maandelijks aan. Je probeert Simple-Simon twee weken gratis.

 

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld