Buitendienst planning software: personeel en werk plannen in één overzicht

Planner bekijkt het digitale planbord van Simple-Simon om werkbonnen en monteurs in te plannen.

Buitendienst planning software: plan slimmer en bespaar tijd

Maandagochtend, kwart voor zeven. Een monteur meldt zich ziek. Er staan vijf stops op zijn route en de eerste klant verwacht hem over een uur. Wie neemt het over? Wie heeft de juiste papieren? Wie zit in de buurt? Die informatie staat op drie plekken en de telefoon gaat al.

Met de buitendienst planning software van Simple-Simon zie je in één scherm wie beschikbaar is, welke vaardigheden hij heeft en hoe vol zijn dag zit. Je sleept de werkbon naar een andere monteur en hij heeft de wijziging binnen seconden op zijn telefoon. Zonder dat jij hoeft te bellen.

En als eigenaar zie je waar het uiteindelijk om draait: hoeveel uur er verkocht wordt, hoeveel uur er stilstaat, en of je volgende week nog ruimte hebt om die ene klus aan te nemen.

planbord dark

Wat kan het digitale planbord van Simple-Simon?

Buitendienst planning software is een digitaal systeem waarmee je werkbonnen, monteurs en afspraken plant, aanpast en volgt. Je plant op beschikbaarheid, vaardigheden en locatie. De planning staat op één centrale plek en je monteurs zien hem live in de app op hun telefoon.

Het verschil met een agenda of een Excel-bestand zit in de koppeling met de uitvoering. Wat jij inplant wordt een werkbon, inclusief klantgegevens, checklists, materialen en handtekening. Wat je monteur in het veld invult, staat direct terug op kantoor. Zo zijn plannen, uitvoeren en factureren één keten in plaats van drie losse systemen.

Monteurs bekijken samen een digitale werktekening op een tablet tijdens de voorbereiding van een onderhoudsklus.

De juiste monteur op de juiste klus

Met werkbon pro leg je per medewerker vast welke certificaten hij heeft, welk type klus hij mag uitvoeren en in welke regio hij werkt. Bij het inplannen laat Simple-Simon zien wie geschikt is én beschikbaar is. Je hoeft dat niet in je hoofd te hebben en je hoeft het niet aan een collega te vragen.

  • Plan op vaardigheden en certificaten, zodat je nooit iemand stuurt die de klus niet mag uitvoeren.
  • Plan op regio en reistijd, zodat je monteur niet twee keer door de stad rijdt.
  • Plan op beschikbaarheid, inclusief verlof, ziekte en contracturen.
  • Zie direct wie nog ruimte heeft en wie al vol zit, voordat je de klus toewijst.
A person is sitting behind a table working on a laptop that has Simple-Simon open with a cup next to them.

Personeelsplanning: wie werkt wanneer en wie heeft nog ruimte

Personeelsplanning in Simple-Simon draait niet om een rooster aan de muur, maar om de dagelijkse inzet van je team. Je ziet per medewerker zijn werktijden, verlof, contracturen en wat er al voor hem staat.

Voor de planner betekent dat rust: je vult lege plekken in de agenda op zonder rond te bellen, en je ziet meteen of iemand overbelast raakt. Voor de eigenaar betekent het inzicht: je weet of je team vol zit of dat er ruimte is voor extra werk.

  • Zie de beschikbaarheid van je hele team op één scherm, per dag of per week.
  • Vul gaten in de agenda op met werk dat toch al gepland moest worden.
  • Wissel taken tussen twee monteurs door ze te slepen. Allebei krijgen ze een melding.
  • Geef ZZP’ers en externe monteurs toegang tot hun eigen planning, zonder ze in je administratie te laten kijken.
3 apparateren met de Simple-Simon werkbonapp en drap-en-drop planning

Werkplanning maken: van losse werkbonnen naar een volle week

Je begint de week met twaalf werkbonnen en vijf monteurs. Werkplanning maken is de stap waarin die twaalf bonnen op de juiste dag bij de juiste persoon terechtkomen.

In Simple-Simon doe je dat op het digitale planbord. Je maakt de werkbon aan, sleept hem naar een monteur en een tijdslot, en klaar. De bon staat direct in zijn app, inclusief adres, omschrijving, checklists en bijlagen. Wat vroeger een ochtend rondbellen was, is nu een kwartier slepen.

Voor terugkerend werk stel je een herhaalplanning in. Onderhoudsbeurten en servicecontracten komen dan automatisch op de agenda, zonder dat iemand ze hoeft te onthouden.

Monteur voert onderhoud uit aan de afvoer onder een gootsteen tijdens een serviceklus.

Capaciteit en rooster: staat er meer werk dan mankracht?

Je wilt niet halverwege de week ontdekken dat er twintig uur meer is ingepland dan je team aankan. In Simple-Simon zet je de ingeplande uren naast de beschikbare uren: per dag, per week en per medewerker.

Zie je dat iemand overvol zit terwijl een collega ruimte heeft? Je sleept de werkbon en de urenregistratie loopt automatisch mee. Zo verdeel je het werk eerlijk en voorkom je dat één monteur structureel de zware weken draait.

Werk je met onderhoudscontracten, dan kijk je verder vooruit. Simple-Simon laat zien welke klanten de komende maanden aan de beurt zijn en hoeveel capaciteit je daarvoor nodig hebt. Zo weet je in september al of je in het voorjaar een monteur tekort komt.

Bedrijfsrooster, feestdagen en verlof

Je stelt één keer je bedrijfsrooster in: werkdagen, feestdagen, ploegendiensten en bedrijfssluitingen. Simple-Simon houdt daar automatisch rekening mee, dus je plant nooit meer een klus op een dag dat het bedrijf dicht is.

Per medewerker leg je contracturen, werktijden en verlofdagen vast. Het systeem rekent uit hoeveel uur er per week beschikbaar is en zet dat naast het ingeplande werk, zodat overbezetting meteen zichtbaar is.

Uitvoerder gebruikt een tablet en portofoon om werkzaamheden in de buitendienst te coördineren.

Spoedklus of ziekmelding: binnen een minuut herplannen

Er komt een spoedklus binnen. Je ziet direct wie in de buurt is en wie ruimte heeft. Je sleept de werkbon naar die monteur en hij heeft de melding binnen seconden op zijn telefoon. De monteur die oorspronkelijk stond ingepland, krijgt automatisch zijn bijgewerkte planning te zien.

Bij een ziekmelding werkt het net zo. Je verdeelt de route van de zieke monteur over de collega’s die nog ruimte hebben. Geen kettingreactie van telefoontjes, geen twijfel over wie waar wordt verwacht.

Twee monteurs overleggen bij een werkvoertuig over een digitale werkbon en de planning van een klus.

Slimmere routes, minder kilometers

Simple-Simon route optimalisatie pro berekent een logische volgorde van stops op basis van locatie en reistijd. Je ziet welke routes realistisch zijn en welke dag in de praktijk voor honderdtien procent volstaat. Zo voorkom je planningen die op papier kloppen maar in het verkeer stuklopen.

Minder kilometers betekent minder brandstof, minder uitloop en meer klussen per dag. Dat is het verschil dat een eigenaar terugziet in de cijfers.

Monteur maakt met een smartphone een foto van een technische installatie voor digitale werkbonnen.

Ook zonder bereik werkt je monteur door

Je monteur werkt in een kelder, op een industrieterrein of ergens zonder mobiel bereik. De werkbon app slaat alles lokaal op: werkbonnen, checklists, foto’s, materialen en de handtekening van de klant. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles automatisch naar kantoor.

Monteur maakt kennis met software systeem Simple-Simon

Één wijziging, iedereen op de hoogte, ook je klant

Je past de planning aan op kantoor. Binnen seconden heeft je monteur een pushbericht met de gewijzigde werkbon. Hij belt niet, jij belt niet, de update is er gewoon.

Verschuift de afspraak ook voor de klant? Dan stuurt Simple-Simon via klantcommunicatie automatisch een bericht met de nieuwe datum of tijd. De klant kan bevestigen of afwijzen, en jij ziet die status terug op het planbord. Zo staat je monteur niet voor een gesloten deur.

Klant van Simple-Simon die de kantoormodule gebruikt

Zo werkt het in vier stappen

  1. Je maakt een werkbon aan en sleept die naar de juiste monteur op het planbord. Je ziet direct wie beschikbaar is en wie al vol zit.
  2. Je monteur ontvangt de werkbon op zijn telefoon, ook als hij al onderweg is. Hij ziet het adres, de omschrijving en de bijlagen.
  3. Hij voert de klus uit op locatie, registreert uren en materialen en laat de klant digitaal tekenen. Dat werkt ook zonder internetverbinding.
  4. Zodra de werkbon klaar is, zie jij dat op kantoor. Vanuit diezelfde bon maak je in een paar klikken de factuur op.
Werkbon uitleg via de telefoon

Voor wie is buitendienst planning software?

Simple-Simon is gebouwd voor MKB-bedrijven met mensen in het veld. Of je nu twee monteurs plant of dertig: de software groeit mee. Je hebt geen IT-kennis nodig en geen implementatietraject van maanden. Je eerste werkbon staat er binnen vijf minuten.

verkoop order exact

Koppel je planning aan je boekhouding of ERP

Simple-Simon koppelt met meer dan 80 boekhoud-, CRM- en ERP-systemen, waaronder Exact, SnelStart, AFAS en Microsoft Dynamics 365 Business Central. De uren en materialen die je monteur registreert, stromen automatisch door naar je administratie.

Dat betekent dat je planning niet op een eiland staat. Een afgeronde werkbon wordt een factuur, zonder dat iemand hem overtypt.

Bezoeker spreekt met een Simple-Simon medewerker op een vakbeurs over digitale werkbonnen en buitendienstsoftware.

Veelgestelde vragen

  1. Wat is buitendienst planning software?

Buitendienst planning software is een digitaal systeem waarmee je werkbonnen en monteurs plant, aanpast en volgt. Je plant op beschikbaarheid, vaardigheden en locatie. Je monteur ziet zijn planning direct in de app op zijn telefoon en krijgt een melding zodra er iets verandert.

  1. Wat is het verschil tussen personeelsplanning en werkplanning?

Personeelsplanning gaat over wie er wanneer beschikbaar is: werktijden, verlof en contracturen. Werkplanning gaat over welke klus bij wie terechtkomt. In Simple-Simon doe je allebei op hetzelfde planbord, dus je ziet de beschikbaarheid van je team en plant de werkbonnen in één handeling.

  1. Hoe plan ik op vaardigheden en beschikbaarheid?

Je legt per medewerker vast welke certificaten en specialisaties hij heeft en in welke regio hij werkt. Bij het inplannen toont Simple-Simon wie geschikt én beschikbaar is. Je sleept de werkbon naar die persoon en hij krijgt hem direct binnen.

  1. Kan ik zien of ik te veel werk heb ingepland?

Ja. Je ziet per dag, per week en per medewerker hoeveel uur er aan werkbonnen staat tegenover de beschikbare uren van je team. Zit iemand overvol terwijl een collega ruimte heeft, dan versleep je de werkbon en loopt de urenregistratie automatisch mee.

  1. Kan ik een bedrijfsrooster, feestdagen en verlof instellen?

Ja. Je stelt één keer je bedrijfsrooster in, inclusief feestdagen, ploegendiensten en bedrijfssluitingen. Per medewerker leg je contracturen, werktijden en verlof vast. Simple-Simon houdt daar automatisch rekening mee bij het inplannen.

  1. Hoe plan ik een spoedklus in zonder de rest van de planning te verstoren?

Je ziet direct wie in de buurt van de klant is en wie ruimte heeft. Je sleept de werkbon naar die monteur en hij krijgt een pushmelding. De monteur die er eerst stond, ziet zijn bijgewerkte planning meteen. Je klant kan automatisch bericht krijgen over de nieuwe tijd.

  1. Werkt de planning ook offline?

Ja. De app werkt zonder internetverbinding. Je monteur ziet zijn planning en werkbonnen, vult ze in en laat de klant tekenen. Zodra er weer verbinding is, synchroniseert alles automatisch met kantoor.

  1. Waarom zou ik overstappen van Excel of WhatsApp naar planningssoftware?

In Excel is de planning een momentopname: zodra je hem deelt, klopt hij niet meer. Je monteurs werken met een versie van gisteren en elke wijziging kost een telefoontje. Met een planbord ziet iedereen dezelfde actuele planning en is een wijziging binnen seconden bij de monteur. Bovendien is je planning gekoppeld aan de werkbon, de uren en de factuur.

  1. Werkt dit ook voor een klein team?

Ja. Simple-Simon wordt zowel gebruikt door ZZP’ers als door bedrijven met dertig monteurs. Je betaalt per gebruiker, dus je begint klein en breidt uit als je team groeit.

  1. Wat kost buitendienst planning software van Simple-Simon?

Simple-Simon start vanaf 30 euro per gebruiker per maand. De planning, het planbord, de werkbon app en de urenregistratie zitten allemaal in dat bedrag. Geen contract en geen minimale afname. Je probeert het veertien dagen gratis.

 

 

Lees meer Lees minder

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld