Efficiënt werken als een PRO

Een installatie of storing: ander formulier, andere tijdsduur, ander bericht naar de klant. Toch zoekt iemand op kantoor er bij elke bon opnieuw de juiste papieren bij. Of vergeet het.

Met Werkbon PRO leg je dat één keer vast in werkbon-typen. De juiste formulieren, de standaardduur, de PDF-lay-out en de klantmail zitten aan het type vast. Door vaardigheden aan een werkbon-type te koppelen, stuur je bovendien altijd de juiste collega naar de juiste klus. Wie de bon aanmaakt, kiest alleen nog het juiste type. Geen uitzoekwerk, geen vergeten formulieren en minder kans op planningsfouten.

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo

Servicemonteur bij bedrijfswagen op weg naar een klant.

Een standaard werkbon past nooit op al je werk

Hoe meer soorten werk je doet, hoe meer een standaard bon in de weg gaat zitten. Bij een storing wil je weten wat de oorzaak was en wat er is vervangen. Bij een oplevering wil je een handtekening en foto’s. Bij een keuring wil je meetwaarden in een rapport dat aan de norm voldoet. Zet je dat allemaal op een bon, dan krijgt je monteur veertig velden te zien waarvan er acht van toepassing zijn. En dan vult hij ze niet in.

Door je werkbonnen per type in te stellen knip je die ene bon op in de soorten werk die jij daadwerkelijk uitvoert. Je maakt zoveel typen aan als je nodig hebt: storing, installatie, periodiek onderhoud, keuring, oplevering, garantiebezoek, contractbezoek. Per type bepaal je wat erbij hoort. Kies je bij het aanmaken het type “koudemiddellekkage”, dan staan het lekcontroleformulier en de logboekregel er al in, en zit de juiste PDF-lay-out er automatisch aan vast.

Het gevolg merk je op twee plekken. Op kantoor hoeft degene die de bon aanmaakt niet meer te weten welke bijlages bij welke klus horen, want dat zit in het type. En in het veld ziet je monteur alleen de vragen die bij deze klus horen, waardoor de bon compleet en correct terugkomt in plaats van half ingevuld.

Automatische onderhoudsplanning met planbord en e-mailmelding.

Per type werkbon het bericht dat erbij hoort

Een klant met een storing wil weten hoe laat de monteur er is. Een klant die aan de beurt is voor zijn jaarlijkse onderhoud wil eerst weten of het uitkomt. Dat zijn twee heel verschillende berichten, en toch sturen de meeste bedrijven ze allebei met de hand. Of helemaal niet.

Stel per werkbon-type in welk bericht er automatisch uitgaat en op welk moment. Bij een storing een melding dat de monteur onderweg is. Bij periodiek onderhoud een uitnodiging waarin je klant zelf kan bevestigen of een ander moment kan voorstellen. Bij een keuring het rapport, meteen nadat de bon is afgerond.

Servicemonteur voert onderhoud uit aan een koffiemachine.

De kennis van je planner zit voortaan in het systeem.

Niet iedere monteur kan iedere klus uitvoeren. Voor sommige werkzaamheden heb je een senior monteur nodig, voor andere iemand met een VCA-certificaat of specifieke productkennis. Zolang de planner precies weet wie wat kan, gaat dat goed.

Koppel je een skill aan een werkbon-type, dan weet het planbord het voortaan zelf en zie je bij het inplannen meteen wie dit werk mag doen. Dat scheelt je een tweede rit en, bij gecertificeerd werk, een gat in je audittrail. De geschatte werktijd per type doet hetzelfde voor je dagplanning: een storing standaard twee uur, een installatie acht. Je begint met een realistische dagvulling in plaats van een schatting die per planner verschilt.

Monteurs aan het werk met machines in een technische werkplaats.

Terugkerend werk dat zichzelf inplant

Contractbezoeken, periodieke rondes en vaste servicebeurten komen altijd terug, maar niemand krijgt een seintje. Dus houdt iemand een lijstje bij, of een apart bestandje, en gaat het een keer mis. Je merkt het pas als de klant belt om te vragen waarom hij dit jaar nog niet gezien is. En een onderhoudscontract is pas wat waard als het bezoek ook echt plaatsvindt.

Met het serviceschema van Werkbon PRO leg je per werkbon-type een onderhoudsschema vast: welk werk terugkomt en hoe vaak. Jaarlijks, om het jaar, elk kwartaal of elke maand, per klant of per werkadres. Daarna stelt Simon de terugkerende werkbonnen zelf voor, ruim voordat ze aan de beurt zijn, met de checklist, het icoon en de ingeschatte werktijd van dat type er al aan vast. Jij bevestigt wat klopt en verschuift wat niet uitkomt.

Zo kijk je vooruit naar de contractbezoeken die eraan komen in plaats van achteruit naar de bezoeken die je gemist hebt. Je vult je rustige weken met werk waar al voor betaald is, en je klant merkt dat je hem uit jezelf benadert.

Het serviceschema vereist de module Werkbon PRO.

Simple-Simon werkbon software voor het instellen van werkbontypes en onderhoudswerkzaamheden.

Wat je per werkbon-type vastlegt

Je bent nergens aan vaste typen gebonden. Je maakt ze zelf aan, in jouw woorden, en je past ze aan zodra je werk verandert. Naast wat in de tabel staat leg je per type ook de PDF-lay-out en het icoon in het planbord vast, zodat je aan de kleur en het icoon al ziet wat voor werk er die dag staat.

Een werkbon-type is meer dan een label op je bon. Zo ziet dat eruit voor de soorten werk die het vaakst voorkomen:

Werkbon-type	Formulieren en checklist	Vereiste skill	Bericht aan de klant
Storing	Storingsformulier met oorzaak en oplossing	Geen	Melding dat de monteur onderweg is
Installatie	Inbedrijfstellingsrapport en opleveringschecklist	Installatiebevoegd	Bevestiging met datum en dagdeel
Periodiek onderhoud	Onderhoudschecklist met meetwaarden	Geen	Uitnodiging die de klant kan bevestigen of verzetten
Keuring of inspectie	Keuringsrapport met verplichte velden	Gecertificeerd keurmeester	Rapport automatisch na afronding
Koudemiddellekkage	Lekcontroleformulier en logboekregel	F-gassen gecertificeerd	Bevestiging met logboekregel
Contractbezoek	Contractchecklist volgens de afspraak	Geen	Uitnodiging ruim voor de contractdatum

Klanttestimonial van Jorn Merick over tijd besparen met Simple-Simon.

Wat werkbon-typen je concreet opleveren

Je plant je dag met een realistische duur per klus in plaats van een schatting per planner.
Je stuurt je klant het bericht dat bij dit soort werk hoort, automatisch en op het juiste moment.
Je zoekt nooit meer de juiste bijlages en formulieren bij een klus, want die zitten aan het type vast.
Je krijgt bonnen compleet terug, omdat je monteur alleen de velden ziet die bij dit werk horen.
Je vergeet geen enkel contractbezoek meer, omdat het serviceschema ze vooraf voorstelt.
Je factureert sneller, omdat er minder bonnen terugkomen die eerst nog gecorrigeerd moeten worden.

Simple-Simon medewerker geeft een live demo van de werkbon app aan bezoekers op een vakbeurs.

Zo richt je je werkbon-typen in

Het klinkt als een project, maar de meeste bedrijven zijn er maximaal twee dagen mee bezig. Begin klein en breid uit zodra je ziet wat werkt.

Stap 1. Schrijf op welk werk je doet

Niet welke typen je in het systeem wil, maar welk werk je daadwerkelijk uitvoert. Installatie, storing, periodiek onderhoud, keuring, oplevering, garantie. Begin met de vier of vijf soorten die samen het grootste deel van je bonnen vormen.

Stap 2. Bepaal per soort wat er anders is

Welk formulier hoort erbij, welke checklist mag niet vergeten worden, hoe lang duurt het gemiddeld en wie mag het doen. Dit is het gesprek dat je normaal elke week opnieuw met je planner voert. Nu voer je het één keer.

Stap 3. Zet het vast in Simon

Je maakt de typen aan, hangt de formulieren, de lay-out, de duur, de skill, het icoon en het klantbericht eraan vast. Vanaf dat moment kiest degene die de bon aanmaakt alleen nog een type.

Stap 4. Zet het terugkerende werk in het serviceschema

Geef aan welk werk terugkomt en hoe vaak. Vanaf dan krijg je de voorstellen vanzelf op je scherm en hoef je ze alleen nog te bevestigen en in te plannen.

Hulp nodig bij het inrichten?
Onze consultants richten de werkbon-typen samen met je in, zodat alles snel en goed staat ingesteld.

Plan een sessie met onze consultant

Veelgestelde vragen over werkbon PRO

Wat is een werkbon-type?

Een werkbon-type is een soort werk dat je vooraf inricht in Simple-Simon, bijvoorbeeld storing, installatie, periodiek onderhoud of keuring. Aan zo’n type hang je de formulieren en checklists die erbij horen, de PDF-lay-out, de gemiddelde werktijd, de vereiste vaardigheid, het icoon in het planbord en het bericht dat je klant krijgt. Bij het aanmaken van een werkbon kies je alleen nog het type en staat de rest er al in.

Hoeveel werkbon-typen kan ik aanmaken?

Je bent niet gebonden aan een vast aantal of aan vooraf bepaalde typen. Je maakt ze zelf aan in de woorden die in jouw bedrijf gebruikt worden, en je past ze aan zodra je werk verandert. In de praktijk beginnen de meeste bedrijven met vier tot zes typen die samen het grootste deel van hun bonnen dekken.

Kan elk werkbon-type een eigen PDF-lay-out hebben?

Ja. Je bepaalt per type hoe de werkbon eruitziet die je klant ontvangt. Een keuringsrapport krijgt daardoor de opmaak en de verplichte velden van een keuringsrapport, en een storingsbon die van een storingsbon. Je hoeft dus geen losse rapportjes meer buiten het systeem om bij te houden.

Kan ik verplichte formulieren en checklists per werkbon-type instellen?

Ja. Werk je met checklists per werkbon-type, dan krijgt je monteur precies die checklist te zien bij dat soort werk, en kun je velden verplicht maken voordat hij de bon mag afronden. Zo voorkom je dat een verplichte keuring of controle wordt overgeslagen omdat iemand er niet aan dacht, en houd je een audittrail voor certificeringen zoals VCA, TRA en LMRA of BRL.

Wat gebeurt er als een monteur de vereiste vaardigheid niet heeft?

Bij het inplannen zie je in het planbord welke monteurs de vereiste vaardigheid of het vereiste certificaat hebben voor dit type werk. Zo voorkom je dat een bon terechtkomt bij iemand die hem niet mag afronden, en dat je een tweede rit moet maken.

Krijgt mijn klant een ander bericht bij een storing dan bij onderhoud?

Ja, als je dat zo instelt. Per werkbon-type bepaal je welk bericht er automatisch uitgaat en op welk moment. Bij een storing kan dat een melding zijn dat de monteur onderweg is, bij periodiek onderhoud een uitnodiging waarin je klant kan bevestigen of een ander moment kan voorstellen. In het planbord zie je vervolgens of de klant heeft gereageerd. Wil je verder gaan en je klant zijn storing zelf laten melden, dan doe je dat met het klantportaal.

Plant het serviceschema mijn terugkerende werkbonnen automatisch in?

Het serviceschema stelt de terugkerende werkbonnen voor, het plant ze niet zonder jouw akkoord in. Op basis van het onderhoudsschema dat je per werkbon-type hebt vastgelegd zie je per klant en per adres welk werk eraan komt, bijvoorbeeld de bezoeken uit een onderhoudscontract. Je bevestigt of verschuift wat nodig is, en daarna sleep je de bon naar de juiste monteur in de buitendienstplanning. Zo houd je de tijdwinst zonder de controle te verliezen.

Wat is het verschil met de serviceschema’s in Asset Management PRO?

Asset Management PRO werkt met een onderhoudsschema per assettype, dus onderhoud dat aan een specifieke installatie hangt met een serienummer en een historie. Het serviceschema in Werkbon PRO werkt per werkbon-type en is bedoeld voor terugkerend werk dat niet aan een asset gekoppeld is, zoals de bezoeken uit een onderhoudscontract of een periodieke ronde. Veel bedrijven gebruiken beide naast elkaar, en je kunt de serviceschema’s per asset dus prima combineren met die per werkbon-type.

Zit Werkbon PRO in het standaardpakket?

Werkbon PRO is een aanvullende module boven op Simple-Simon. Het basispakket begint vanaf 30 euro per gebruiker per maand, de PRO-module komt daar bovenop. Je kunt twee weken gratis proberen en er zit geen contract aan vast, dus je kunt maandelijks opzeggen. Vraag de actuele meerprijs op via de prijzenpagina of in de demo.

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30 per maand per gebruiker!

Probeer gratis Start een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★

4.8/5 beoordeeld

Simple-Simon voor