Efficiënt werken als een PRO

Een airco-installatie vraagt andere bijlagen dan een laadpaal. Een koudemiddellek vraagt een ander formulier dan een waterlekkage. En die ene jaarlijkse keuring vraagt een eigen rapport dat niet vergeten mag worden. Toch werkt bijna elk servicebedrijf met één standaard werkbon, ook als de bonnen al digitaal zijn, waarna iemand op kantoor er elke keer opnieuw de juiste papieren bij zoekt. Of het vergeet.

Met werkbon-typen leg je dat één keer vast in plaats van elke keer opnieuw. Je bepaalt per soort werk welke formulieren en checklists erbij horen, hoe de PDF eruitziet, hoeveel tijd het gemiddeld kost, welke monteur het mag doen en welk bericht je klant krijgt. Wie de bon aanmaakt kiest alleen nog een type. De rest staat er al.

En werk dat elk jaar of elk kwartaal terugkomt hoef je helemaal niet meer aan te maken. Dat stelt Simon zelf voor, ruim op tijd.

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo

Een standaard werkbon past nooit op al je werk

Hoe meer soorten werk je doet, hoe meer een standaard bon in de weg gaat zitten. Bij een storing wil je weten wat de oorzaak was en wat er is vervangen. Bij een oplevering wil je een handtekening en foto’s. Bij een keuring wil je meetwaarden in een rapport dat aan de norm voldoet. Zet je dat allemaal op een bon, dan krijgt je monteur veertig velden te zien waarvan er acht van toepassing zijn. En dan vult hij ze niet in.

Door je werkbonnen per type in te stellen knip je die ene bon op in de soorten werk die jij daadwerkelijk uitvoert. Je maakt zoveel typen aan als je nodig hebt: storing, installatie, periodiek onderhoud, keuring, oplevering, garantiebezoek, contractbezoek. Per type bepaal je wat erbij hoort. Kies je bij het aanmaken het type “koudemiddellekkage”, dan staan het lekcontroleformulier en de logboekregel er al in, en zit de juiste PDF-lay-out er automatisch aan vast.

Het gevolg merk je op twee plekken. Op kantoor hoeft degene die de bon aanmaakt niet meer te weten welke bijlages bij welke klus horen, want dat zit in het type. En in het veld ziet je monteur alleen de vragen die bij deze klus horen, waardoor de bon compleet en correct terugkomt in plaats van half ingevuld.

Monteur registreert gewerkte uren en werkzaamheden in de Simple-Simon werkbon app op een smartphone.

Wat je per werkbon-type vastlegt

Een werkbon-type is meer dan een label op je bon. Het bepaalt zes dingen tegelijk, en die zes dingen zorgen ervoor dat je er daarna niet meer over na hoeft te denken. Zo ziet dat eruit voor de soorten werk die het vaakst voorkomen.

Je bent nergens aan vaste typen gebonden. Je maakt ze zelf aan, in jouw woorden, en je past ze aan zodra je werk verandert. Naast wat in de tabel staat leg je per type ook de PDF-lay-out en het icoon in het planbord vast, zodat je aan de kleur en het icoon al ziet wat voor werk er die dag staat.

Werkbon-type	Formulieren en checklist	Vereiste skill	Bericht aan de klant
Storing	Storingsformulier met oorzaak, oplossing en gebruikte materialen	Geen	Melding dat de monteur onderweg is
Installatie	Inbedrijfstellingsrapport en opleveringschecklist	Installatiebevoegd	Bevestiging met datum en dagdeel
Periodiek onderhoud	Onderhoudschecklist met meetwaarden	Geen	Uitnodiging die de klant kan bevestigen of verzetten
Keuring of inspectie	Keuringsrapport met verplichte velden	Gecertificeerd keurmeester	Rapport automatisch na afronding
Koudemiddellekkage	Lekcontroleformulier en logboekregel	F-gassen gecertificeerd	Bevestiging met logboekregel
Contractbezoek	Contractchecklist volgens de afspraak	Geen	Uitnodiging ruim voor de contractdatum

Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

De juiste monteur op de klus, zonder dat jij het uit je hoofd hoeft te weten

Niet iedereen mag alles. Voor koudemiddel heb je een F-gassen gecertificeerde monteur nodig, voor een keuring iemand met de juiste papieren, en voor werk op hoogte iemand met de bijbehorende opleiding. Zolang die kennis in het hoofd van de planner zit, gaat het goed. Tot die planner op vakantie is, of tot het druk wordt.

Koppel je een skill aan een werkbon-type, dan weet het planbord het voortaan zelf. Bij het inplannen zie je meteen welke monteurs dit werk mogen doen, zodat er geen bon meer bij iemand terechtkomt die hem niet kan afronden. Dat scheelt je een tweede rit en, bij gecertificeerd werk, een gat in je audittrail.

De geschatte werktijd per type doet hetzelfde voor je dagplanning. Een storing staat standaard op twee uur, een installatie op acht. Je planning is daarmee niet ineens perfect, want geen enkele dag verloopt zoals gepland, maar je begint wel met een realistische dagvulling in plaats van een schatting die per planner verschilt.

monteur die de simple-simon app gebruikt op tablet

Per type werkbon het bericht dat erbij hoort

Een klant met een storing wil weten hoe laat de monteur er is. Een klant die aan de beurt is voor zijn jaarlijkse onderhoud wil eerst weten of het uitkomt. Dat zijn twee heel verschillende berichten, en toch sturen de meeste bedrijven ze allebei met de hand. Of helemaal niet.

Stel per werkbon-type in welk bericht er automatisch uitgaat en op welk moment. Bij een storing een melding dat de monteur onderweg is. Bij periodiek onderhoud een uitnodiging waarin je klant zelf kan bevestigen of een ander moment kan voorstellen. Bij een keuring het rapport, meteen nadat de bon is afgerond.

Reageert je klant, dan zie je dat direct terug in het planbord: bevestigd of nog niet bevestigd. Je hoeft dus niet meer bij te houden wie je al gebeld hebt en wie nog moet terugbellen. Voor de klanten die niet mailen blijf je gewoon bellen, alleen zijn dat er een stuk minder.

Klant van Simple-Simon die de kantoormodule gebruikt

Terugkerend werk dat zichzelf inplant

Contractbezoeken, periodieke rondes en vaste servicebeurten hebben een vervelende eigenschap: ze komen altijd terug, maar niemand krijgt een seintje. Dus houdt iemand een lijstje bij, of een apart bestandje, en gaat het een keer mis. Je merkt het pas als de klant belt om te vragen waarom hij dit jaar nog niet gezien is.

Met het serviceschema van Werkbon PRO leg je per werkbon-type een onderhoudsschema vast: wat er moet gebeuren en hoe vaak. Daarna stelt Simon de terugkerende werkbonnen zelf voor, ruim voordat ze aan de beurt zijn. Jij bevestigt wat klopt en verschuift wat niet uitkomt. Dat werkt hetzelfde als het onderhoudsschema per asset in Asset Management PRO, alleen hangt het hier aan je werkbon-typen in plaats van aan een installatie.

Het serviceschema vereist de module Werkbon PRO.

Monteur krijgt uitleg over de Simple-Simon werkbon app tijdens een praktijktraining in de werkplaats.

Leg per werkbon-type een onderhoudsschema vast

Een onderhoudsschema is niets meer dan de afspraak welk werk terugkomt en hoe vaak. Je legt dat vast per werkbon-type: jaarlijks, om het jaar, elk kwartaal of elke maand, per klant of per werkadres. Daarna hoef je die bonnen niet meer aan te maken. Simon rekent voor de periode die jij kiest uit welk werk eraan komt en zet de terugkerende werkbonnen klaar als voorstel, ruim op tijd.

Omdat het werkbon-type eraan vastzit, komt zo’n voorgestelde bon niet leeg binnen. De checklists per werkbon-type, het bijbehorende icoon en de ingeschatte werktijd zitten er meteen aan vast, dus je monteur start goed en je planning klopt vanaf het begin.

Bezoeker bekijkt een live demo van het digitale planbord van Simple-Simon op een laptop tijdens een vakbeurs.

Je onderhoudscontracten lopen voor op de kalender

Een onderhoudscontract is pas wat waard als het bezoek ook echt plaatsvindt. Toch is dat precies waar het misgaat: de afspraak staat op papier, maar niemand ziet dat de klant al veertien maanden niet bezocht is. Je merkt het als de klant belt, en dan ben je te laat.

Met een serviceschema per werkbon-type draait dat om. Je ziet vooruit welke contractbezoeken eraan komen in plaats van achteruit welke je gemist hebt. Je vult je rustige weken met werk waar al voor betaald is, en je klant merkt dat je hem uit jezelf benadert in plaats van andersom.

Servicemonteur bij bedrijfswagen op locatie voor onderhoud en buitendienstwerk.

Een rit in plaats van twee

Staat er een terugkerende bon klaar voor een adres waar je die week toch al moet zijn? Dan combineer je ze en rijd je één keer. Heb je bij een grote klant verschillende bezoekfrequenties door elkaar lopen, dan breng je die netjes samen in één efficiënt bezoek in plaats van drie losse ritten over het jaar.

Het planscherm groepeert de voorgestelde werkbonnen op klant en op adres, zodat je in één oogopslag ziet wat je bij elkaar kunt zetten. Dat scheelt reistijd, brandstof en de irritatie van een monteur die twee keer dezelfde poort binnenrijdt.

Bevestigen en naar de juiste monteur slepen

Jij houdt de regie. Het planscherm toont de voorgestelde werkbonnen met de klant, het adres en de frequentie erbij, gegroepeerd zoals jij dat wilt zien. Wat klopt bevestig je, wat niet uitkomt verschuif je, en daarna sleep je de bon naar de juiste monteur in het planbord.

Zo houd je de snelheid van automatisch voorstellen zonder de controle kwijt te raken. Er komt nooit een bezoek bij een klant terecht zonder dat iemand er bewust ja tegen heeft gezegd.

Simple-Simon werkbon app demonstratie voor servicebedrijven

Wat werkbon-typen opleveren per rol

Een werkbon-type raakt drie mensen tegelijk, en voor alle drie levert het iets anders op.

Voor de planner

Je hoeft bij het aanmaken van een bon niet meer te bedenken welke bijlages, checklists of lay-out erbij horen. Je kiest een type en de rest staat er. Je dagplanning begint met realistische duren in plaats van een schatting, en je ziet aan het icoon in het planbord meteen wat voor werk er staat.

Voor de monteur

Je krijgt alleen de vragen die bij deze klus horen, niet veertig velden waarvan er acht van toepassing zijn. De juiste werkinstructie zit al aan de bon vast, dus je weet voor je uitstapt wat er van je verwacht wordt. Afronden gaat sneller en je hoeft er thuis niets meer bij te zoeken.

Voor de eigenaar

Je krijgt bonnen terug die compleet zijn, waardoor je sneller en met minder correcties factureert vanuit je boekhouding. Verplichte formulieren worden niet meer vergeten, dus je audittrail klopt als er om gevraagd wordt. En contractbezoeken blijven niet liggen, want die staan vooraf al klaar.

Planner gebruikt een digitaal planbord om werkzaamheden en monteurs te plannen.

Wat werkbon-typen je concreet opleveren

Je zoekt nooit meer de juiste bijlages bij een klus, want die zitten aan het type vast.
Je krijgt bonnen compleet terug, omdat je monteur alleen de velden ziet die bij dit werk horen.
Je plant je dag met een realistische duur per klus in plaats van een schatting per planner.
Je stuurt je klant het bericht dat bij dit soort werk hoort, automatisch en op het juiste moment.
Je vergeet geen enkel contractbezoek meer, omdat het serviceschema ze vooraf voorstelt.
Je factureert sneller, omdat er minder bonnen terugkomen die eerst nog gecorrigeerd moeten worden.

Simple-Simon medewerker geeft een live demo van de werkbon app aan bezoekers op een vakbeurs.

Zo richt je je werkbon-typen in

Het klinkt als een project, maar de meeste bedrijven zijn er een middag mee bezig. Begin klein en breid uit zodra je ziet wat werkt.

Stap 1. Schrijf op welk werk je doet

Niet welke typen je in het systeem wil, maar welk werk je daadwerkelijk uitvoert. Installatie, storing, periodiek onderhoud, keuring, oplevering, garantie. Begin met de vier of vijf soorten die samen het grootste deel van je bonnen vormen.

Stap 2. Bepaal per soort wat er anders is

Welk formulier hoort erbij, welke checklist mag niet vergeten worden, hoe lang duurt het gemiddeld en wie mag het doen. Dit is het gesprek dat je normaal elke week opnieuw met je planner voert. Nu voer je het één keer.

Stap 3. Zet het vast in Simon

Je maakt de typen aan, hangt de formulieren, de lay-out, de duur, de skill, het icoon en het klantbericht eraan vast. Vanaf dat moment kiest degene die de bon aanmaakt alleen nog een type.

Stap 4. Zet het terugkerende werk in het serviceschema

Geef aan welk werk terugkomt en hoe vaak. Vanaf dan krijg je de voorstellen vanzelf op je scherm en hoef je ze alleen nog te bevestigen en in te plannen.

Veelgestelde vragen over werkbon PRO

Wat is een werkbon-type?

Een werkbon-type is een soort werk dat je vooraf inricht in Simple-Simon, bijvoorbeeld storing, installatie, periodiek onderhoud of keuring. Aan zo’n type hang je de formulieren en checklists die erbij horen, de PDF-lay-out, de gemiddelde werktijd, de vereiste vaardigheid, het icoon in het planbord en het bericht dat je klant krijgt. Bij het aanmaken van een werkbon kies je alleen nog het type en staat de rest er al in.

Hoeveel werkbon-typen kan ik aanmaken?

Je bent niet gebonden aan een vast aantal of aan vooraf bepaalde typen. Je maakt ze zelf aan in de woorden die in jouw bedrijf gebruikt worden, en je past ze aan zodra je werk verandert. In de praktijk beginnen de meeste bedrijven met vier tot zes typen die samen het grootste deel van hun bonnen dekken.

Kan elk werkbon-type een eigen PDF-lay-out hebben?

Ja. Je bepaalt per type hoe de werkbon eruitziet die je klant ontvangt. Een keuringsrapport krijgt daardoor de opmaak en de verplichte velden van een keuringsrapport, en een storingsbon die van een storingsbon. Je hoeft dus geen losse rapportjes meer buiten het systeem om bij te houden.

Kan ik verplichte formulieren en checklists per werkbon-type instellen?

Ja. Werk je met checklists per werkbon-type, dan krijgt je monteur precies die checklist te zien bij dat soort werk, en kun je velden verplicht maken voordat hij de bon mag afronden. Zo voorkom je dat een verplichte keuring of controle wordt overgeslagen omdat iemand er niet aan dacht, en houd je een audittrail voor certificeringen zoals VCA, TRA en LMRA of BRL.

Wat gebeurt er als een monteur de vereiste vaardigheid niet heeft?

Bij het inplannen zie je in het planbord welke monteurs de vereiste vaardigheid of het vereiste certificaat hebben voor dit type werk. Zo voorkom je dat een bon terechtkomt bij iemand die hem niet mag afronden, en dat je een tweede rit moet maken.

Krijgt mijn klant een ander bericht bij een storing dan bij onderhoud?

Ja, als je dat zo instelt. Per werkbon-type bepaal je welk bericht er automatisch uitgaat en op welk moment. Bij een storing kan dat een melding zijn dat de monteur onderweg is, bij periodiek onderhoud een uitnodiging waarin je klant kan bevestigen of een ander moment kan voorstellen. In het planbord zie je vervolgens of de klant heeft gereageerd. Wil je verder gaan en je klant zijn storing zelf laten melden, dan doe je dat met het klantportaal.

Plant het serviceschema mijn terugkerende werkbonnen automatisch in?

Het serviceschema stelt de terugkerende werkbonnen voor, het plant ze niet zonder jouw akkoord in. Op basis van het onderhoudsschema dat je per werkbon-type hebt vastgelegd zie je per klant en per adres welk werk eraan komt, bijvoorbeeld de bezoeken uit een onderhoudscontract. Je bevestigt of verschuift wat nodig is, en daarna sleep je de bon naar de juiste monteur in de buitendienstplanning. Zo houd je de tijdwinst zonder de controle te verliezen.

Wat is het verschil met de serviceschema’s in Asset Management PRO?

Asset Management PRO werkt met een onderhoudsschema per assettype, dus onderhoud dat aan een specifieke installatie hangt met een serienummer en een historie. Het serviceschema in Werkbon PRO werkt per werkbon-type en is bedoeld voor terugkerend werk dat niet aan een asset gekoppeld is, zoals de bezoeken uit een onderhoudscontract of een periodieke ronde. Veel bedrijven gebruiken beide naast elkaar, en je kunt de serviceschema’s per asset dus prima combineren met die per werkbon-type.

Zit Werkbon PRO in het standaardpakket?

Werkbon PRO is een aanvullende module boven op Simple-Simon. Het basispakket begint vanaf 30 euro per gebruiker per maand, de PRO-module komt daar bovenop. Je kunt twee weken gratis proberen en er zit geen contract aan vast, dus je kunt maandelijks opzeggen. Vraag de actuele meerprijs op via de prijzenpagina of in de demo.

Alle veelgestelde vragen

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €30 per maand per gebruiker!

Probeer gratis Start een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★

4.8/5 beoordeeld

Simple-Simon voor