Außendienstplanungssoftware: Personal und Arbeitsaufträge auf einen Blick planen

Was ist eine Außendienstplanungssoftware?

Eine Außendienstplanungssoftware ist ein digitales System, mit dem Sie Arbeitsaufträge, Monteure und Termine planen, anpassen und verwalten. Dabei berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit, Qualifikationen und Standorte Ihrer Mitarbeiter. Die gesamte Planung wird zentral verwaltet und Ihre Monteure sehen alle Änderungen in Echtzeit in der App auf ihrem Smartphone.

Der Unterschied zwischen Simple-Simon und einem herkömmlichen Kalender oder einer Excel-Tabelle liegt in der direkten Verknüpfung mit der Auftragsabwicklung. Ein Kalender zeigt lediglich Termine an. Was Sie auf der digitalen Plantafel einplanen, wird zu einem Arbeitsauftrag mit Kundendaten, Checklisten, Materialien und Unterschriften. Alle Informationen, die Ihr Monteur in der Arbeitsauftrags-App erfasst, sind innerhalb weniger Sekunden im Büro verfügbar. So bilden Planung, Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung einen durchgängigen Prozess statt drei voneinander getrennter Systeme.

Die meisten Unternehmen, die auf Simple-Simon umsteigen, haben zuvor mit einem Whiteboard an der Wand, einer Excel-Tabelle, die nach dem Teilen bereits wieder veraltet ist, oder einer WhatsApp-Gruppe gearbeitet, in der wichtige Änderungen zwischen Fotos und Nachrichten untergehen. Simple-Simon ersetzt diese drei Lösungen durch eine zentrale Übersicht. Ihren ersten Arbeitsauftrag können Sie bereits innerhalb von fünf Minuten erstellen.

Personalplanung: Wer arbeitet wann und wer hat noch freie Kapazitäten?

Bei der Personalplanung in Simple-Simon geht es nicht um einen Dienstplan an der Wand, sondern um den täglichen Einsatz Ihres Teams. Sie sehen für jeden Mitarbeiter die Arbeitszeiten, Urlaubstage, vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden und bereits geplanten Aufträge.

Für den Disponenten bedeutet das weniger Stress: Sie können freie Zeitfenster mit Aufträgen füllen, ohne ständig telefonieren zu müssen, und erkennen sofort, wenn ein Mitarbeiter überlastet ist. Als Unternehmer erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, ob Ihr Team vollständig ausgelastet ist oder noch Kapazitäten für zusätzliche Aufträge hat.

• Sie sehen die Verfügbarkeit Ihres gesamten Teams auf einem Bildschirm, in der Tages- oder Wochenansicht.

• Sie füllen freie Zeitfenster mit Aufträgen, die ohnehin noch eingeplant werden müssen.

• Sie tauschen Aufgaben zwischen zwei Monteuren einfach per Drag-and-drop aus. Beide erhalten automatisch eine Benachrichtigung.

• Sie geben Selbstständigen und externen Monteuren Zugriff auf ihre eigene Planung, ohne ihnen Einblick in Ihre Verwaltung zu gewähren.

Kapazitätsplanung: Gibt es mehr Aufträge als verfügbare Mitarbeiter?

Sie möchten nicht erst mitten in der Woche feststellen, dass 20 Stunden mehr eingeplant sind, als Ihr Team bewältigen kann. In Simple-Simon vergleichen Sie die geplanten Arbeitsstunden mit den verfügbaren Kapazitäten: pro Tag, pro Woche und pro Mitarbeiter.

Sehen Sie, dass ein Monteur bereits vollständig ausgelastet ist, während ein Kollege noch freie Kapazitäten hat? Dann verschieben Sie den Arbeitsauftrag einfach per Drag-and-drop. Die Zeiterfassung wird automatisch entsprechend angepasst. So verteilen Sie die Arbeit gleichmäßig und verhindern, dass einzelne Monteure dauerhaft überlastet werden.

Arbeiten Sie mit Wartungsverträgen, können Sie auch langfristig planen. Simple-Simon zeigt Ihnen, bei welchen Kunden in den kommenden Monaten Wartungsarbeiten anstehen und wie viele Arbeitsstunden dafür benötigt werden. So erkennen Sie bereits im September, ob Ihnen im Frühjahr ein zusätzlicher Monteur fehlen wird.

Verbinden Sie Ihre Planung mit Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-System

Simple-Simon lässt sich mit mehr als 80 Buchhaltungs-, CRM- und ERP-Systemen verbinden, darunter Exact, SnelStart, AFAS und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die von Ihren Monteuren erfassten Arbeitsstunden und verwendeten Materialien werden automatisch an Ihre Buchhaltung übertragen.

Das bedeutet, dass Ihre Planung nicht isoliert funktioniert, sondern direkt mit Ihrer Verwaltung verknüpft ist. Aus einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag wird eine Rechnung, ohne dass jemand die Daten manuell übertragen muss.