ZZP monteur inzetten: zo houd je grip op werkbonnen en uren

Het is drukker dan je eigen team aankan, dus je huurt een zzp monteur in voor een paar weken. Op de eerste dag gaat het goed. Op vrijdag komt de werkbon binnen, een foto van een handgeschreven briefje. De uren staan in een appje. En de gebruikte materialen? Daar moet je morgen even achteraan bellen.

 

Herkenbaar? Dan zit het probleem niet bij de zzp’er, maar bij hoe je het werk vastlegt. Een zzp monteur is snel ingezet. De administratie eromheen kost vaak meer tijd dan nodig is. In dit artikel lees je hoe je dat oplost, zonder dat je er een bureaucratisch proces van maakt.

Monteur vult een papieren werkbon in tijdens werkzaamheden op locatie.

Waarom zzp’ers zo vaak voor administratieve ruis zorgen

Zelfstandigen zijn een vaste factor in de installatiebranche. Volgens een position paper van Techniek Nederland uit september 2024 werken in de branche ruim 180.000 mensen, onder wie bijna 30.000 zelfstandigen. Dat cijfer is inmiddels ruim twee jaar oud, maar het laat zien dat bijna iedere installateur er vroeg of laat mee te maken krijgt.

Het probleem is dat elke zzp’er zijn eigen manier van werken meeneemt. De één schrijft alles op papier, de ander stuurt een foto, de derde mailt een lijstje aan het eind van de maand. Jij of je planner moet het vervolgens overtypen, nabellen en controleren.

Een liftenbedrijf dat we onlangs spraken, werkt met een team eigen monteurs en een wisselende groep zzp’ers. Hun pijn is helder: papieren werkbonnen die soms onleesbaar of onvolledig zijn, en niemand die achteraf nog weet wat er bij een bepaalde installatie eerder is gedaan. Hoe meer wisselende handen, hoe groter dat gat.

 

Wat je wilt weten van elke klus, ook als een zzp monteur hem doet

Het gaat niet om controle om de controle. Je wilt na elke klus dezelfde basis in handen hebben:

  • Je weet welke klus is uitgevoerd, bij welke klant en op welk adres.
  • Je ziet welke materialen zijn gebruikt, zodat je ze kunt doorberekenen.
  • Je hebt foto’s en een korte omschrijving van wat er is gedaan, voor het geval de klant belt.
  • Je krijgt de gewerkte uren op dezelfde plek binnen als de rest van het werk.

Als dat in één werkbon staat, hoef je niet meer te achterhalen wat er gebeurd is. Dat scheelt je kantoor uren, en het scheelt je een foutieve of vertraagde factuur.

Simple-Simon medewerker in gesprek met bezoekers tijdens een vakbeurs.

Één werkbon voor iedereen, zonder gedoe

De eenvoudigste oplossing is dat je eigen monteurs en zzp’ers met dezelfde werkbon app werken. De zzp’er krijgt zijn klus op zijn telefoon, vult de werkbon in op locatie en laat de klant tekenen. Alles komt direct bij jou binnen, in dezelfde vorm als het werk van je eigen mensen. Er is niets om over te typen.

Voor zzp urenregistratie werkt het net zo. Met urenregistratie in dezelfde app staan de uren van iedereen op dezelfde plek, bij de klus waar ze bij horen. Je hoeft niet te wachten op een uren-mail aan het eind van de maand, en je ziet meteen wat een klus heeft gekost.

Monteur krijgt uitleg over de Simple-Simon werkbon app tijdens een praktijktraining in de werkplaats.

En de kosten? Je betaalt alleen voor wie je nodig hebt

Een veelgehoorde zorg is dat je voor elke tijdelijke kracht een vaste licentie moet nemen. Bij Simple-Simon betaal je per gebruiker per maand, zonder contract. Je schaalt maandelijks op en af. Heb je in november drie zzp’ers extra nodig en in december geen? Dan pas je het aantal licenties aan. Je betaalt dus niet voor mensen die er niet zijn.

Monteur maakt kennis met software systeem Simple-Simon

Een korte opmerking over de juridische kant

Of iemand echt zelfstandig is, hangt af van de manier waarop jullie samenwerken, en daar gelden regels voor. Dat is geen vraag voor deze blog. Laat de beoordeling over aan je adviseur of branchevereniging. Wat wel geldt: een goede vastlegging van wat er is gedaan, wanneer en door wie, maakt het ook voor jou makkelijker om netjes af te rekenen en je werk te onderbouwen.

Monteur registreert gewerkte uren en werkzaamheden in de Simple-Simon werkbon app op een smartphone.

Zo pak je het in de praktijk aan

  1. Je spreekt vooraf af dat elke klus, ook van een zzp’er, met een werkbon wordt afgesloten.
  2. Je zet de zzp’er op de dag dat hij start in je systeem en haalt hem weg als de klus klaar is.
  3. Je controleert de werkbonnen aan het eind van de week op materialen en uren, zodat je meteen kunt factureren.
  4. Je laat de factuur klaarzetten vanuit de werkbon, in plaats van hem over te tikken.
Sales Team medewerkers samen op de foto.

Minder administratie, meer overzicht

Of je nu vier eigen monteurs hebt of er een paar zzp’ers bij huurt: als iedereen dezelfde werkbon invult, hoef je niet meer achter uren en materialen aan. Wil je zien hoe dat werkt voor jouw team?

Plan een demo

Veelgestelde vragen over de zzp monteur

Hoe leg ik het werk van een zzp monteur het beste vast?
Via een digitale werkbon per klus, met uren, materialen en foto’s. Dezelfde werkbon als je eigen monteurs gebruiken, zodat alles in één overzicht staat.  
Moet een zzp monteur ook zijn uren registreren in mijn systeem?
Dat kan, en het is praktisch: de uren staan dan direct bij de klus. Maak hier vooraf duidelijke afspraken over in je overeenkomst.
Betaal ik een volledige licentie voor een zzp’er die maar een maand werkt?
Bij een maandelijks opzegbare licentie per gebruiker betaal je alleen voor de maanden dat iemand werkt.
Is een zzp monteur inzetten juridisch altijd veilig?
Dat hangt af van de situatie en is niet iets dat deze blog beantwoordt. Vraag je adviseur of branchevereniging om te beoordelen hoe jullie samenwerken.