Werken met onderaannemers: zo voorkom je chaos in uren, meerwerk en facturatie

Je vaste ploeg is vol, de opdracht loopt door, en dus schakel je een onderaannemer of zzp’er bij. Logisch en steeds gewoner in de installatie- en servicebranche. Maar dan begint het gepuzzel: wie heeft welke uren gemaakt, wat is er aan meerwerk bijgekomen, en klopt de factuur straks nog met wat er werkelijk op de klus is gebeurd? Werken met onderaannemers is voor veel bedrijven inmiddels een vast onderdeel van de bedrijfsvoering geworden, maar de administratie eromheen is dat vaak nog niet.

Monteur in werkkleding voert werkzaamheden uit bij een servicewagen.

Waarom je steeds vaker met onderaannemers en zzp’ers werkt

Dit is geen keuze die uit het niets komt. Installatie- en bouwbedrijven werken van oudsher projectmatig: per klus schakel je specialisten in die ook voor andere opdrachtgevers werken. ABN AMRO liet in een sectoranalyse uit 2025 zien dat in de gespecialiseerde bouw, waar de installatiebranche onder valt ongeveer 62 procent van de benodigde arbeid door vaste werknemers wordt ingevuld. De rest loopt via zelfstandigen en onderaannemers, juist omdat dat de flexibiliteit geeft om drukte op te vangen zonder meteen personeel aan te nemen. Voor de algemene bouw ligt dat aandeel zelfstandigen nog veel hoger, ruim de helft.

Die flexibiliteit is dus een reëel voordeel. Het probleem zit niet in het inzetten van onderaannemers en zzp’ers zelf, maar in hoe je hun werk vastlegt zodra ze op de klus staan.

Monteur bekijkt technische documenten en tekeningen op papier.

Waar het misgaat: uren, meerwerk en losse eilanden

In gesprekken met installatie- en aannemingsbedrijven komt hetzelfde patroon steeds terug. Onderaannemers werken vaak op basis van een aanneemsom die in termijnen wordt uitbetaald, en het bijhouden van die termijnen gebeurt dan nog in een Excel-bestand naast de rest van de administratie. Zodra er op de vloer meerwerk ontstaat — een extra leiding, een onvoorziene aanpassing is het gissen hoeveel uur daar precies in zit en wie dat heeft gedaan. Er is geen controle op de uren van een onderaannemer die op regiebasis werkt, de communicatie tussen buitendienst en kantoor verloopt via app-berichten en telefoontjes, en aan het eind van de maand blijkt iedereen met zijn eigen lijstje te werken. Systemen en processen staan los van elkaar, en niemand heeft het volledige overzicht.

Dat merk je pas echt op het moment dat je het meerwerk aan je eigen opdrachtgever moet doorbelasten en je geen sluitend bewijs hebt van wat er is gebeurd, door wie en wanneer.

Monteur voert onderhoud uit aan een elektrische schuifpoort.

Wat het je kost

Drie dingen lopen hier snel mis. Ten eerste raakt je facturatie vertraagd, omdat je eerst bij de onderaannemer moet navragen wat er nu precies is gedaan voordat je de klant kunt factureren. Ten tweede sta je zwakker in een discussie over meerwerk als je geen foto’s, tijdstempels of ondertekende werkbonnen hebt om je claim te onderbouwen en die discussies kosten tijd en soms omzet. Ten derde is er een risico dat weinig bedrijven scherp op het netvlies hebben: ketenaansprakelijkheid. Als jouw onderaannemer zijn loonheffing niet afdraagt, kan de Belastingdienst jou als opdrachtgever in de keten aansprakelijk stellen voor dat bedrag. De Kamer van Koophandel is daar in maart 2026 nog duidelijk over: je moet goed bijhouden welk bedrag aan loon, loonheffing en btw de onderaannemer verschuldigd is, en dat begint bij een nette, centrale administratie van wie waar wanneer heeft gewerkt.

Monteur met veiligheidshelm en veiligheidshesje gebruikt een tablet bij een machine.

Zo hou je grip, ook als de klus deels via onderaannemers loopt

De oplossing zit niet in minder met onderaannemers werken, maar in hetzelfde systeem gebruiken voor iedereen die op de klus staat vaste monteur, zzp’er of onderaannemer. Praktisch betekent dat drie dingen.

Eerst en vooral: uren en regiewerk digitaal en per persoon vastleggen, in plaats van in een los Excel-bestand dat achteraf wordt bijgewerkt. Met urenregistratie log je wie waaraan heeft gewerkt, inclusief eventuele toeslagen, zodat je aan het eind van een termijn niet meer hoeft te puzzelen hoeveel uur er in een aanneemsom is gaan zitten.

Daarnaast helpt het om meerwerk op het moment zelf vast te leggen, met een foto en een korte toelichting, in plaats van het achteraf uit je hoofd te moeten reconstrueren. Via rapportages komt die documentatie automatisch terecht in een dossier dat je direct kunt gebruiken richting je eigen opdrachtgever met bewijs, niet met een gok.

Tot slot: zorg dat die geregistreerde uren en werkzaamheden direct doorstromen naar je boekhoudpakket, zodat de termijnfactuur aan je opdrachtgever klopt met wat er daadwerkelijk is gebeurd. Simple-Simon koppelt metmeer dan 80 boekhoud- en ERP-systemen, dus die stap hoef je niet handmatig te zetten.

Het mooie is dat je onderaannemers en zzp’ers hiervoor niet apart hoeft op te leiden: ze openen dezelfde app als je eigen monteurs, kiezen de klus waar ze aan werken, en registreren hun uren en bevindingen net zo simpel. Geen aparte tool, geen extra Excel-bestand, geen losse eilanden.

Monteur krijgt uitleg over de Simple-Simon werkbon app tijdens een praktijktraining in de werkplaats.

Veelgestelde vragen

Kunnen onderaannemers en zzp’ers ook in Simple-Simon werken, of is het alleen voor eigen personeel?Onderaannemers en zzp’ers gebruiken dezelfde mobiele app als je vaste monteurs. Ze zien alleen de klussen die voor hen relevant zijn en registreren daar hun uren, materialen en eventueel meerwerk.

Hoe leg ik meerwerk vast zodat ik het kan doorbelasten aan mijn opdrachtgever?Door meerwerk op het moment zelf te melden met een foto en toelichting in de app, in plaats van het achteraf te reconstrueren. Dat dossier gebruik je vervolgens als onderbouwing richting je klant.

Wat is ketenaansprakelijkheid en waarom raakt dat mijn administratie?Als de onderaannemer die je inhuurt zijn loonheffing niet betaalt, kun je daarvoor als opdrachtgever aansprakelijk worden gesteld. Een centrale, kloppende registratie van uren en werkzaamheden is geen wet, maar wel de basis om dat risico te beperken.

Sales Team medewerkers samen op de foto.

Herken jij je in dit verhaal?

Werk jij ook nog met losse werkbonnen, Excel-lijsten die overgetypt moeten worden of storingsmeldingen die via mail, telefoon én WhatsApp binnenkomen?

Plan een demo