Het is maandagochtend en je boekhouder vraagt om de uren van vorige week. Je monteur weet het ongeveer. Het whatsappbericht van vrijdag geeft een indicatie. Het papieren briefje in de bus klopt niet helemaal met wat er echt is gebeurd. Uiteindelijk vul je een schatting in, en die schatting bepaalt wat je factureert.
Dat is geen slordigheid. Het is een symptoom van hetzelfde probleem dat de installatiebranche breed raakt: niet de vraag naar werk is het probleem, maar de zichtbaarheid op wat er met je capaciteit gebeurt. Een recent artikel over personeelstekorten in de bouw en installatietechniek stelt het scherp: de grootste winst zit niet in meer vakmensen, maar in uitzoeken waar je vakmensen tijd verliezen. Urenregistratie is precies het instrument waarmee je dat zichtbaar maakt, mits je het goed inricht.
Onderzoek van Salesforce naar de buitendienst laat een cijfer zien dat de meeste ondernemers wel herkennen: vakmensen en technici verliezen wekelijks bijna een volledige werkdag aan randzaken zoals handmatige data-invoer. Geen productief werk, geen factureerbare uren, gewoon administratie die ergens anders al een keer is ingevoerd.
Bij een team van vijf monteurs is dat al snel een dag per persoon per week die verdwijnt in overtypen, corrigeren en achteraf uitzoeken. Reken dat om naar een jaar en je hebt het over een halve tot een hele fte die je al in dienst hebt, maar die je niet kunt inzetten omdat de administratie in de weg zit.
Het punt is niet dat je monteurs hun uren niet bijhouden. Het punt is dat die uren op te veel plekken tegelijk bestaan: op papier, in een app-melding, in het hoofd van de monteur, en uiteindelijk in een Excel-rij die iemand op kantoor met de hand heeft overgetypt.
Uit de implementatiegesprekken van de afgelopen weken kwamen steeds dezelfde vijf knelpunten naar boven.
Je noteert uren op papier en typt ze later over.
Elke overtypslag is een kans op een fout en een moment waarop niemand meer precies weet of het cijfer klopt. Tegen de tijd dat de uren in het systeem staan, kan niemand meer navertellen of de 6 uur op de bon nu inclusief reistijd was of niet.
Je splitst werktijd, reistijd en pauzes niet.
Als alles onder één post “gewerkte uren” valt, kun je nooit zien of de winstmarge op een job daalt door de klus zelf of door de rit ernaartoe. Dat onderscheid is precies waar je op moet sturen als je capaciteit wilt vrijmaken.
Je koppelt uren niet automatisch aan het juiste project of de juiste klant.
Een monteur die op één dag drie klussen doet, moet dan zelf onthouden welk uur bij welke klant hoort. Bij drukte gaat dat mis, en dan factureer je te weinig of moet je achteraf gaan puzzelen.
Je controleert uren pas aan het einde van de maand.
Dan is de kans dat iemand zich nog een foutje van drie weken geleden herinnert vrijwel nul. Fouten die je per werkbon direct had kunnen corrigeren, blijven onopgemerkt tot de rapportage er is, en dan is het te laat om iets te doen.
Je stuurt uren los van de werkbon naar de boekhouding.
Twee aparte stromen betekent twee keer kans op een afwijking, en een boekhouder die moet puzzelen welke uren bij welke bon horen voor hij kan factureren.
Geen van deze vijf gaat over discipline van je monteurs. Ze gaan allemaal over een systeem dat uren op de verkeerde plek laat ontstaan.
De meeste tijdwinst zit niet in een extra app voor uren, maar in het weglaten van de vraag “waar staan de uren ook alweer”. Op een digitaal planbord zie je in één oogopslag wie waar staat en hoe ver een job is. Aan de werkbon app zelf registreert je monteur werktijd, reistijd en pauzes met een paar tikken op zijn telefoon, direct gekoppeld aan de klant en het project waar hij op dat moment voor staat.
Dat verandert het gesprek op kantoor. Je vraagt niet meer aan een monteur hoe zijn week eruitzag, je ziet het.
Daarna kun je de rest automatiseren:
Urenregistratie omgooien voelt al snel als een project van maanden. Dat hoeft niet.
Zo weet je binnen een maand of de aanpassing werkt, met een cijfer erbij in plaats van een gevoel.
Wat is het verschil tussen urenregistratie en tijdregistratie?
In de praktijk worden beide termen door elkaar gebruikt voor hetzelfde: het vastleggen van gewerkte uren, reistijd en pauzes van je buitendienstmedewerkers. Bij Simple-Simon gebeurt dit rechtstreeks op de werkbon, niet in een los systeem ernaast.
Moet ik reistijd apart registreren van werktijd?
Ja, als je wilt weten waar je capaciteit echt naartoe gaat. Zonder dat onderscheid zie je alleen het totaal aantal uren, niet of de winst op een job wegvloeit naar de rit ernaartoe. Simple-Simon laat je monteur dit met een paar tikken splitsen tijdens het afronden van de werkbon.
Werkt urenregistratie ook zonder vaste dienstverbanden, bijvoorbeeld met zzp’ers?
Ja. Zelfstandige onderaannemers registreren hun uren op dezelfde manier via de app, gekoppeld aan de werkbon waarvoor zij zijn ingepland. Dat is met name relevant voor bedrijven die met wisselende bezetting werken.
Kan ik geregistreerde uren automatisch laten doorstromen naar mijn boekhoudpakket?
Ja. Simple-Simon koppelt aan meer dan 80 ERP- en boekhoudsystemen, zodat geregistreerde uren op een afgeronde werkbon automatisch klaarstaan voor facturatie, zonder dat iemand ze nog een keer hoeft over te typen.
Is dit ook haalbaar voor een klein team van twee of drie monteurs?
Juist bij een klein team telt elk uur harder mee. Bij drie monteurs is één uur per dag aan onduidelijke urenregistratie al snel enkele procenten van je totale capaciteit. Simple-Simon is binnen een dag operationeel, ook voor kleine teams.
Uren bijhouden is bij vrijwel elk installatiebedrijf al de gewoonte. Het probleem zit zelden in de discipline en bijna altijd in het aantal plekken waar diezelfde uren opnieuw worden ingevoerd. Breng die uren samen op de werkbon, en je ziet niet alleen waar de tijd blijft, maar ook waar je zonder nieuwe mensen aan te nemen alsnog meer werk verzet krijgt.
Benieuwd hoe urenregistratie er in de praktijk uitziet op de werkbon? Probeer Simple-Simon 14 dagen gratis of plan een demo.
