Zeiten erfassen wie ein PRO

Arbeit vor acht Uhr morgens wird mit einem besonderen Zuschlag vergütet, Wochenendarbeit ebenfalls, und Rückfahrzeiten werden separat erfasst. Im Büro muss jemand diese Stunden jeden Monat manuell aufschlüsseln. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Mit der Zeiterfassung PRO von Simple-Simon erfasst Ihr Monteur seine Arbeitszeiten nur einmal, direkt auf einem Arbeitsauftrag oder einer Aufgabe. Der passende Buchungscode und der entsprechende Zuschlagssatz werden automatisch zugeordnet. Im Büro werden die erfassten Stunden geprüft, bei Bedarf angepasst und freigegeben. Kein manuelles Übertragen, kein aufwendiges Nachrechnen.

Monteur registreert gewerkte uren op een smartphone met de Simple-Simon app.

So funktioniert die Zeiterfassungs-App für Ihre Monteure

Ihr Monteur öffnet die App auf seinem eigenen Smartphone oder Tablet, wählt den entsprechenden Auftrag aus und erfasst seine Stunden, sobald die Arbeit erledigt ist. Arbeitszeiten, Fahrtzeiten und Pausen werden separat erfasst, sodass er nichts selbst zusammenrechnen muss. Arbeitet er in einem Keller oder einem Technikraum ohne Netzempfang, funktioniert die App auch offline und synchronisiert alle Daten automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Im Büro sehen Sie die erfassten Stunden bereits im Laufe des Tages, anstatt erst am Freitag, wenn die Stundenzettel auf Ihrem Schreibtisch liegen. Genau das ist der Vorteil der digitalen Zeiterfassung: Die Arbeitsstunden sind bereits erfasst, bevor jemand danach fragen muss. Die App funktioniert auf iOS und Android. Ihr Monteur muss keine Buchungscodes kennen, denn diese sind automatisch mit der ausgewählten Stundenart verknüpft.

Planner werkt achter meerdere beeldschermen op kantoor voor het plannen van de buitendienst.

Die Aufschlüsselung der Arbeitsstunden kostet Sie derzeit die meiste Zeit

Nicht die Zeiterfassung ist das Problem, sondern die Aufschlüsselung der Stunden. Feiertagsarbeit, Wochenendarbeit und Überstunden werden unterschiedlich vergütet. Solange diese Zeiten in einer Excel-Tabelle oder auf einem handgeschriebenen Stundenzettel erfasst werden, muss jemand im Büro jeden Monat alles manuell nachrechnen. Und selbst dann ist nicht sicher, ob die Berechnungen stimmen.

Mit Zeiterfassung PRO erfolgt die Aufschlüsselung bereits bei der Zeiterfassung. Ihr Monteur wählt in der App aus, welche Tätigkeit er ausgeführt hat, und Simple-Simon ordnet automatisch den passenden Buchungscode und den entsprechenden Zuschlagssatz zu. Im Büro kommen somit keine unbearbeiteten Stundenlisten an, sondern bereits aufgeschlüsselte Tagesnachweise, die nur noch geprüft werden müssen.

Was Sie für jede Stundenart festlegen können

Sie bestimmen selbst, welche Stundenarten es in Ihrem Unternehmen gibt und welche Buchungscodes und Prozentsätze ihnen zugeordnet werden. Alle Einstellungen werden zentral im Büromodul verwaltet, sodass jeder Mitarbeiter dieselben Definitionen verwendet.

Hier ein Beispiel für die am häufigsten verwendeten Stundenarten:

Stundenart	Buchungscode	Prozentsatz oder Tarif	Worauf wird gebucht?
Reguläre Arbeitszeit	ARBEIT-100	100 %	Arbeitsauftrag oder Aufgabe
Arbeit vor 08:00 Uhr	FRUEH-125	125 %	Derselbe Arbeitsauftrag
Überstunden außerhalb der regulären Arbeitszeit	UEB-125	125 %	Derselbe Arbeitsauftrag
Samstagsarbeit	SA-150	150 %	Arbeitsauftrag oder Aufgabe
Sonn- und Feiertagsarbeit	FEIERTAG-200	200 %	Arbeitsauftrag oder Aufgabe
Fahrtzeiten im Inland	FAHRT-100	100 %	Unabhängig vom Arbeitsauftrag
Fahrtzeiten im Ausland	FAHRT-INT	Individueller Tarif	Unabhängig vom Arbeitsauftrag
Werkstattarbeit und interne Tätigkeiten	INTERN	100 %	Separate Aufgabe
Urlaub und Krankheit	URLAUB	Nicht zutreffend	Separate Aufgabe

Digitale urenregistratie van monteurs in Simple-Simon op een laptop.

Stunden freigeben: Das Büro prüft, korrigiert und genehmigt

Die vom Monteur erfassten Stunden werden von der Verwaltung überprüft. Im Büro sehen Sie den eingereichten Tagesnachweis, vergleichen die erfassten Stunden mit den geplanten Arbeitszeiten, korrigieren bei Bedarf Abweichungen und geben die Stunden anschließend per Unterschrift frei.

Ab diesem Zeitpunkt ist eindeutig dokumentiert, welche Stunden erfasst wurden und wer sie genehmigt hat. Nur die freigegebenen Stunden werden in Ihren Berichten berücksichtigt.

Das vermeidet spätere Diskussionen. Sie müssen nicht mehr nachvollziehen, wer welchen Stundenzettel wann eingereicht hat. Möchte ein Monteur seine Stunden korrigieren, erfolgt dies vor der Freigabe und nicht erst danach.

Twee servicemonteurs lopen naar een klantlocatie voor een onderhouds- of serviceklus.

Stunden auf einem Arbeitsauftrag oder einer Aufgabe erfassen

Nicht jede Tätigkeit gehört zu einem Arbeitsauftrag. Ein Monteur arbeitet beispielsweise einen Vormittag in der Werkstatt, fährt zu einem Lieferanten oder hat einen Tag Urlaub. Mit Zeiterfassung PRO kann er diese Stunden einfach auf eine separate Aufgabe buchen. So erhalten Sie am Ende der Woche einen vollständigen Stundennachweis, in dem keine Arbeitszeiten fehlen.

Overzicht van digitale urenregistratie en reistijd in Simple-Simon.

Berichte und Export

Filtern Sie nach Datum, Monteur oder Projekt und erhalten Sie sofort die gewünschte Übersicht. Tages-, Wochen- und Monatssummen pro Monteur und Buchungscode lassen sich als PDF-Stundennachweis oder Excel-Datei exportieren. Genau diese Übersicht benötigen Sie für den Monatsabschluss: geleistete Arbeitsstunden, Überstunden und Fahrtzeiten, übersichtlich nach Buchungscodes aufgeschlüsselt.

Wenn Sie nach einem Projekt filtern, sehen Sie, wie viele Stunden bisher dafür aufgewendet wurden und ob diese noch im geplanten Budget liegen. So erkennen Sie bereits während der Projektdurchführung, wenn ein Auftrag aus dem Ruder läuft, und nicht erst bei der Schlussabrechnung.

Vrouw geeft een presentatie tijdens een zakelijke bijeenkomst.

Welche konkreten Vorteile bietet Ihnen die Zeiterfassung?

Sie müssen keine Arbeitsstunden mehr manuell übertragen, da Ihre Monteure ihre Zeiten nur einmal auf dem Smartphone erfassen.

Sie müssen keine Zuschläge mehr nachberechnen, da Überstunden sowie Wochenend- und Feiertagsarbeit bereits den richtigen Buchungscodes zugeordnet sind.

Sie erfassen Fahrtzeiten und Arbeitszeiten getrennt, auch bei Fahrten ins Ausland.

Sie geben nur die Stunden frei, die Sie selbst geprüft und genehmigt haben.

Sie stellen Ihrer Lohnbuchhaltung die Gesamtstunden pro Monteur und Buchungscode zur Verfügung, als Excel-Datei oder PDF-Stundennachweis.

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung PRO

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