Servicemonteur bij bedrijfswagen op weg naar een klant.

Personeelstekort oplossen? Kijk eerst naar je planning, niet naar je vacatures

Je hoort het overal in de installatiebranche: er is genoeg werk, maar niet genoeg mensen om het uit te voeren. Je zet een vacature online, wacht weken op reacties, en ondertussen schuift de planning van deze week alweer door naar volgende week. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Techniek Nederland meldde eind juni dat de branche weliswaar blijft groeien, maar dat steeds vaker de beschikbare uitvoeringscapaciteit bepaalt of een project wel of niet doorgaat, niet de vraag naar werk.

 

Het goede nieuws: personeelstekort oplossen betekent niet automatisch dat je meer monteurs moet vinden. Vaak zit de grootste winst dichterbij, in hoe je de mensen die je al hebt inzet.

Klant van Simple-Simon die de kantoormodule gebruikt

Wat de cijfers laten zien

Volgens het persbericht van Techniek Nederland groeit het productievolume in de installatiebranche dit jaar met 2,1 procent, met een uitschieter van 13,1 procent in infrastructuur. Installatietechniek maakt inmiddels 42,8 procent uit van de bouwsom in utiliteitsbouw en 19,5 procent in woningbouw: installateurs zijn onmisbaarder dan ooit in elk bouwproject. Maar de branchevereniging is duidelijk over de keerzijde: personeelstekorten, netcongestie en regelgeving remmen die groei af. Niet de orderportefeuille is het probleem. De uitvoering is de bottleneck.

Dat merk je in de praktijk het eerst op de vloer van je planning: een monteur die een uur staat te wachten op materiaal, een klus die uitloopt omdat de voorbereiding niet klopte, of een tweede rit naar een klant omdat er iets vergeten is. Dat zijn geen incidenten. Dat is weggelekte capaciteit, elke dag opnieuw.

Monteur krijgt uitleg over de Simple-Simon werkbon app tijdens een praktijktraining in de werkplaats.

Het echte probleem is vaak niet de monteur, maar het proces

Installatiebedrijf Bonarius liep tegen precies dit vraagstuk aan en stelde zichzelf een andere vraag. In plaats van “hoe vinden we meer monteurs” werd het “hoe zetten we de monteurs die we hebben efficiënter in”. Het antwoord was de zogeheten zwerm-aanpak: monteurs werken wijkgericht en combineren onderhoud, inspectie en reparatie in één bezoek, materialen liggen vooraf klaar en onderdelen worden waar mogelijk in de werkplaats voorbereid in plaats van ter plaatse. Het resultaat is minder onnodige ritten en meer afgeronde klussen per dag, met hetzelfde team.

De kernvraag die daaruit volgt is simpel te stellen, maar het antwoord is voor veel bedrijven ongemakkelijk: waar verliest je team elke dag tijd, en zie je dat eigenlijk wel?

Monteur en klant bekijken samen informatie op een smartphone bij wasmachines.

Waar capaciteit in de praktijk weglekt

Bij veel installatie- en servicebedrijven zit het antwoord niet in één groot probleem, maar in een stapeling van kleine lekken. We zagen dat deze week nog letterlijk terug in een gesprek met een snelgroeiend bedrijf in de reiniging en renovatie. Zolang het bedrijf klein was, ging de weekplanning prima via WhatsApp en een belletje. Nu het team uitbreidt naar meerdere ploegen en grotere projecten, is die aanpak niet meer bij te houden: herplannen kost tijd, is foutgevoelig en is achteraf nauwelijks te herleiden wie wat wanneer heeft gedaan of hoeveel wachttijd er precies in een klus zat.

Dat patroon zien we breder terug:

Je plant handmatig via WhatsApp of telefoon, en zodra er iets wijzigt, moet je iedereen opnieuw bereiken. Je monteur belt onderweg naar kantoor voor informatie die hij eigenlijk al op zijn telefoon had moeten zien. Je werkbon komt een dag te laat binnen, of helemaal niet, waardoor de facturatie vertraagt en je omzet later binnenkomt dan nodig. Je legt reis-, wacht- en werktijd niet apart vast, waardoor je nooit precies weet waar de uren van je team naartoe gaan.

Geen van deze problemen vraagt om een extra monteur. Ze vragen om een proces dat meer uit je bestaande team haalt.

Twee servicemonteurs voeren een rioolinspectie en onderhoud uit bij een woning met een servicebus.

Hoe je grip krijgt op capaciteit zonder te werven

De aanpak van Bonarius is niet voor elk bedrijf één op één te kopiëren, maar het achterliggende principe wel: maak zichtbaar waar tijd weglekt, en digitaliseer dat proces zodat het vanzelf beter gaat.

Dat begint bij je planning. Met een digitaal planbord zie je in één oogopslag wie waar mee bezig is en waar nog ruimte in de dag zit, in plaats van dat je dat probeert te onthouden of terug moet zoeken in een groepsapp. Vervolgens komt de administratie op de klus zelf. Met een werkbon-app vult je monteur de werkbon direct op de klus in op zijn telefoon, inclusief materiaal, uren en foto’s, zodat er niets dubbel hoeft te worden ingevoerd op kantoor en de facturatie niet vaststaat te wachten op een papiertje dat nog moet worden overgetypt. En omdat je buitendienstplanning meegroeit met je team, blijft plannen behapbaar, ook als je van drie naar tien monteurs gaat.

Het effect is niet dat je plotseling minder werk hebt. Het effect is dat je team meer van dat werk daadwerkelijk afkrijgt, zonder dat je een nieuwe vacature online hoeft te zetten.

Werkbon uitleg via de telefoon

Veelgestelde vragen over personeelstekort en capaciteit

Is personeelstekort oplossen alleen een kwestie van meer mensen aannemen?Nee. Meer monteurs helpt alleen als je ze ook geschikt werk kunt aanbieden en als je huidige planning al efficiënt is. Veel bedrijven halen eerst meer capaciteit uit hun bestaande team door reistijd, wachttijd en dubbele administratie terug te dringen, voordat ze gaan werven.

Hoeveel capaciteit kost slechte planning een installatiebedrijf gemiddeld?

Dat verschilt sterk per bedrijf en is niet in één landelijk gemiddelde te vangen. Wat wel vaststaat, is dat elke onnodige rit, elk wachtmoment op materiaal en elke werkbon die opnieuw moet worden ingevoerd, rechtstreeks van je beschikbare uren afgaat.

Wat kan ik morgen al doen om capaciteit te vergroten zonder extra personeel?

Begin met zichtbaar maken waar je team tijd verliest: reistijd, wachttijd op materiaal, en tijd aan dubbele administratie. Een digitaal planbord en een werkbon-app maken dat inzicht en de oplossing in één stap mogelijk.

Is dit alleen relevant voor grote installatiebedrijven?

Nee, juist voor kleinere bedrijven met twee tot tien buitendienstmedewerkers is elke verloren uur relatief zwaarder, omdat er geen buffer is om dat op te vangen.

Support team Simple-Simon werkbon app — altijd bereikbaar voor servicebedrijven

Tot slot

Personeelstekort in de installatiebranche is een reëel probleem, maar het is niet per se een wervingsprobleem. Voordat je de arbeidsmarkt op moet, is het de moeite waard om eerst te kijken waar je huidige team tijd verliest aan planning en administratie. Wil je zien hoeveel tijd dat in jouw bedrijf kan schelen?

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo