Monteurs inplannen: je hebt geen werk tekort, je hebt uren tekort

Maandagochtend, kwart voor zeven. Het orderboek zit vol tot ver in het najaar. En toch schuif je voor de derde week op rij dezelfde onderhoudsklus door.

 

Niet omdat er geen werk is. Omdat er geen monteur vrij is op het moment dat die klus past.

Dat is geen pech en geen slechte verkoop. Dat is een probleem van monteurs inplannen.

Het werk zelf gaat niet minder worden. In het rapport Economische vooruitzichten 2027 en verder, dat Bouwkennis maakte in opdracht van Techniek Nederland, groeit het productievolume in de installatiebranche met 2,1 procent in 2026, 0,4 procent in 2027 en 1,7 procent in 2028. Het aandeel installatietechniek in de bouwsom stijgt in alle segmenten: in de utiliteitsbouw naar gemiddeld 42,8 procent, in de woningbouw naar 19,5 procent. De branche waarschuwt daarbij dat niet de vraag bepaalt of projecten doorgaan, maar de beschikbare uitvoeringscapaciteit.

En die capaciteit is krap. Volgens de arbeidsmarktprognose van Wij Techniek zijn er tot 2029 tienduizenden vakmensen extra nodig, en loopt het tekort met meer dan 15.000 mensen op als de instroom terugvalt van 24.000 naar 20.000 per jaar.

Vakmensen bijhalen is de structurele oplossing. Maar dat lost je maandagochtend niet op. Wat je deze maand wel kunt doen: zorgen dat de uren die je al in dienst hebt ook echt aan klussen worden besteed.

Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Reken het gat in je week eens uit

Neem één monteur, acht uur dienst. Op de planning staan vier klussen: twee servicebezoeken van drie uur en twee onderhoudsbeurten van een uur.

Het eerste servicebezoek loopt een half uur uit, want de situatie ter plekke is anders dan gedacht. Bij het tweede adres is niemand thuis, dus twintig minuten wachten en bellen. En de ritten ertussen zijn samen twintig minuten langer dan nodig, omdat de klussen op naam zijn ingepland en niet op route.

Dan zit je op ruim een uur per monteur per dag. Bij de bedrijven waarmee we in gesprek zijn ligt dat tussen de drie kwartier en anderhalf uur.

Vijf monteurs, vijf dagen, gemiddeld een uur: 25 uur per week. Dat is meer dan een halve fte aan buitendienstcapaciteit die je elke maand betaalt en niet inzet. Reken je met een uurtarief van 65 euro, dan staat daar elke week ruim 1.600 euro aan werk tegenover dat je niet uitvoert.

Het punt is niet dat je monteurs te weinig doen. Het punt is dat je niet ziet waar de uren blijven.

Werkbon uitleg via de telefoon

Vijf plekken waar je capaciteit weglekt

Je schat de duur van een klus per keer opnieuw in.

Zonder vaste standaardduren, bijvoorbeeld drie uur voor een servicebezoek, acht uur voor een installatie en een uur voor onderhoud, plan je elke week opnieuw op gevoel. Te ruim betekent een gat in de agenda, te krap betekent overwerk.

Je plant op naam, niet op route.

De klus gaat naar de monteur die je het eerst te binnen schiet. Twintig minuten extra rijden per rit is bij vier ritten al ruim een uur per monteur per dag, en die tijd factureer je nooit.

Je monteur weet pas bij aankomst wat er echt speelt.

Dan volgt het telefoontje naar kantoor, en staat er ondertussen iemand stil. Een ondernemer verwoordde het onlangs zo: mijn monteurs bellen me de hele dag voor informatie die ze op hun telefoon zouden moeten kunnen zien.

Spoedmeldingen komen binnen op de telefoon, niet in de planning.

Wie het hardst belt krijgt de eerste plek, niet wie het dichtst in de buurt is of het minst volle dag heeft. Eén spoedklus schuift dan een halve dag van iemand anders om.

Je legt gepland en werkelijk nooit naast elkaar.

Aan het eind van de week weet je niet welke klus twee uur meer kostte dan ingepland. En zonder die terugkoppeling plan je volgende maand met precies dezelfde aannames.

Geen van deze vijf gaat over harder werken. Ze gaan allemaal over zichtbaarheid.

Simple-Simon medewerker geeft een live demo van de werkbon app aan bezoekers op een vakbeurs.

Monteurs inplannen begint bij zien wat er staat

De eerste winst zit niet in een slimmer algoritme. Die zit in één overzicht waarin de planning, de klus en de werkelijke tijd bij elkaar staan. Zet je de week op het digitaal planbord van Simple-Simon, dan zie je wie ruimte heeft voordat je gaat bellen.

  • Je plant klussen met een vaste standaardduur op het digitaal planbord, zodat een gat of overwerk zichtbaar is voordat de week begint.
  • Je monteur start en stopt de klus in de werkbon app, zodat je de werkelijke tijd naast de geplande tijd kunt leggen.
  • Je stuurt de klant automatisch bericht via klantcommunicatie, zodat je monteur niet voor een dichte deur staat.
  • Je hangt de historie aan het adres in objectbeheer, zodat je monteur weet wat er vorige keer is gebeurd voordat hij uitstapt.
  • Je ziet in de rapportages welke klussen structureel uitlopen, zodat je volgende maand met echte duren plant.
Gebruiker maakt een serviceticket aan in het Simple-Simon klantportaal op een laptop.

Begin bij één week, niet bij een heel systeem

De valkuil is dat dit als project gaat voelen, met een keuze, een projectgroep en een startdatum die naar het najaar schuift. Doe het kleiner:

  1. Meet één week hoeveel tijd per monteur naar wachten, rijden en bellen gaat.
  2. Kijk waar de grootste post zit: de reistijd, de misgeschatte duren of de spoedmeldingen.
  3. Los alleen die post op, met één monteur en één type klus.
  4. Meet vier weken later opnieuw.

Zo weet je binnen een maand of je iets hebt opgelost, en heb je een cijfer waarmee je de volgende stap onderbouwt.

Medewerker legt de Simple-Simon app uit aan een collega op een smartphone tijdens een onboarding.

Veelgestelde vragen over monteurs inplannen

Wat is slim monteurs inplannen?

Niet elke monteur vol boeken, maar plannen op basis van wat een klus echt kost aan tijd en reisafstand. Dat kan alleen als je van elke klus weet hoe lang die de vorige keren duurde.

Hoe doe ik meer werk zonder monteurs aan te nemen?

Door de uren terug te halen die nu verdwijnen in wachten, rijden en bellen. Een uur per monteur per dag is bij vijf monteurs 25 uur per week, oftewel meer dan een halve fte die je al betaalt.

Wat is het verschil tussen een planningstool en een digitaal planbord?

Een losse planningstool laat zien wie waar heen gaat. Een planbord dat aan je werkbonnen hangt laat ook zien wat daar gebeurd is, hoe lang het duurde en of je volgende week met de juiste duur plant.

Werkt dit ook bij een klein bedrijf met drie monteurs?

Ja, en vaak sterker. Bij drie monteurs is een halve dag stilstand meteen tien procent van je capaciteit, en die halve dag zie je op papier nooit terug.

Moet ik mijn ERP of boekhoudpakket vervangen?

Nee, je ERP blijft leidend. Simple-Simon stuurt uren en materialen door via de bestaande koppelingen, zodat je hetzelfde factureert als nu, alleen sneller en compleet.

Support team simple simon

Tot slot

Je bent geen werk kwijt. Je bent uren kwijt: de twintig minuten extra rijtijd, het wachten bij een dichte deur, de klus die structureel een uur langer duurt dan hij in de planning staat.

Welke van die drie kost jou deze week het meest?

 

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo