Sie planen einen Wartungstermin und Ihr Monteur fährt zum Kunden. Doch der Kunde ist nicht zu Hause. Sie rufen an, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Dann noch einmal. Und noch einmal. Das kostet Sie täglich mehr Zeit als der eigentliche Auftrag.
Mit der Kundenkommunikationssoftware von Simple-Simon versenden Sie automatisch Terminbestätigungen, Erinnerungen und Updates per SMS oder E-Mail. Ihre Kunden wissen, wann der Monteur kommt, können Termine bestätigen oder verschieben und erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Monteur unterwegs ist. Sie sehen auf einen Blick, wer bereits geantwortet hat und wer noch nicht.
Sie entscheiden selbst, welche Nachrichten automatisch versendet werden und welche nicht. Für jede Arbeitsauftragsart, jeden Kunden oder jede Situation legen Sie individuell fest, welche Benachrichtigungen verschickt werden. Diese fünf Nachrichten stehen Ihnen zur Verfügung:
Sie versenden automatisch eine Terminbestätigung, sobald ein neuer Termin über die digitale Plantafel eingeplant wird. Ihr Kunde erhält die Nachricht sofort und kann den Termin bestätigen oder ablehnen. Den aktuellen Status sehen Sie direkt auf der Plantafel.
Sie versenden eine Terminerinnerung zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt vor dem Termin. So weiß Ihr Kunde rechtzeitig, wann der Monteur kommt, und wird nicht überrascht.
Ändert sich die Planung? Ihr Kunde erhält automatisch eine Nachricht mit dem neuen Datum oder der neuen Uhrzeit, ohne dass Sie anrufen müssen.
Ist Ihr Monteur unterwegs? Ihr Kunde erhält eine Benachrichtigung mit der voraussichtlichen Ankunftszeit, einschließlich eines individuell einstellbaren Zeitfensters. So vermeiden Sie unnötige Anrufe von Kunden, die wissen möchten, wann der Monteur eintrifft.
Hat Ihr Monteur mit den Arbeiten begonnen? Ihr Kunde erhält automatisch eine Benachrichtigung über den Arbeitsbeginn und weiß somit, dass der Auftrag bearbeitet wird.
Terminbestätigung per SMS oder E-Mail
Ihr Kunde erhält automatisch eine Nachricht, sobald Sie einen Termin einplanen. Über einen Link kann er den Termin mit nur einem Klick bestätigen oder ablehnen. Sie müssen nicht mehr anrufen. Ein Kunde, der seinen Termin selbst bestätigt hat, ist in der Regel auch vor Ort, wenn Ihr Monteur klingelt. Das reduziert verpasste Termine und unnötige Fahrten. So verhindern Sie, dass Ihr Monteur einen halben Vormittag unterwegs ist, nur um vor verschlossener Tür zu stehen.
Sie entscheiden selbst, über welchen Kanal die Nachricht versendet wird. Eine SMS wird durchschnittlich innerhalb von drei Minuten gelesen, während eine E-Mail mehrere Stunden oder sogar Tage unbeachtet bleiben kann. Bei zeitkritischen Nachrichten, wie einer Ankunftsbenachrichtigung oder einer Erinnerung am selben Tag, ist SMS daher die zuverlässigere Wahl. Für Terminbestätigungen, die Ihre Kunden aufbewahren oder weiterleiten möchten, eignet sich eine E-Mail besser. In beiden Fällen enthält die Nachricht einen Link, über den Ihr Kunde den Termin direkt bestätigen, die Uhrzeit ändern oder den Arbeitsauftrag einsehen kann.
Ihre Nachrichten sehen so aus, als kämen sie direkt von Ihrem Unternehmen und nicht von einer Software. Sie fügen Ihr eigenes Logo hinzu und passen den Text jeder Nachricht an Ihren individuellen Kommunikationsstil an. So erkennt Ihr Kunde sofort, von welchem Unternehmen die Nachricht stammt.
Sie bestimmen auch, auf welche Seite Ihr Kunde nach der Terminbestätigung weitergeleitet wird. Leiten Sie ihn beispielsweise auf eine eigene Landingpage, eine Dankeseite oder Ihre Kontaktseite weiter. So nutzen Sie die Aufmerksamkeit Ihres Kunden sinnvoll, anstatt ihn auf einer leeren Bestätigungsseite zurückzulassen.
Den Inhalt jeder Nachricht ergänzen Sie automatisch mit Kundendaten, Einsatzadressen und Informationen aus der Arbeitsauftrags-App. So erhält jeder Kunde eine personalisierte Nachricht, die genau auf seine Situation zugeschnitten ist.
Sie legen für jede Arbeitsauftragsart fest, welche Nachrichten automatisch versendet werden. Ein Installationsauftrag erfordert eine andere Kommunikation als eine Reparatur oder eine Wartung. Sie konfigurieren die Benachrichtigungsabläufe einmalig und Simple-Simon übernimmt den Rest.
Für die Ankunftszeiten können Sie ein individuelles Zeitfenster festlegen. Geben Sie beispielsweise 9:00 bis 11:00 Uhr an, erhält Ihr Kunde dieses Zeitfenster als voraussichtliche Ankunftszeit. So weiß er, wann er mit dem Monteur rechnen kann, ohne dass dieser an eine genaue Uhrzeit gebunden ist.
Auf der digitalen Plantafel sehen Sie sofort den Status aller versendeten Terminbestätigungen. Sie müssen nicht Ihre E-Mails durchsuchen oder Kollegen fragen, ob ein Kunde bereits geantwortet hat. Alle Informationen sind übersichtlich auf einem Bildschirm dargestellt:
Dunkelgrün bedeutet, dass Ihr Kunde den Termin bestätigt hat.
Rot bedeutet, dass Ihr Kunde den Termin abgelehnt hat.
Ein Fragezeichen bedeutet, dass Sie noch keine Rückmeldung erhalten haben.
Sie filtern nach ausstehenden Terminbestätigungen und kontaktieren gezielt nur die Kunden, bei denen tatsächlich Handlungsbedarf besteht, anstatt alle anzurufen. Das spart Ihnen täglich zahlreiche Telefonate.
Ändert ein Kunde seinen Termin oder lehnt ihn ab? Sie sehen das sofort und können die Planung entsprechend anpassen. Ihr Monteur erhält den aktualisierten Arbeitsauftrag direkt auf seinem Smartphone, ganz ohne zusätzlichen Anruf.
In vier Schritten vom geplanten Termin zur bestätigten Kundenvereinbarung:
Sie planen einen Arbeitsauftrag über die digitale Plantafel ein. Simple-Simon versendet automatisch eine Terminbestätigung per SMS oder E-Mail an Ihren Kunden, inklusive eines Links, über den er den Termin bestätigen oder ändern kann.
Ihr Kunde bestätigt den Termin mit nur einem Klick. Den Bestätigungsstatus sehen Sie sofort auf der digitalen Plantafel, ohne selbst etwas tun zu müssen.
Am Tag des Termins erhält Ihr Kunde automatisch eine Erinnerung und eine Benachrichtigung, sobald Ihr Monteur unterwegs ist, inklusive der voraussichtlichen Ankunftszeit.
Nach Abschluss des Auftrags erhält Ihr Kunde auf Wunsch den Arbeitsauftrag oder eine Zusammenfassung der durchgeführten Arbeiten. Alles ist dokumentiert und keine Rückfragen sind nötig.
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