Filax werkte met losse werkbonnen, Excel-lijsten en papier. Na de overstap naar Simple-Simon gebeurde iets interessants: niet alleen verdween die chaos. De serviceafdeling kreeg ook kortere communicatielinnen met klanten, snellere facturatie dankzij de koppeling met Business Central, en een speciaal ticketsysteem dat ze samen met Simple-Simon hebben gebouwd. Business director Pierre Dikker, projectcoördinator Frank van Roosmalen en museumklant Erika vertellen hun verhaal.
Filax groeide uit de serviceafdeling van Bruns, een musea-architect en bouwer van exhibits. Terwijl Bruns de opstellingen ontwerpt en bouwt, handelt Filax onderhoud en storingen af, dagelijkse zorg dat alles draait. “We werden eerst gevraagd om kleine problemen op te lossen,” zei de business director Pierre Dikker. “Dat groeide uit tot een volledig servicebedrijf.”
De manier van werken vóór Simple-Simon? Herkenbaar voor veel service- en installatiebedrijven.
“We werkten met een soort structuur van losse bladen en losse systemen. Offertes en calculaties in Excel. Opdrachtbevestigingen in Word. Werkbonnen die we als los papier meegaven aan de monteurs en die we vervolgens weer moesten overschrijven in een Excel-lijst. Dat was eigenlijk hoe wij service en onderhoud regelden.” — Pierre Dikker
Elke werkbon leefde in drie verschillende systemen. En elke keer als iets overgetypt werd, sloop er een fout in. Uren aan dubbele administratie per week zonder dat iemand écht overzicht had.
Sinds Filax werkt met Simple-Simon is dat verleden tijd. Monteurs hebben de werkbonnen-app op hun telefoon staan, foto’s en uren komen direct op de bon, en klanten tekenen digitaal af op locatie.
“Alles is veel makkelijker in te zien en te controleren. Afgeronde werkbonnen komen mooi in het overzicht te staan. En de koppeling met Business Central werkt ook erg goed: zodra een werkbon gereed gemeld wordt, wordt hij afgesloten in Business Central.”
— Frank van Roosmalen, projectcoördinator
Doordat elke werkbon compleet is met foto’s, uren en handtekening, heeft ook de klant altijd een volledig historisch overzicht van onderhoud en storingen. “Dat is echt waardevol,” Frank.
Erika werkt bij een museum en meldt regelmatig storingen bij Filax. Als er iets stuk is, een opstelling niet werkt of software plat ligt, is zij degene die de melding doet. Haar oordeel over het portaal:
“Efficiëntie staat voor mij echt op plaats één. En het overzicht hebben in één portaal is niet te onderschatten hoe gemakkelijk dat is. Je ziet elk ticket onder elkaar, je kunt makkelijk communiceren via één portaal, je weet of iets in behandeling is of niet. Het brengt gewoon echt heel veel efficiëntie in de manier van werken.” — Erika
Ook aan de Filax-kant is de samenwerking met klanten merkbaar verbeterd. “De storingsmeldingen komen makkelijker bij ons aan,” vertelt Frank. “We zijn met het portaal altijd bereikbaar, en we kunnen zelf het moment kiezen waarop we antwoorden. De chatfunctie is heel prettig om korte lijnen met onze klanten te houden. En de werkbon die we samen aftekenen op locatie zorgt ervoor dat we projecten netjes samen kunnen afronden.”
Dit is precies wat Simple-Simon mogelijk maakt: klantcommunicatie en digitale werkbonnen in één platform. Dezelfde koppeling die Filax voor hun klanten heeft gebouwd, kun je voor jouw bedrijf opzetten.
Werk jij ook nog met losse werkbonnen, Excel-lijsten die overgetypt moeten worden of storingsmeldingen die via mail, telefoon én WhatsApp binnenkomen?
