Capaciteitsplanning: waarom je installatiebedrijf niet aan meer werk komt, maar aan meer uren

Het orderboek is vol. De telefoon gaat. En toch schuif je op maandagochtend voor de derde keer dezelfde job door naar volgende week, omdat er simpelweg niemand vrij is. Dat gevoel is geen pech en het is geen slechte verkoop. Het is een probleem van capaciteitsplanning, en het is inmiddels het probleem van de hele branche.

Simple-Simon werkbon app demonstratie voor servicebedrijven

Techniek Nederland zegt het in het rapport Economische vooruitzichten 2027 en verder onomwonden: niet de vraag, maar de beschikbare uitvoeringscapaciteit bepaalt steeds vaker of projecten daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Volgens de cijfers uit dat rapport groeit het productievolume met 2,1 procent in 2026, 0,4 procent in 2027 en 1,7 procent in 2028. Personeelstekorten, netcongestie en complexe regelgeving remmen de uitvoering.

Vakmensen bijhalen is de structurele oplossing, en daar werkt de hele sector aan. Maar dat lost je maandagochtend niet op. Wat je wel deze maand kunt doen: uitzoeken waar de capaciteit die je al hebt weglekt.

Servicemonteur bij bedrijfswagen op weg naar een klant.

Reken het lek eens uit

Neem een monteur met een werkweek van 40 uur. Trek daar reistijd af, wachten op materiaal, bellen met kantoor omdat de bon onduidelijk is, en een klant die niet thuis is. Bij de bedrijven waarmee we in gesprek zijn, blijft daar makkelijk 4 tot 6 uur per week aan niet-declarabele tijd in zitten die niemand precies kan aanwijzen.

Bij vijf monteurs is dat 20 tot 30 uur per week. Dat is meer dan een halve fte, zonder dat je iemand hoeft aan te nemen. En zonder dat je iemand harder laat werken.

Het punt is niet dat je monteurs te weinig doen. Het punt is dat je niet ziet waar die uren blijven, en dat je dus ook niet weet welk gat je moet dichten.

Simple-Simon medewerker geeft een live demo van de werkbon app aan bezoekers op een vakbeurs.

Vijf plekken waar capaciteit weglekt

Uit de implementatiegesprekken van de afgelopen weken kwamen steeds dezelfde vijf lekken naar boven.

Je schat de duur van een job per keer opnieuw in.

Een servicebezoek is bij het ene bedrijf standaard 3 uur, een installatie 8 uur en periodiek onderhoud 1 uur. Wie die standaardduur niet per type werkbon vastlegt, plant elke dag opnieuw op gevoel. Te ruim betekent een gat in de agenda, te krap betekent overwerk of een tweede bezoek.

Je plant periodiek onderhoud met de hand.

Een planner die jaarcontracten handmatig uitzet, doet elk kwartaal hetzelfde rekenwerk. Dat is werk dat een systeem in één berekening levert.

Je bent bezig met heen en weer bellen over afspraken.

Een prospect verwoordde het onlangs zo: hij wil minder handmatig plannen en klanten laten kiezen, omdat het afstemmen van tijdvakken meer tijd kost dan de klus zelf.

Je optimaliseert de route niet.

Drie jobs in dezelfde wijk op drie verschillende dagen kost je een halve dag rijden die je had kunnen besparen.

Je koppelt mens en materiaal niet aan elkaar.

Als je monteur wel vrij is maar de bus met de juiste apparatuur elders staat, sta je stil. Bedrijven die monteurs aan voertuigen koppelen in de planning verplaatsen een job als geheel, in plaats van in losse blokjes die niet meer kloppen.

Geen van deze vijf gaat over harder werken. Ze gaan allemaal over zichtbaarheid.

Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Capaciteitsplanning begint bij zien wat er staat

De eerste winst zit niet in een slimmer algoritme, maar in één overzicht waar iedereen naar kijkt. Op een digitaal planbord zie je in één blik welke monteur waar staat, welke jobs nog geen naam hebben en waar je gaten in de week hebt. Jobs die je nog niet kwijt kunt, parkeer je zichtbaar in plaats van in een mailbox of op een geeltje.

Dat verandert het gesprek op maandagochtend. Je discussieert niet meer over of er ruimte is, je ziet het.

Daarna kun je de lekken één voor één dichten:

  • Je legt de standaardduur en de vaste bijlagen per type werkbon vast, zodat een job altijd hetzelfde beslag op je week legt en de planner niet meer hoeft te schatten.
  • Je laat serviceschema’s de onderhoudsbonnen voor een gekozen periode berekenen en aanmaken, met checklist en historie per object erbij.
  • Je stuurt een automatische afspraakbevestiging waarin de klant met één klik accepteert of afwijst, zodat je in het planbord direct de status ziet in plaats van dat je gaat bellen.
  • Je laat je monteurs uren en materialen op locatie vastleggen, zodat je aan het eind van de maand kunt zien waar de tijd werkelijk heen ging in plaats van waar je dacht dat hij heen ging.
Planner werkt achter meerdere beeldschermen op kantoor voor het plannen van de buitendienst.

Begin bij één week, niet bij een heel systeem

De valkuil is dat capaciteitsplanning als project gaat voelen, en dan schuift het door naar het najaar. Dat hoeft niet.

  1. Meet één week. Laat je monteurs een week lang hun uren splitsen in werk, reizen en wachten.
  2. Kijk waar de grootste post zit. Bij de meeste bedrijven is dat reistijd of wachten op informatie.
  3. Los alleen die post op. Zet bijvoorbeeld de standaardduur per werkbontype vast, of automatiseer de afspraakbevestiging.
  4. Meet dezelfde week opnieuw, vier weken later.

Zo weet je binnen een maand of je iets hebt opgelost, en heb je een cijfer waarmee je de volgende stap kunt onderbouwen. Dat werkt beter dan een jaarplan dat niemand nakijkt.

Veelgestelde vragen over capaciteitsplanning

Wat is capaciteitsplanning in een installatiebedrijf?

Capaciteitsplanning is het afstemmen van het werk dat binnenkomt op de uren, mensen en middelen die je daadwerkelijk beschikbaar hebt. Het gaat dus niet alleen over de agenda vullen, maar over weten hoeveel uitvoerende tijd je per week echt hebt en hoeveel daarvan naar reizen, wachten en administratie gaat.

Hoe kan ik meer werk doen zonder monteurs aan te nemen?

Je begint met meten waar de uren van je huidige team heen gaan. In de praktijk zitten de grootste posten in reistijd, wachten op informatie en dubbel invoeren van gegevens. Dat zijn allemaal posten die je kunt verkleinen zonder dat iemand harder werkt.

Wat is het verschil tussen een planbord en capaciteitsplanning?

Een planbord laat zien wie wanneer waar staat. Capaciteitsplanning gebruikt dat inzicht om te beslissen hoeveel werk je kunt aannemen en welke jobs je waar inplant. Zonder planbord plan je op gevoel; met een planbord plan je op basis van wat er echt staat.

Werkt dit ook bij een klein bedrijf met een paar monteurs?

Ja, en vaak sterker dan bij grote bedrijven. Bij drie of vijf monteurs is één monteur die een halve dag stilstaat meteen tien procent van je capaciteit. Simple-Simon is opgezet voor bedrijven van die grootte en is binnen een dag operationeel.

Moet ik mijn ERP of boekhoudpakket vervangen?

Nee. Je ERP blijft leidend. Simple-Simon koppelt aan meer dan 80 ERP- en boekhoudsystemen, zodat de uren en materialen uit de planning automatisch doorstromen naar je facturatie.

Gebruiker werkt met de Simple-Simon software en bekijkt een digitale planning op een touchscreen.

Tot slot

De vraag naar installatietechniek gaat de komende jaren niet weg. De vraag is of je hem kunt uitvoeren. Dat begint niet bij meer mensen, maar bij zien waar de uren blijven van de mensen die je al hebt.

Wil je weten hoe je week eruitziet op een planbord waar iedereen hetzelfde ziet? Probeer Simple-Simon 14 dagen gratis of plan een demo.

 

Probeer 14 dagen gratis Plan een demo