Filax schakelde het klantportaal in. Nu meldt hun klant zelf hun service.
Service melden als een PRO
De telefoon gaat: er is iets stuk. Jij typt het over in een werkbon en belt twee keer terug, want welk apparaat is het en wat gaat er precies mis.
Met het klantportaal PRO meldt je klant het zelf. Hij scant het apparaat, doorloopt een korte vragenlijst en voegt een foto toe. Bij jou staat een complete werkbon klaar, gekoppeld aan het juiste asset. Geen overtypen, geen terugbellen.
Je monteur weet wat hij aantreft voordat hij wegrijdt
Je klant voegt bij zijn melding meteen een foto, een video of een document toe. Het typeplaatje, de foutcode op het display, de plek waar het water vandaan komt.
Je monteur ziet dus vóór hij wegrijdt wat hij aantreft. Hij neemt het juiste onderdeel mee in plaats van een tweede rit te moeten maken, en hij weet welk gereedschap hij nodig heeft. Elke klus die in één keer klaar is, is een halve dag die je niet kwijt bent.
En jij hoeft niet meer te bellen om te vragen wat er nou precies aan de hand is.
Drie manieren om te melden, elke keer een complete werkbon
Je klant kiest zelf hoe hij meldt, en alle drie de routes komen bij jou binnen als een werkbon waar je meteen mee verder kan.
Hij scant de sticker op het apparaat of zoekt het op in het portaal. De melding hangt dan direct aan het juiste asset, met de hele historie eronder.
Werk je zonder assets? Dan start hij een algemene melding op zijn werkadres. Ook dan leidt de vragenlijst hem langs alles wat jij nodig hebt.
Of hij mailt gewoon, naar het supportadres dat hij altijd gebruikt. Simon leest die mail uit en zet er een conceptwerkbon van klaar. Je klant hoeft niets nieuws te leren en jij hoeft niets over te typen.
Wat er binnenkomt is een concept. Simon zet het klaar, jij bevestigt en plant. Wil je bepaalde meldingen automatisch laten inplannen, dan kan dat, maar dan is dat jouw keuze en niet de standaard.
Al het heen en weer op één plek
Bij elke melding zit een chat. Je klant vraagt of het een dag later kan, jij vraagt of de installatie spanningsvrij is, hij stuurt er nog een foto bij. Alles staat bij de melding, niet in de mailbox van één collega die net vrij heeft.
Je klant krijgt bericht zodra jij reageert, en jij ziet zijn reactie in je werkbon staan. De monteur die er morgen naartoe rijdt, leest dezelfde afspraken.
Dat is het einde van de mailwissel die niemand kan terugvinden en van de WhatsApp waarin de helft van de afspraken staat.
Bewijs zwart op wit wat je service waard is
Bij de contractverlenging zit je met een klant die vindt dat het “wel eens sneller kon”. Nu kun je alleen zeggen dat jouw gevoel anders is. Met de rapportage in het portaal laat je zien wat er werkelijk gebeurd is.
Per asset zie je de uptime. Per melding de responstijd en de tijd tot het opgelost was. En over de hele periode het percentage meldingen dat binnen de afgesproken SLA is afgehandeld.
Je klant ziet dezelfde cijfers als jij. Dat is niet alleen een bewijsstuk bij de verlenging, het is ook het argument waarmee je een hoger tarief verdedigt tegenover een concurrent die alleen goedkoper is.
Van vestiging tot hoofdkantoor, ieder zijn eigen inzicht
Grote klanten zijn geen één persoon. De vestigingsmanager in Tilburg moet een storing kunnen melden voor zijn eigen pand, en niets zien van de vestiging in Luik. De manager boven hem wil juist alle locaties naast elkaar, met de rapportage over het geheel.
Dat richt je per klant in, tot op locatieniveau. Wie welke assets ziet, wie meldingen mag aanmaken, wie de werkbonnen en formulieren mag inzien en wie bij de rapportage mag.
Zo geef je een grote klant de openheid die hij eist, zonder dat je iets weggeeft dat hij niet hoeft te zien.
Wat het je oplevert
- Je kantoor neemt minder telefoontjes aan, want je klant ziet de status zelf.
- Je typt geen meldingen meer over, want elke melding komt binnen als werkbon.
- Je monteur rijdt minder vaak twee keer, want hij weet vooraf wat hij aantreft.
- Je zoekt niet meer terug wat er vorig jaar is gedaan, want het staat bij het asset.
- Je verdedigt je tarief met cijfers over responstijd en opgeloste meldingen.
- Je klant hoeft niets te installeren en jij hoeft niets te laten bouwen.
Veelgestelde vragen over Klantportaal PRO
Wat is klantportaal software?
Klantportaal software geeft je klanten een eigen beveiligde omgeving waarin ze storingen en serviceverzoeken melden, de status volgen en hun eigen historie inzien. Bij Simple-Simon zit dat portaal in hetzelfde systeem als je werkbonnen en planning, dus elke melding wordt automatisch een werkbon bij de juiste klant en het juiste asset.
Kan mijn klant online een storing melden zonder een app te installeren?
Ja. Je klant meldt via zijn browser, op zijn telefoon of op de computer op kantoor. Er is niets te installeren en niets te updaten. Hij logt in met zijn mailadres en het adres dat jij hem stuurt.
Hoe snel staat mijn klantportaal live?
Het portaal zit in het platform, dus er is geen ontwikkeltraject. Je zet het aan, richt de vragenlijsten in voor de soorten meldingen die je krijgt en nodigt je klanten uit. De inrichting van de vragenlijsten is het echte werk, en daar helpt ons team bij als je dat wil.
Werkt het klantportaal ook als ik geen assets vastleg?
Ja. Dan meldt je klant op zijn werkadres in plaats van op een apparaat, en leidt de vragenlijst hem langs de informatie die jij nodig hebt. Leg je later wel assets vast, dan hangen de meldingen daar automatisch aan.
Start vandaag nog met Simple-Simon
Start een demo of probeer 2 weken gratis
Compleet voor €30 per maand per gebruiker!
“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”
Aktie Totaalinstallateurs B.V.
