Informatiebeheer software voor je buitendienst

Objectbeheer en onderhoudshistorie per installatie

In Simple-Simon leg je objecten vast per klant: een airco, een keuken, een warmtepomp, een beveiligingssysteem. Aan elk object koppel je de volledige servicehistorie: welke werkbonnen zijn uitgevoerd, welke onderdelen zijn vervangen, welke foto’s zijn gemaakt en welke meldingen er openstaan.

Je monteur ziet die history direct op zijn telefoon bij aankomst op locatie. Alles staat gedocumenteerd, inclusief datum, tijdstip en de naam van de uitvoerder.

Preventief onderhoud automatisch inplannen

Je stelt per object een onderhoudsinterval in: jaarlijks, halfjaarlijks of op een specifieke datum. Simple-Simon maakt de werkbon in via het digitaal planbord automatisch aan wanneer het tijd is voor onderhoud en plant die in voor de juiste monteur. Je hoeft er niet meer aan te denken.

Je klant ontvangt automatisch een bevestiging van de geplande onderhoudsbeurt. Geen handmatige belbrieven, geen vergeten abonnementen en geen omzet die je misloopt omdat een onderhoud een jaar is overgeslagen.

In het overzicht zie je direct welke objecten binnenkort onderhoud nodig hebben, welke al ingepland zijn en welke nog moeten worden bevestigd door de klant.

Digitale werkbonnen en formulieren voor accurate informatie

Je monteur vult de werkbon in op locatie via zijn smartphone: werktijd, materialen, opmerkingen en foto’s. Alles wat hij invult, is direct beschikbaar op kantoor zonder dat er iets overgetypt hoeft te worden.

Je stelt eigen formulieren in die je monteurs invullen per type klus: een installatiechecklist, een opleveringsrapport, een LMRA-formulier of een klanttevredenheidsformulier. Ingebouwde verplichte velden zorgen ervoor dat je monteur niets kan overslaan.

Klanten en monteurs blijven op de hoogte via automatische updates. Na het afronden van een werkbon ontvangt de klant automatisch een bevestiging en kan de werkbon of het rapport direct worden doorgestuurd.

Teamoverzicht: afwezigheid, werkuren en beschikbaarheid

Je beheert de beschikbaarheid van je team vanuit de kantooromgeving. Je registreert verlof, ziekte en afwezigheid, zodat je planbord altijd een realistisch beeld geeft van wie beschikbaar is voor welke klus.

Voor wisselende teams met ZZP’ers is dit bijzonder praktisch: je stelt flexibele licenties in per maand en geeft elke medewerker alleen toegang tot wat hij nodig heeft. Zo betaal je alleen voor actieve gebruikers en heeft iedereen de juiste rechten.

Hoe werkt informatiebeheer in Simple-Simon?

In vier stappen van losse informatie naar een centraal klant- en objectdossier:

• Je legt een klant aan in Simple-Simon met alle relevante informatie: adres, contactpersoon, notities en de objecten die je bij die klant beheert (installaties, apparaten, systemen).
• Je koppelt werkbonnen, foto’s, formulieren en documenten direct aan de klant of het object. Elke klus die wordt uitgevoerd, wordt automatisch toegevoegd aan de onderhoudshistorie.
• Je monteur heeft op locatie toegang tot de volledige historie via zijn smartphone. Hij ziet wat er eerder is gedaan, welke onderdelen zijn vervangen en of er openstaande meldingen zijn.
• Jij behoudt op kantoor het overzicht: welke objecten hebben binnenkort onderhoud nodig, wat is de status van openstaande servicepunten en welke klanten hebben een lopend contract.

Veelgestelde vragen over informatiebeheer software

In vier stappen van losse informatie naar een centraal klant- en objectdossier:

Wat is informatiebeheer software?
Informatiebeheer software is een systeem waarmee je alle klant- en objectgegevens, werkbonnen, foto’s en documenten centraal beheert. Je monteurs hebben op locatie toegang tot de volledige onderhoudshistorie en jij behoudt op kantoor het overzicht van alle lopende en afgeronde klussen.

Wat is objectbeheer en waarom is het nuttig voor de buitendienst?
Objectbeheer betekent dat je installaties, apparaten of systemen bij klanten vastlegt in een centraal systeem. Aan elk object koppel je de servicehistorie: welke werkbonnen zijn uitgevoerd, welke foto’s zijn gemaakt en welke onderdelen zijn vervangen. Zo arriveert je monteur nooit meer blanco op locatie.

Kan ik preventief onderhoud automatisch inplannen?
Ja. Je stelt per object een onderhoudsinterval in (jaarlijks, halfjaarlijks of op een vaste datum). Simple-Simon maakt de werkbon automatisch aan op de geplande datum en plant die in voor de juiste monteur. De klant ontvangt automatisch een bevestiging.

Werkt de informatiebeheer software ook offline?
Ja. Je monteurs kunnen klant- en objectinformatie raadplegen en werkbonnen invullen zonder internetverbinding. Zodra er verbinding is, synchroniseert alles automatisch met de kantooromgeving