Papieren werkbonnen kosten je meer dan je denkt

Digitale werkbonnen helpen servicebedrijven sneller factureren en meer grip krijgen op hun buitendienst.


Deze blog is geschreven op basis van input van onze partner Arrix en bevat inzichten van Bart Sommer, Head of Business Development bij Simple-Simon.

De monteur is klaar bij de klant. Hij schrijft zijn uren op een papieren werkbon, legt de bon in het dashboardkastje en rijdt door naar de volgende klus. Twee weken later komt diezelfde werkbon pas op het bureau van de administratie terecht. Half leesbaar, zonder duidelijke materiaallijst en met ontbrekende informatie.

Herkenbaar? Dan kost papier je waarschijnlijk meer tijd en geld dan je denkt.

In deze blog vertelt Bart Sommer, partnermanager bij Simple-Simon, hoe papieren werkbonnen je facturatie vertragen en hoe digitale werkbonnen helpen om je serviceproces sneller, slimmer en overzichtelijker te maken.

Papieren werkbonnen vertragen je hele proces

Bij veel servicebedrijven is de werkbon nog steeds een papieren formulier. Soms is het proces half digitaal: de monteur vult de bon op papier in en iemand op kantoor typt alles later over in Excel, het ERP-systeem of het boekhoudpakket.

Dat lijkt misschien werkbaar, maar in de praktijk zorgt dit vaak voor vertraging.

De monteur vergeet details in te vullen. Uren worden pas dagen later genoteerd. Materialen staan verkeerd op de bon of ontbreken helemaal. Omdat de informatie niet direct beschikbaar is, worden fouten vaak pas ontdekt tijdens de facturatie. Of erger: wanneer de klant vragen stelt over de factuur.

Met papieren werkbonnen heb je dus niet alleen meer administratie, maar ook meer kans op fouten, vertraging en discussie achteraf.

 

Meer klussen draaien met dezelfde bezetting

Papieren administratie kost niet alleen tijd op kantoor. Het vertraagt ook je monteurs, planners en administratieve medewerkers. Iedereen moet zoeken, controleren, navragen of corrigeren.

Door werkbonnen te digitaliseren, breng je het hele proces in één duidelijke flow. De planning maakt een werkbon aan, de monteur vult deze in via de app en kantoor kan direct verder met controle, verwerking en facturatie.

Zo kunnen servicebedrijven meer klussen per week verwerken met dezelfde bezetting. Niet door harder te werken, maar door slimmer te werken.

Strengere wetgeving vraagt om een duidelijke audittrail

Steeds meer sectoren krijgen te maken met strengere wet- en regelgeving. Werk je bijvoorbeeld aan cv-ketels, medische apparatuur, installaties of machines die met voedsel in aanraking komen? Dan moet je kunnen aantonen wat er is gedaan, wanneer het is gedaan en door wie.

Met papieren werkbonnen is dat lastig. Bonnen kunnen kwijtraken, informatie kan ontbreken en achteraf is niet altijd duidelijk wie wat heeft ingevuld.

Een digitale werkbon legt automatisch een duidelijke audittrail vast. Daardoor kun je werkzaamheden beter aantonen en heb je alle informatie overzichtelijk op één plek.

“Monteurs zijn tegenwoordig moeilijk te vinden. Als zij moeten werken met een app die ze niet fijn vinden, gaat het gewoon niet gebeuren.”

— Bart Sommer, Head of Business Development bij Simple-Simon

picture employee

 

Daarom is gebruiksgemak belangrijk. Een digitale werkbon app moet niet ingewikkeld zijn, maar juist simpel werken voor monteurs én kantoor.

 

Van losse stappen naar één digitaal proces

Met Simple-Simon digitaliseer je niet alleen je werkbonnen, maar verbind je ook je planning, uitvoering en facturatie. De monteur werkt in de app, kantoor behoudt overzicht en informatie stroomt automatisch door naar je administratie of boekhoudpakket.

Zo voorkom je dubbel werk en krijg je meer grip op je buitendienst.

Ontdek hoe Exact Online en Simple-Simon samenwerken

Op 23 juni organiseren wij samen met Arrix een webinar waarin je ontdekt hoe je meer rust brengt in planning en registratie, terwijl Exact Online gewoon het fundament blijft.

Wil je zien hoe je van serviceplanning naar complete werkbon en factuur gaat, zonder losse stappen?

Meld je aan voor het webinar, of probeer Simple-Simon 14 dagen gratis 

Meld je aan   Probeer nu 14 dagen gratis