Zo automatiseert Simple-Simon PRO jouw servicedesk

Voorkom handmatig invoerwerk

Stel je eens voor: je komt op maandagochtend op kantoor en je wordt direct overspoeld door een vloedgolf aan supportmails. Elke e-mail van een klant over een storing of onderhoudsvraag moet handmatig worden gelezen, verwerkt, omgezet in een werkbon, voorzien van de juiste klantgegevens en objectinformatie, en vervolgens ingepland. Dit repeterende en foutgevoelige proces kost jouw binnendienst dagelijks kostbare tijd en energie, terwijl je je eigenlijk wilt focussen op service van hoge kwaliteit.

Gelukkig is dat handmatige zoek- en invoerwerk verleden tijd met de Simple-Simon Klantportaal module uit ons PRO-pakket. Deze module fungeert als de ultieme, 24/7 zelfbedieningshub die de inefficiëntie van de mailbox aanpakt.

Automatische ticketcreatie vanuit supportmails

Misschien wel de meest transformerende functionaliteit: het Klantportaal pakt jouw inkomende serviceaanvragen bij de bron aan. Wist je dat het Klantportaal in staat is supportmails die je ontvangt automatisch om te zetten naar planbare tickets?

Zodra een klant een e-mail stuurt naar jouw bekende supportadres, herkent het systeem de afzender en wordt er direct een compleet ticket in Simple-Simon gecreëerd. Is de klant en het bijbehorende object al bekend in het systeem, dan wordt het ticket zelfs direct voorzien van de juiste objectinformatie. Het enige wat jouw binnendienst hierna nog hoeft te doen, is het ticket omzetten in een werkbon en deze inplannen op het drag-en-drop planbord.

Geen fouten meer met complete service meldingen

Daarnaast garandeert het portaal de volledigheid van de melding al vóórdat het een ticket wordt. In plaats van een vage mail van een klant, kan deze via het portaal, of zelfs door een QR-code op het object te scannen, snel en compleet een melding aanmaken.

Door middel van slimme vragenlijsten en beslisbomen wordt de klant door het meldingsproces geleid, waardoor alle cruciale informatie, inclusief foto’s of bijlagen, direct bij de hand is. Dit elimineert het heen-en-weer bellen voor ontbrekende details.

Realtime inzicht in service- en werkbonstatus

Tot slot biedt het Klantportaal de klant de gewenste transparantie van begin tot eind. Klanten hebben namelijk altijd realtime inzicht in de status van hun melding en de geplande werkzaamheden, zonder dat ze de binnendienst hoeven te bellen.

Stel je voor: Freek is een monteur in de installatietechniek en is  bezig met een complex serviceverzoek. De klant, die het portaal opent, ziet direct de status veranderen van ‘Gepland’ naar ‘Bezig’. Zodra Freek de werkbon op locatie heeft afgerond, kan de klant deze direct digitaal ondertekenen in het portaal. De klant kan bovendien meteen de volledige werkbon, inclusief gebruikte materialen, en de complete objecthistorie inzien. Geen onzekerheid meer, maar direct volledige en transparante documentatie voor jou en de klant.

Start vandaag met het automatiseren van jouw servicedesk

Kortom, de Klantportaal module verhoogt de klanttevredenheid en stroomlijnt de processen. Twee vliegen in één klap: automatiseer je binnendienst én buitendienst!

Lees hier meer over het klantportaal