Waarom compliance formulieren op papier of in Excel vaak niet goed genoeg zijn

Compliance hoort je bedrijf te beschermen: tegen risico’s, fouten, aansprakelijkheid en boetes. Maar veel technische bedrijven, van installateurs tot servicebedrijven,werken nog met papieren formulieren of Excel checklists. Het invullen van formulieren zoals LMRA of VCA-checklists moet een gemakkelijke gewoonte zijn, geen last. Wat begint als een simpele checklist, eindigt vaak in een wirwar van mappen, losse documenten, dubbele invoer en stress wanneer er een audit aankomt.
In deze blog lees je waarom papier en Excel je processen eerder vertragen dan ondersteunen, en hoe digitale formulieren in Simple-Simon dit structureel verbeteren.

Probeer gratis

📄 1. Papieren formulieren raken kwijt of worden onbruikbaar

Iedereen die met papieren formulieren werkt, kent het probleem: formulieren verdwijnen in busjes, koffers, jaszakken of worden nat, gevlekt of onleesbaar. Dat lijkt onschuldig, maar in compliance is een ontbrekende checklist funest.

Een kwijtraakt formulier = geen bewijs = risico op non-compliance.

Met digitale formulieren in Simple-Simon: vult de monteur het formulier in de app in, staat alles direct in het klantdossier en kan niets kwijtraken of beschadigen.

✍️ 2. Handgeschreven notities zijn vaak onvolledig of slecht leesbaar

In compliance formulieren draait alles om duidelijkheid. Je moet op elk moment kunnen aantonen wat er precies is uitgevoerd, welke controles zijn gedaan en of alle vereiste stappen zijn gevolgd. Handgeschreven notities maken dat vrijwel onmogelijk. Elke monteur schrijft anders, gebruikt zijn eigen afkortingen en heeft zijn eigen manier van registreren. Dat leidt tot interpretatieverschillen, ontbrekende informatie of notities die simpelweg onleesbaar zijn door haast, omstandigheden op locatie of slijtage van papier.

Digitale formulieren nemen die onduidelijkheid volledig weg. De structuur ligt vast, de velden zijn uniform en belangrijke informatie kan niet worden overgeslagen. Monteurs vullen alles volgens hetzelfde format in, voegen foto’s of opmerkingen direct ter plaatse toe en laten klanten meteen digitaal tekenen. Alles komt samen in één duidelijk en compleet formulier dat automatisch wordt opgeslagen in het juiste klant- of werkbon­ folder. Zo krijg je consistente, betrouwbare en direct bruikbare registraties, precies zoals de regelgeving het vereist.

Probeer gratis

🔎 3. Data is verspreid → audits duren langer

Wanneer je werkt met papieren formulieren, Excel-bestanden, losse foto’s in WhatsApp en handtekeningen die via mail binnenkomen, ontstaat er één groot probleem: je data staat overal en nergens. Voor een audit betekent dat zoeken, verzamelen en controleren, vaak onder tijdsdruk. Incomplete informatie of ontbrekende documenten komen dan pas aan het licht, met alle risico’s van dien.
Typische gevolgen van verspreide data zijn:

  • langere voorbereidingstijd voor controles
  • geen zekerheid of alle documenten compleet zijn
  • fouten die te laat ontdekt worden
  • hogere kans op non-compliance en herstelwerk

Met digitale formulieren in Simple-Simon staat alles direct in één centraal dossier, volledig gekoppeld aan de werkbon. Foto’s, registraties, tijdstempels en handtekeningen worden automatisch opgeslagen en zijn altijd terug te vinden. Hierdoor kun je audits sneller afronden, heb je altijd een compleet overzicht en voorkom je verrassingen achteraf.

⏱️ 4. Real-time inzicht

Met realtime inzicht in Simple-Simon beschik je op elk moment over volledige transparantie in je werkstromen. Je ziet direct welke formulieren compleet zijn, welke informatie nog ontbreekt en welke werkbonnen klaar zijn voor afronding. Daardoor kun je meteen bijsturen, zonder vertraging of ruis tussen kantoor en buitendienst.
De voordelen merk je meteen:

  • onmiddellijke controle op kwaliteit en volledigheid
  • direct zicht op voortgang van elke klus
  • snellere doorlooptijden van uitvoering tot factuur
  • minder herstelwerk, minder navragen, minder administratieve druk

Realtime inzicht geeft je team de zekerheid dat elke registratie klopt op het moment dat het moet, niet achteraf. Hierdoor werk je sneller, efficiënter en met veel meer grip op je processen.

✔️ 5. Controle op verplichte velden → altijd 100% complete formulieren

Een van de grootste voordelen van digitale formulieren in Simple-Simon is dat belangrijke informatie nooit meer kan ontbreken. Verplichte velden zorgen ervoor dat een monteur een formulier pas kan afronden wanneer alle essentiële gegevens, foto’s, metingen en handtekeningen zijn ingevuld. Dat betekent dat je niet langer hoeft te controleren of iets mist of later nog moet worden aangevuld. Je weet zeker dat elke registratie compleet is op het moment dat deze binnenkomt. Dit voorkomt fouten, voorkomt herstelwerk en zorgt ervoor dat je processen altijd voldoen aan de gestelde richtlijnen. Met automatische controles bouw je een kwaliteitsborging in die met papier of Excel simpelweg niet haalbaar is.

Probeer gratis

🔄 6. Koppeling met planning en werkbonnen

Wanneer formulieren automatisch onderdeel zijn van de werkbon en direct met de planning meebewegen, verdwijnt een van de grootste tijdvreters: dubbel werk. De monteur vult ter plaatse het formulier in en alle gegevens, inclusief foto’s, opmerkingen en handtekeningen, worden meteen opgeslagen in het juiste dossier. De binnendienst hoeft niets meer over te typen, samen te voegen of te controleren in losse systemen. Alles staat direct op de juiste plek en is volledig gekoppeld aan de planning, uitvoering én facturatie. Dit zorgt voor een foutloze workflow, sneller afgeronde werkbonnen en een veel efficiënter proces voor het hele team.

Waarom kiezen voor Simple-Simon?

Gebruiksvriendelijke interface

Onze software is eenvoudig te gebruiken, zodat je team snel aan de slag kan. Onze implementatie consultants kunnen jou en je team hierbij verder op weg helpen.

Flexibele integratie

Simple-Simon integreert naadloos met jouw bestaande boekhoudsoftware, waardoor je niet hoeft te investeren in nieuwe infrastructuur.

Realtime updates

Blijf altijd op de hoogte van de voortgang van projecten met realtime updates, zodat je snel kunt reageren op veranderingen en problemen kunt voorkomen.

Start vandaag nog met Simple-Simon

Start een demo of probeer 2 weken gratis

Compleet voor €27,50  per maand per gebruiker!

Probeer gratisStart een demo

“Ons bedrijf werkt al een zeer lange tijd met deze app en nu er een nieuwe versie 2.0 is., werkt deze nu nog beter. Top bedankt!”

Aktie Totaalinstallateurs B.V.

★★★★★
★★★★★
4.8/5 beoordeeld