Wat is VCA?
VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers en is een veelgebruikt veiligheidsmanagementsysteem in Nederland en België, met meer dan 1,5 miljoen gecertificeerde professionals en 15.000 gecertificeerde bedrijven. In het Engels staat VCA ook wel bekend als SCC (Safety, Health and Environment (SHE) Checklist for Contractors).
Het doel van VCA is het creëren van veiligere werkomgevingen in risicovolle sectoren zoals de bouw, installatie en onderhoud. Er bestaan verschillende soorten VCA-certificaten en diploma’s, afhankelijk van of je gecertificeerd wilt worden als bedrijf of als individu, de grootte van het bedrijf, de aard van de werkzaamheden en het risicoprofiel.
Een VCA-certificaat behalen als bedrijf
Hoewel sommige bedrijven er vrijwillig voor kiezen om VCA-gecertificeerd te worden, is het in risicovolle sectoren zoals de bouw of het onderhoud vaak een vereiste om in aanmerking te komen voor opdrachten van klanten. Er zijn drie typen VCA-certificeringen voor bedrijven:
- VCA*: voor onderaannemers met minder medewerkers en zonder directe leidinggevende functie.
- VCA**: voor bedrijven die projecten en onderaannemers aansturen.
- VCA-Petrochemie: voor grote multinationals of bedrijven, voornamelijk actief in de petrochemische industrie.
Om gecertificeerd te worden, moeten bedrijven voldoen aan de VCA-checklist en hun veiligheidsprocessen, systemen en documentatie—waaronder TRA’s en LMRA’s—op orde hebben. Bij een succesvolle audit ontvangt het bedrijf een VCA-certificaat dat 3 jaar geldig is, met jaarlijkse tussentijdse audits.
Met Simple-Simon kunnen bedrijven deze veiligheidsformulieren eenvoudig aanpassen, technici eraan herinneren om ze vóór de werkzaamheden in te vullen, en het volledige proces digitaal beheren. Dit bespaart tijd, vereenvoudigt de workflow voor zowel kantoor- als veldmedewerkers, én helpt bedrijven om VCA-compliant te blijven en audits succesvol te doorstaan.
Het beheren van VCA-diploma’s van je medewerkers
Medewerkers die werken voor bedrijven met een VCA-certificering, moeten vaak ook in het bezit zijn van een individueel VCA-diploma om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Dit diploma behaal je door een VCA-cursus te volgen en het bijbehorende examen met succes af te leggen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het alleen inzetten van gecertificeerde medewerkers op klantlocaties en moeten het VCA-diploma kunnen aantonen wanneer nodig.
Het handmatig bijhouden van de VCA-diploma’s van medewerkers en onderaannemers kan echter rommelig en foutgevoelig zijn—zeker als je hiervoor afhankelijk bent van Excel-bestanden en steeds handmatig moet controleren bij het inplannen van technici.
Met Simple-Simon krijg je in één oogopslag overzicht van alle certificeringen binnen je team én ontvang je automatische meldingen wanneer een diploma bijna verloopt. Zo houd je eenvoudig grip op je VCA-compliance en voorkom je vertragingen of risico’s op de werkvloer.
Barriers voor VCA compliance
Zelfs als je jouw bedrijf of jezelf als goed georganiseerd beschouwt, blijft het opzetten en bijhouden van de processen en documentatie die nodig zijn om VCA-gecertificeerd te worden (en te blijven) een uitdaging—vooral als je dit handmatig doet. De meest voorkomende obstakels bij VCA-compliance zijn:
1. Paperen rompslomp
Veiligheidsformulieren zoals LMRA’s en TRA’s worden vaak nog op papier ingevuld. Deze raken makkelijk kwijt, worden vergeten of beschadigd (koffievlekken zijn een veelvoorkomende boosdoener). Papieren formulieren leiden bovendien vaak tot onvolledige of onnauwkeurige risicoanalyses, omdat medewerkers gehaast van klus naar klus gaan en belangrijke details overslaan. Dit vormt niet alleen een obstakel om gecertificeerd te raken, maar kan er ook voor zorgen dat je jouw certificering of klanten verliest als je geen historisch bewijs kunt tonen van correct ingevulde formulieren.
2. Geen centraal overzicht
Kantoorteams hebben meestal beperkt inzicht in wat er op locatie gebeurt en zijn afhankelijk van veldmedewerkers die de juiste formulieren tijdig en correct aanleveren. Dit zorgt vaak voor frustratie tijdens audits, wanneer er uren wordt besteed aan het zoeken naar documenten of het najagen van ontbrekende formulieren. Bovendien vergroot het de kans dat een medewerker of onderaannemer zonder geldig VCA-diploma een werklocatie betreedt—met mogelijke financiële, veiligheids- en reputatieschade tot gevolg.
Wat is de rol van TRAs en LMRAs bij VCA-certificering
Zoals eerder genoemd, is het goed beheren van je TRA- en LMRA-formulieren essentieel voor VCA-compliance en om te zorgen dat je medewerkers veilig werken op locatie. Daarom vragen auditors en klanten vaak om ingevulde TRA’s en LMRA’s als bewijs dat je veiligheidsprocessen daadwerkelijk worden toegepast in het veld — en moet je deze formulieren snel kunnen terugvinden wanneer hierom wordt gevraagd.
Wat is een TRA?
Een TRA (Taak Risico Analyse) is een gestructureerde risicoanalyse die wordt uitgevoerd vóór het starten van complexe, niet-routinematige of risicovolle werkzaamheden, zoals werken op hoogte of met gevaarlijke stoffen. De TRA bevat een beschrijving van de taak, geïdentificeerde gevaren, een risico-inschatting, beheersmaatregelen en goedkeuringen door bevoegde personen.
De TRA moet vóór aanvang van de klus worden ingevuld om ervoor te zorgen dat iedereen die betrokken is de potentiële risico’s, gevaren en beheersmaatregelen voor de specifieke taak(aken) begrijpt.
Wat is een LMRA?
Een LMRA (Laatste Minuut Risico Analyse) is een veiligheidscheck die op locatie wordt uitgevoerd, direct voordat een taak begint. Het is een laatste controle om te verifiëren of de werkomstandigheden inderdaad veilig zijn en voldoen aan de verwachtingen. Bijvoorbeeld: of de ladder stabiel staat en of iedereen aanwezig over de juiste certificaten beschikt.
Een LMRA duurt meestal slechts een minuut of twee, maar het overslaan ervan kan betekenen dat nieuwe risico’s onopgemerkt blijven, wat de veiligheid van je medewerkers in gevaar brengt. VCA-gecertificeerde bedrijven zijn verplicht om voor elke klus een LMRA uit te voeren en te documenteren.
