Zo voorkom je dubbele administratie in je boekhouding

Probeer gratis

De frustratie van dubbele administratie

Veel bedrijven in de installatie-, bouw- of servicebranche lopen dagelijks tegen hetzelfde probleem aan: dubbele administratie. Monteurs schrijven hun werkzaamheden en materialen op een papieren werkbon. Op kantoor moet iemand dit opnieuw overtikken in het systeem. Daarna wordt alles nog eens gecontroleerd bij de facturatie.

Het gevolg:

  • Uren verspild aan herhaald invoeren
  • Foutgevoelig werk door handmatige overnames
  • Facturen die dagen of zelfs weken later de deur uitgaan

En misschien wel het grootste probleem: een trage cashflow. Hoe later de factuur de klant bereikt, hoe later er betaald wordt.

Eén keer vastleggen = nooit meer dubbel werk

Met Simple-Simon gebeurt dit anders. Onze digitale werkbon software zorgt ervoor dat gegevens maar één keer worden ingevoerd. De monteur vult op locatie alles direct digitaal in:

  • Gewerkte uren
  • Gebruikte materialen en onderdelen
  • Foto’s van de klus
  • Notities of bijzonderheden
  • Digitale handtekening van de klant

Zodra de werkbon wordt opgeslagen, staat de informatie direct in de kantooromgeving. Geen papier, geen overtypen, geen dubbel werk.

Directe koppeling met je boekhouding

De echte kracht van Simple-Simon zit in de integraties. Onze software koppelt eenvoudig met o.a.:

  • Exact
  • AFAS
  • SnelStart
  • e-Boekhouden.nl
  • en 80 andere

Hierdoor wordt een goedgekeurde werkbon in Simple-Simon automatisch omgezet naar een factuur in jouw boekhoudpakket. Dit levert drie grote voordelen op:

  1. Sneller factureren – klanten ontvangen de factuur vaak dezelfde dag.
  2. Minder fouten – geen handmatige overname, dus geen vergissingen.
  3. Betere cashflow – je facturen worden eerder betaald.

Voorbeeld: van dagen naar minuten

Een riooltechniekbedrijf met 25 monteurs werkte tot voor kort volledig met papieren werkbonnen. Het verwerken van de administratie kostte het kantoor gemiddeld meer dan 20 uur per week. Sinds de overstap naar Simple-Simon en de koppeling met Exact Online:

  • voeren monteurs hun werkbonnen direct in via de app, ook offline;
  • tekent de klant digitaal af op locatie;
  • en staat de factuur binnen enkele minuten klaar in Exact.

Het resultaat? Een administratieve tijdsbesparing van meer dan 75% en een veel snellere facturatie.

Klaar om dubbele administratie voorgoed achter je te laten?

Dubbele administratie kost je niet alleen tijd en geld, maar ook energie die je beter in je klanten en projecten kunt steken. Met de digitale werkbon software van Simple-Simon werk je slimmer: je legt gegevens maar één keer vast, voorkomt fouten en factureert sneller. Zo creëer je meer overzicht, een betere cashflow en vooral meer rust in je bedrijf.

Wil jij ervaren hoe eenvoudig digitaal werken kan zijn? Start vandaag nog je gratis trial van Simple-Simon en ontdek zelf waarom duizenden bedrijven al de overstap maakten.