Serviceplanning met Exact Online: breng rust in service en onderhoud

Met Exact Online als basis en Simple-Simon voor planning en registratie werk je van ingeplande klus naar complete werkbon, zonder losse stappen of dubbel werk.

Digitale werkbonnen helpen servicebedrijven sneller factureren en meer grip krijgen op hun buitendienst.


Deze blog is geschreven op basis van input van onze partner Arrix en bevat inzichten van Bart Sommer, Head of Business Development bij Simple-Simon.

De planning staat in Exact Online. Tenminste, dat dacht je.

In de praktijk verandert de dag alweer voordat de eerste monteur zijn koffie op heeft. Een storing tussendoor, een klus die uitloopt of een werkbon die pas aan het eind van de dag wordt ingevuld. Of morgen. Of volgende week.

Ondertussen mis je overzicht. Niet omdat de informatie er niet is, maar omdat planning en registratie niet goed op elkaar aansluiten. En precies daar begint de frustratie.

Met een goede koppeling tussen Exact Online en Simple-Simon breng je planning, uitvoering en registratie samen in één duidelijke flow.

Exact Online is sterk, maar niet alles gebeurt op kantoor

Exact Online geeft veel grip op administratie, klanten, orders en financiële processen. Maar service en onderhoud spelen zich voor een groot deel buiten af. Dáár worden uren gemaakt, materialen verbruikt en werkzaamheden afgerond.

Als die informatie pas later of onvolledig terugkomt, loopt de hele keten stroef. Je merkt dat vooral bij:

  • planningen die continu moeten worden aangepast
  • registraties die achteraf worden ingevoerd
  • werkbonnen waar informatie ontbreekt
  • materialen die niet goed worden vastgelegd
  • facturen die blijven liggen door incomplete gegevens

Het gevolg? Extra controle, correcties en onnodig schakelen tussen systemen.

Serviceplanning en registratie in één flow

Wanneer registratie direct aansluit op de planning, verandert het werktempo. Monteurs leggen vast wat ze doen op het moment dat het gebeurt. Uren, materialen, foto’s, opmerkingen en een klanttekening komen automatisch samen op één digitale werkbon.

In combinatie met Exact Online ontstaat zo een logisch proces: van ingeplande klus naar complete werkbon en uiteindelijk naar facturatie.

Geen losse overdrachten. Geen briefjes die kwijtraken. Geen onnodig dubbel werk.

Wat de koppeling met Exact Online oplevert

Een strakke aansluiting tussen Exact Online, serviceplanning en digitale werkbonnen levert vooral meer overzicht op in de dagelijkse praktijk.

Ook als er tijdelijk geen internet is, kan de monteur blijven registreren in de app. Zodra er weer verbinding is, wordt alles netjes bijgewerkt.

Zo blijft Exact Online de basis, terwijl Simple-Simon zorgt voor een soepele uitvoering in de buitendienst.

 

Logisch ingericht en snel te gebruiken

De kracht zit in eenvoud. Service en onderhoud zijn al dynamisch genoeg. Daarom moet software niet ingewikkelder maken wat juist sneller en overzichtelijker moet worden.

Met Simple-Simon werken monteurs vanuit een praktische app die aansluit op hun werkdag. Ze zien waar ze heen moeten, wat ze moeten doen en welke informatie nodig is om de klus goed af te ronden.

Op kantoor blijft de planning overzichtelijk en komt de registratie compleet terug. Zo werk je met Exact Online als fundament, maar met een oplossing die buiten net zo soepel werkt als binnen.

Meer overzicht zonder extra drukte

Service en onderhoud blijven altijd in beweging. Spoedklussen, uitloop en ad-hoc wijzigingen horen erbij. Maar met een goede aansluiting tussen Exact Online, planning en registratie voorkom je dat iedereen continu achter de feiten aanloopt.

Je krijgt meer grip op je planning, minder losse administratie en meer rust in het proces van werkbon tot factuur.

Ontdek hoe Exact Online en Simple-Simon samenwerken

Op dinsdag 23 juni organiseren wij samen met Arrix een webinar waarin we laten zien hoe je serviceprocessen weer in één flow brengt. Van werkbon en planning tot uitvoering en factuur, met minder losse stappen en meer overzicht.

Wil je ontdekken hoe digitale werkbonnen jouw organisatie helpen om sneller te factureren en minder tijd kwijt te zijn aan administratie?

Meld je aan voor het webinar, of probeer Simple-Simon 14 dagen gratis 

Meld je aan   Probeer nu 14 dagen gratis