Die Verwaltung von Hunderten von Arbeitsaufträgen pro Woche ist für beschäftigte Serviceunternehmen kompliziert, zeitaufwendig und geradezu frustrierend. Insbesondere wenn man bedenkt, dass Außendiensttechniker aufgrund des erheblichen Zeitaufwands für administrative Aufgaben und ineffiziente Arbeitsauftragsprozesse oft nur etwa 32 % ihrer Zeit bei Kunden verbringen.
Aus diesem Grund wechseln immer mehr Unternehmen zu Außendienstmanagement-Software, um Zeit und Geld zu sparen und die Koordination zwischen Außendienst- und Büropersonal zu verbessern. Wir haben Geert-Jan Snoeijer interviewt, um zu sehen, wie Campenaer Koffie genau dies tut.
Die manuelle Verwaltung von Aufträgen und Zeitplänen führte zu endlosem Verwaltungsaufwand
Quelle: Campenaer Koffie
Seit 2014 versorgt Campenaer Koffie Unternehmen, Schulen und Sportvereine in den gesamten Niederlanden mit großartigem Kaffee durch seine erstklassigen Maschinen und Premium-Kaffeebohnen. Abgesehen von schmackhaftem Kaffee zeichnet sich das Unternehmen von anderen Kaffeefirmen durch sein Engagement für einen exzellenten Kundenservice aus.
Doch mit dem Wachstum des Unternehmens wurde die Erstellung von Zeitplänen und die Kontaktaufnahme mit seinen Technikern, Monteuren und Fahrern allein mit WhatsApp, Telefonanrufen und paperwork Papieraufträgen unmöglich zu bewältigen.
Die Verwaltung einer großen Flotte von Kaffeemaschinen an so vielen Kundenstandorten wurde auch mit Excel-Tabellen oder manuellen Prozessen zunehmend schwierig. All dies führte dazu, dass Campenaer Koffie einen besseren Weg finden musste, seine Außendienstabläufe sowohl für das Büro- als auch für das Außendienstpersonal zu verwalten.
Digitalisierung des Außendienstes mit Simple-Simon
Einer der Außendiensttechniker von Campenaer Koffie machte sich auf die Suche nach einer Außendienst-Software, die ihren Anforderungen entsprechen konnte. Dank ihrer einfachen Bedienung, ihrer erweiterten Funktionen und der nahtlosen Integration in ihr bestehendes ERP-System, Exact, kristallisierte sich Simple-Simon schnell als die beste Lösung heraus. as the best fit.
Innerhalb weniger Wochen konnte Campenaer Koffie digitale Arbeitsaufträge erstellen und ausführen, seine Außendienstabläufe optimieren und seine Objekte verwalten – alles in einer einzigen Software (und mobilen App), die mit Exact verbunden ist, um eine schnellere und genauere Rechnungsstellung zu ermöglichen.
Echtzeit-Planungsboard
Mit dem Echtzeit-Planungsboard kann Campenaer Koffie Termine planen und optimale Zeitpläne für seine Außendiensttechniker basierend auf ihrem Wohnort, den Entfernungen zwischen den Standorten und anderen Faktoren erstellen. Und wenn es ein unerwartetes Problem gibt, wie einen abgesagten Termin, kann das Büroteam den Zeitplan überarbeiten, und der Zeitplan des Technikers in der App wird ebenfalls automatisch aktualisiert.
Kombinieren Sie dies mit automatisierter Zeiterfassung und In-App-Kommunikation, und Sie werden schnell verstehen, wie der Einsatz von Simple-Simon unübersichtliche, hektische Kommunikation zwischen Büro- und Außendienstmitarbeitern eliminieren kann, wenn sich Dinge ändern (und Dinge werden sich zwangsläufig von Zeit zu Zeit ändern!).
Digitale Arbeitsaufträge
Durch die Integration digitaler Arbeitsaufträge in seine weiteren Außendienst- und Buchhaltungssysteme gibt es jetzt viel weniger Nachfragen zu Arbeitsaufträgen, weniger Fehler und keine fehlenden oder unvollständigen Arbeitsaufträge mehr, da die mobile App das Abschließen von Aufträgen erst zulässt, wenn der Arbeitsauftrag korrekt eingereicht wurde.
Wie Geert-Jan Snoeijer erklärt: „Es ist klar, umfassend und für unsere Techniker auch im Außendienst verständlich. Das beseitigt viele Fragen und ‚Lärm‘ aus unserer Kommunikation, und darüber sind wir sehr froh.”
Objektverwaltung
Die Verfolgung von Kundenstandorten und den dort installierten Maschinen ist mit der Objektmanagement-Funktion von Simple-Simon jetzt so viel einfacher. Das Team von Campenaer Koffie hat nun die volle Transparenz über seine Maschinen, Wartungsprotokolle und andere wesentliche Informationen.
Reduzierung des täglichen Verwaltungsaufwands von 3,5 Stunden auf nur 30 Minuten
Mit dieser Außendienst-Software gibt es sowohl für das Büro- als auch für das Außendienstpersonal weniger Verwaltungsarbeit. Geert-Jan teilt die geschäftlichen Auswirkungen dessen mit: „Dank Simple-Simon hat Campenaer Koffie die Zeit, die wir für administrative Prozesse aufwenden, von 3,5 Stunden pro Tag auf nur eine halbe Stunde reduziert.“
Dieser Produktivitätsgewinn gilt für Büroteams, die Arbeitsaufträge viel schneller verarbeiten können, aber auch für Außendienstmitarbeiter, die nicht mehr ewig damit verbringen müssen, jeden Punkt eines Arbeitsauftrags manuell auszufüllen, ihre Zeit zu berechnen usw.
Besserer Service für einen wachsenden Kundenstamm
Weniger Zeit für die Verwaltung bedeutet mehr Zeit, sich auf die Bereitstellung exzellenten Service für jeden Kunden zu konzentrieren, sei es während der Termine oder bei der Vor- oder Nachbetreuung. Und das ist für Unternehmen wie Campenaer Koffie, das jahrelang einen treuen Kundenstamm im ganzen Land aufgebaut hat, enorm wichtig.
Außerdem hält Simple-Simon die Kunden über ihre Termine mit automatischen Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail auf dem Laufenden – anders als einige andere Außendienst-Softwarelösungen. Zufriedene Kunden, zufriedenere Techniker und zufriedeneres Büropersonal – eine Win-Win-Situation.
Vermeidung von Verzögerungen und Fehlern bei der Rechnungsstellung durch Integration mit der Buchhaltungssoftware
Wenn Arbeitsaufträge zu spät, unvollständig oder fehlerhaft eingereicht werden, verzögert dies den gesamten Rechnungsstellungsprozess. Mit der Integration ihrer Außendienst-Software und dem ERP-System kann Campenaer Koffie nun Arbeitsaufträge schnell in Rechnungen umwandeln und diese an die Kunden versenden.
Schnellere Rechnungsstellung bedeutet, dass die Zahlungsfrist früher beginnt, was zu schnellerer Zahlung, weniger Nachfassen bei Rechnungen und natürlich zufriedeneren Buchhaltungs- und Finanzteams führt.
Simple-Simon mit ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren
Sie verwenden Exact nicht als Ihr ERP-System? Kein Problem! Simple-Simon verbindet sich mit über 80 ERP-, Buchhaltungs- und Kalenderlösungen, sodass Sie Arbeitsaufträge und Rechnungen nie wieder in separaten Systemen abgleichen müssen.
Sehen Sie sich die vorgefertigten Integrationen für Simple-Simon an, und wenn wir noch keine für Ihren Technologie-Stack haben, können wir schnell eine entwickeln.
Wie Außendienstmanagement-Software Ihnen helfen kann, Zeit und Geld zu sparen
Wenn Sie Dutzende (oder sogar Hunderte) von Aufträgen pro Woche verwalten, kann das richtige Tool einen großen Unterschied machen. Außendienstmanagement-Software wie Simple-Simon hilft Ihnen, Ihre Außendienstabläufe effizienter zu gestalten, aber ohne zusätzliche Komplexität oder hohe Kosten. Das bedeutet, Sie können:
- Tägliche Verwaltungsstunden reduzieren
- Zeitpläne in Echtzeit planen und anpassen
- Fehler und unvollständige Arbeitsaufträge reduzieren
- Die Kommunikation zwischen Außendienst- und Büropersonal verbessern
- Objekte und den Auftragsverlauf mühelos verfolgen
- Die Rechnungsstellung durch ERP-Integrationen beschleunigen
Simple-Simon genießt bereits das Vertrauen Tausender von Außendienstprofis in Europa und den USA, die es täglich nutzen, um das Leben ihres Büro- und Außendienstpersonals einfacher zu machen und zufriedene Kunden zu gewinnen. Möchten Sie sehen, wie es Ihrem Unternehmen helfen kann? Holen Sie sich noch heute eine 14-tägige kostenlose Testversion.