Monteurs bekijken een digitale werkbon op een tablet tijdens een buitendienstklus.

Digitale Formulare für Ihren Außendienst

Ihr Monteur füllt das Formular vor Ort handschriftlich aus. Sie übertragen die Daten abends oder am Ende der Woche manuell im Büro. Die Formulare sind handgeschrieben, manchmal unleserlich und gehen gelegentlich einfach im Servicefahrzeug verloren.

Mit den digitalen Formularen von Simple-Simon füllt Ihr Monteur alle Formulare und Checklisten direkt auf seinem Smartphone aus: Arbeitsaufträge, Wartungsberichte, Abnahmeprotokolle, Inspektionschecklisten und Sicherheitsformulare. Sie sehen die Ergebnisse sofort im Büro, ohne nachtelefonieren oder auf einen Stapel Papier warten zu müssen.

digitale formulieren

Was sind digitale Formulare?

Digitale Formulare ersetzen Ihre papierbasierten Checklisten, Inspektionsformulare und Abnahmeprotokolle. Ihre Monteure füllen diese direkt vor Ort auf ihrem Smartphone oder Tablet aus, inklusive Fotos, Messwerten, Kommentaren und einer digitalen Unterschrift des Kunden. Die erfassten Daten sind sofort im Büro verfügbar und werden als PDF in Ihrem Corporate Design beim zugehörigen Arbeitsauftrag gespeichert. Manuelles Übertragen ist nicht mehr nötig und keine Informationen gehen verloren.

Monteur en klant bekijken samen informatie op een smartphone bij wasmachines.

Was Sie Papierformulare derzeit kosten

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und gesetzlichen Vorschriften, die bestimmte Formulare erforderlich machen. Simple-Simon unterstützt Installationsbetriebe bei der Dokumentation von NEN-Prüfungen, Sanitärbetriebe beim Ausfüllen von Abnahmeprotokollen, Wartungsunternehmen bei der Durchführung langfristiger Wartungsarbeiten und Garten- und Landschaftsbaubetriebe, die ihre Aufträge mit einer Kundenunterschrift abschließen.

Mit dem Formular-Builder von Simple-Simon erstellen Sie Ihre Formulare ganz einfach selbst. Fügen Sie Felder für Fotos, digitale Unterschriften, Multiple-Choice-Fragen und Freitext hinzu. Sie bestimmen die Reihenfolge, die Pflichtfelder und das Layout. Ganz ohne Programmierkenntnisse!

Digitale Formulare oder Papier: Was ändert sich?

Digitales Formular in Simple-Simon Papierformular
Formular griffbereit Jederzeit in der App verfügbar Ausdrucken und mitnehmen
Neue Version Sofort für alle Monteure aktualisiert Erneut ausdrucken, alte Versionen bleiben im Umlauf
Daten im Büro Sofort nach Abschluss des Auftrags verfügbar Erst nach Abgabe des Formulars
Manuelle Dateneingabe Nicht mehr erforderlich Jedes Formular muss manuell ins System übertragen werden
Pflichtfelder Auftrag kann erst abgeschlossen werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind Fehlende Angaben fallen erst im Nachhinein auf
Kundenunterschrift Digital, mit Datum und Uhrzeit Auf Papier, kann verloren gehen
Arbeiten ohne Internet App funktioniert offline und synchronisiert später automatisch Papier ist jederzeit nutzbar
Wiederfinden Direkt beim Arbeitsauftrag gespeichert und durchsuchbar Aufwendige Suche im Aktenordner
Rechnungsstellung Automatisch über die Buchhaltungsschnittstelle Daten müssen manuell übertragen werden

Tablet in gebruik voor het maken van een foto

Warum Sie digitale Formulare mit Simple-Simon nutzen sollten

  • Ihre Monteure füllen Formulare direkt auf ihrem eigenen Smartphone aus, sowohl auf Android als auch auf iOS, auch ohne Internetverbindung. Sobald wieder eine Verbindung besteht, werden alle Daten automatisch mit dem Büro synchronisiert.

  • Sie erstellen jedes Formular individuell nach Ihren Anforderungen, mit Fotofeldern, Freitextfeldern, Multiple-Choice-Fragen, Ja-Nein-Fragen, Checklisten und einer digitalen Unterschrift.

  • Sie verknüpfen jedes Formular mit dem Arbeitsauftrag, den Kundendaten, der Einsatzadresse und dem jeweiligen Objekt, an dem gearbeitet wurde.

  • Sie finden alle ausgefüllten Formulare in einer zentralen Übersicht wieder. Diese ist durchsuchbar und jedes Formular ist direkt mit dem zugehörigen Arbeitsauftrag verknüpft.

Digitaal NEN 3140-inspectieformulier in Simple-Simon op laptop en smartphone.

Alle Feldtypen, die Sie benötigen

Ob Sie eine Inspektionscheckliste, ein Abnahmeprotokoll oder ein vorgeschriebenes Branchendokument erstellen möchten, diese Feldtypen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Freitextfelder für durchgeführte Arbeiten, Anmerkungen und Feststellungen.

  • Multiple-Choice- und Ja-Nein-Fragen für Kontrollpunkte, die Sie schnell abhaken möchten.

  • Checklisten, mit denen Sie mehrere Kontrollpunkte Schritt für Schritt durchgehen können.

  • Fotofelder mit einer festgelegten Mindestanzahl an Fotos als Nachweis der durchgeführten Arbeiten.

  • Datumsfelder für Prüftermine, Ablaufdaten oder Abnahmen.

  • Digitale Unterschriften von Kunden und Monteuren.

  • Anhänge wie Grundrisse, Messberichte oder Produktbroschüren.

Monteur gebruikt een tablet om een digitale werkbon af te ronden bij de klant.

Pflichtfelder festlegen, damit nichts vergessen wird

Für jedes Formular legen Sie selbst fest, welche Felder Pflichtfelder sind. Ist ein Feld als Pflichtfeld markiert, kann Ihr Monteur den Arbeitsauftrag erst abschließen, wenn es ausgefüllt wurde. So sparen Sie sich lästige Rückfragen und erhalten eine vollständige Dokumentation für Prüfungen, Audits oder mögliche Diskussionen mit Kunden.

Sales Team medewerkers samen op de foto.

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Häufig gestellte Fragen zu digitalen Formularen